Onder Plaatsingen → stagecontract is het mogelijk om de gewenste stagecontracten in te zien en de status daarvan.
De volgende velden helpen je om de gewenste resultaten weer te geven.
Sommige velden worden hieronder uitgelicht omdat de overige voor zich spreken.
- Term; Onderwerp/titel van een contract (bijvoorbeeld "Stagecontract voor ...").
- Datumselectie; Hier geef je aan of de geselecteerde periode van een stage aan een voorwaarde voldoet.
-
Status; Hier kun je een voorwaarde instellen van de status van het contract.
- Lokaal ongeldig verklaard; Als je via Kies een actie -> Verklaar ongeldig, een contract ongeldig wordt verklaard dan wordt deze status daar aan gekoppeld.
- Handmatig aangemaakt; Dit is een status die toe wordt gezet op contracten (niet de PDF's, maar de statussen) die vanuit een SIS in worden gelezen. Dit is schoolafhankelijk hoe dit is ingesteld.
In het overzicht van contracten kun je verdere gegevens inzien van een contract door op het vergrootglas te klikken.
Je komt dan in het volgende scherm uit zoals hiernaast is weergegeven.
Je ziet een algemeen overzicht van het stagecontract. Er is een mogelijkheid om vanuit hier naar de stageplaats van de student te gaan. Verder is er een overzicht van documenten.
Als je hier via het vergrootglas doorklikt kom je in het overzicht van de logs. Hier zie je inhoudelijke gegevens betreft het contract. Vanuit hier is het mogelijk om handmatig een herinnering te sturen naar de ondertekenaars.
Tegenwoordig is het mogelijk om een document in Pdf-formaat te uploaden, mocht een contract ontbreken of niet meer beschikbaar zijn.
Het is ook mogelijk om contracten ongeldig te verklaren mocht dat van toepassing zijn. Selecteer de contracten en vervolgens onder "Kies een actie" kun je kiezen voor "Verklaar ongeldig". Je komt in een volgend scherm waar je verplicht bent een reden in te geven voor het ongeldig laten verklaren.
Blokkering van wijzigingen bij lopende contracten:
Het is niet mogelijk om de genoemde (zie onderstaande) (stam)gegevens te wijzigen van een plaatsing zolang er nog lopende contracten zijn. Als je toch probeert deze gegevens te wijzigen, krijg je een foutmelding te zien. De foutmelding wordt ook geregistreerd in onze logboeken, zodat het probleem beter kan worden onderzocht als dat nodig is.
De stamgegevens zijn:
- E-mailadres van de student
- E-mailadres van de contactpersoon
- Start- en einddatum van de stage
- Het totaal aantal uren van de stage
- De uren per week van de stage
Mocht je 1 van deze gegevens willen wijzigen, dan dient het contract ongeldig verklaart te worden en na wijzigingen opnieuw aan te bieden. Dit voorkomt dat lopende contracten ongeldig worden verklaard door wijzigingen die geen verband houden met die contracten (Waarbij het lastig te achterhalen was wie aansprakelijk was). Dit verhoogt de stabiliteit en betrouwbaarheid van contractbeheer in B3net. Functioneel beheerders en gebruikers moeten zich bewust zijn van de nieuwe foutmeldingen die verschijnen bij pogingen om gegevens te wijzigen terwijl er lopende contracten zijn, en dienen hiermee rekening te houden in hun workflow.
verwijderen ongeldig verklaarde contracten
Dit is niet mogelijk via B3net.
Hoe wij het voorzien hebben:
Een contract wordt aangemaakt bij een definitieve stageplaats. Als er iets niet goed gaat, dan kun je een nieuwe versie van het contract aanmaken en wordt de status Ongeldig ook weer aangepast naar uiteindelijk volledig ondertekend op het moment dat er ondertekend is.
Het kan ook zijn dat de stage helemaal niet meer plaats gaat vinden, dan stop je de plaatsing en verwijder (wijzig de status naar 'concept' of 'gestopt') je de stageplaats. Gekoppelde contracten worden dan ook verwijderd.