De Voortgangsmodule is geen standaard module binnen B3net en daarmee ook niet voor iedereen beschikbaar.
Inrichten voortgangsformulier
Na het aanmaken van de beoordelingssets en de criteria kan het voortgangsformulier aangemaakt worden. Bij het aanmaken moet dan in elk geval gekozen worden voor het type Voortgangsformulier. Dit kan via het menu Beheer of uiteindelijk via de overzichtspagina's van voorkeur- of voortgang-formulieren. Het is ook mogelijk om voorkeursformulieren te definiëren, maar die maken geen gebruik van de criteria. Deze hebben de beschikking over een speciaal element Voortgangsformulier. Hierin zitten dan alle criteria, die in het gekozen formulier zijn opgegeven.
Zodra het formulier is aangemaakt, is het mogelijk om velden te koppelen. Er zijn verschillende velden beschikbaar, die veelal ter verbeelding spreken. Op het moment dat een Criterium-veld wordt aangemaakt, wordt een lijst met mogelijkheden getoond. Deze lijst is gebaseerd op de gekoppelde opleidingen van de gebruiker, die is ingelogd. Let wel; het is niet mogelijk om een gekozen criterium tweemaal te koppelen. Ieder criterium kan dus maar één keer voorkomen.
Als het voortgangsformulier klaar is, kan deze gekoppeld worden aan een contactmoment uit het begeleidingsdossier. Zodra een begeleidingsdossier wordt toegepast op een stageplaats, worden de gekoppelde contactmomenten uit het begeleidingsdossier toegepast op de student. De keuze voor het beleidingsdossier wordt gedaan op basis van de gekoppelde stagesoort, die aan de vacature (benodigd om de stageplaats aan te maken) is gekoppeld. Deze contactmomenten komen uiteindelijk terug in de studenten-app, zodat de student voortgang kan opgeven. De omcirkelde iconen in het voorbeeld geven aan dat er een voortgangsformulier gekoppeld is. In dat geval is het enkel mogelijk om de voortgang op te geven, waar normaliter de mogelijkheid wordt geboden om bijlagen bij te voegen.
Uiteindelijk kan het voortgangsformulier ook gekoppeld worden aan een voorkeursformulier, zodat de student de mogelijkheid wordt geboden om voorkeuren op te opgeven. Dit gaat op dezelfde manier, zoals een ander formulier-element wordt toegevoegd. Het verschil is alleen, dat in het daaropvolgende venster enkel een voortgangsformulier gekoppeld kan worden. De koppeling is vervolgens meteen actief en wordt ook meegenomen, zodra een student een uitnodiging ontvangt om voorkeuren op te geven.
In het voorkeursformulier krijgt de student de vervolgens mogelijkheid om een aantal zogenaamde highlights op te geven. Dat zijn criteria, waar in de komende periode meer de focus op wordt gelegd. Deze criteria vallen uiteindelijk ook meer op in de studenten-app, zodat het onderscheid duidelijk is en de student in één oogopslag ziet waar tijdens de stage de focus op hoort te liggen.
Let op!
Als een student wordt uitgenodigd om voorkeuren in te vullen en het voortgangsformulier was eigenlijk nog niet compleet, dan is deze wijziging niet meer bij te voegen. Dan zal een nieuwe uitnodiging naar de student verstuurd moeten worden.
Opgeven voorkeuren
Uiteindelijk is het dus de bedoeling dat studenten hun voorkeuren opgeven. Let wel, dit is nog niet het daadwerkelijke voortgangsformulier. In het voorkeursformulier geeft de student enkel aan welke criteria belangrijk zijn. Daarnaast is het ook mogelijk om persoonlijke criteria op te geven. De namen voor deze criteria zijn op te geven in de tekstvakken onder het vinkvakje. Zodra het vinkvakje wordt geactiveerd, is het mogelijk om het persoonlijke criterium een eigen naam te geven. Deze wordt ook meteen als highlight op het voortgangsformulier getoond.
In het daadwerkelijke voortgangsformulier komen alle bekende criteria uiteindelijk weer terug, maar de criteria die zijn aangevinkt, zijn duidelijk te herkennen. Dan weet de student waar in deze periode de focus op gelegd zal worden.
Opgeven voortgang
De voortgang wordt opgeven via de contactmomenten, die al in B3net actief zijn. Deze kan de student via de studenten-app ook inzien en zo nodig voorzien van input. Het inrichten van de contactmomenten kan direct of via de Begeleidingsdossiers. Een begeleidingsdossier wordt via een MRA-actie aan de stageplaatsen gekoppeld, zodat een dossier 1-op-1 wordt overgezet. Het is ook mogelijk om afzonderlijke contactmomenten aan te maken, maar dat is in dit geval iets te omslachtig. Via de MRA-actie kun je hetzelfde dossier namelijk aan meerdere studenten tegelijkertijd koppelen. De daadwerkelijke koppeling verloopt via de stagesoort van de vacature, waaraan de stageplaats is gekoppeld.
In de afbeelding is een voorbeeld van een begeleidingsdossier te zien, waarbij in een aantal contactmomenten is aangegeven, dat gebruik gemaakt moet worden van het voortgangsformulier. Op die manier is het voortgangsformulier los van het voorkeursformulier te gebruiken. Kanttekening is daarbij wel, dat het niet mogelijk is om criteria aan te merken, die gehighlight (wordt verderop beschreven) zullen worden.
Het veld Actie voor geeft aan wie het voortgangsformulier gaat invullen. Hier zijn drie types mogelijk: Student, Contactpersoon en Docent. De contactpersoon is in dit geval de praktijkopleider van het bedrijf, waar de student op dat moment stage loopt. De contactpersoon heeft niet altijd een account voor B3net en kan de voortgang invullen middels een publieke link, waarbij gebruik wordt gemaakt van een unieke key. De link ontvangt de praktijkopleider automatisch via een zogenaamde notificatie, wat overigens ook voor de docent geldt. De docent kan wel in B3net inloggen, maar om het geheel eenduidig te houden, is ervoor gekozen om ook de docent de publieke link te geven.
Zodra de voortgang voor een bepaald contactmoment is opgegeven, is het niet meer mogelijk om dit aan te passen. Dit wordt van te voren ook nog via een melding extra aangeven. Het is bij een nieuw contactmoment pas weer mogelijk om de voortgang van de student in te vullen met (eventueel) nieuwe waarden. Mocht er in het verleden, dus voor de betreffende stageplaats, voortgang zijn opgegeven, dan worden de resultaten (ingevuld door de betreffende persoon, dus nooit van een andere rol) opnieuw ingeladen.
Alle criteria worden uiteindelijk gerangschikt per bovenliggende, die bij het aanmaken van een criterium op te geven was. Hierdoor is in één oogopslag duidelijk welke criteria waar bij horen. Het kan dus ook zijn dat persoonlijke leerdoelen aan een bovenliggende gekoppeld zijn. Deze persoonlijke criteria zijn dus gelijk aan de rest, maar hebben de mogelijkheid om een andere titel te krijgen, opgegeven door de student. Per criterium is uiteindelijk een beoordelingswaarde te selecteren, die wordt opgeslagen. Studenten hebben na het invullen niet meer de mogelijkheid om hun ingevulde formulier te bekijken. Contactpersonen en docenten kunnen dit wel door gebruik te maken van de unieke url, die zij per notificatie zullen ontvangen.
Via studentgegevens
Bekijken voortgangscriteria
Het is mogelijk om voor een individuele student de voortgang te bekijken. Om hier te komen, moet het detailscherm van een willekeurige student geopend worden. Op het tabblad Voortgang wordt vervolgens de voortgang weergegeven. Dit gebeurt per stageplaats, waarbij de bedrijfsnaam van het bedrijf is, waar de student stage heeft gelopen. Vervolgens worden per moment alle criteria met hun bijbehorende antwoorden getoond.
Info
Voor Nova-college is een overzicht samengesteld, waarbij in één oogopslag de voortgang van één of meerdere studenten te zien is. Hiernaast zie je een voorbeeld van dit overzicht, waarbij ook meteen een indruk wordt gegeven van de beschikbare filters.
Naast dat is de voortgang van de student ook specifiek in te zien op student → studentgegevens → zoek student → tabblad 'voortgang'. Hier zie je relevante beoordelingen van de student. Links een voorbeeld afbeelding.
De groen gekleurde regels zijn de criteria waar een student zelf een sterretje bij heeft gezet. En dat heeft te maken met het opgeven van de voorkeuren.