Het toevoegen van contactpersonen kan door ze aan te maken via B3net of door ze in een Excel aan te leveren aan onze servicedesk, het Excel sjabloon is niet helemaal universeel, maar kan wel als uitgangspunt worden gebruikt. De laatste kolom (Rol) is per B3net inrichting uniek en moet dus door B3net ingericht worden (of door een heel handige functioneel beheerder van school).
Indien de contactpersonen manueel aan worden gemaakt, kan dit vanuit het overzicht van de contactpersonen of via een stagebedrijf.
Manueel contactpersonen aanmaken in B3net via overzicht van de contactpersonen
Ga in het hoofdmenu naar Organisaties → Contactpersonen
Klik vervolgens op de knop Contactpersoon toevoegen.
Vul het formulier zo compleet mogelijk in en klik op de knop Opslaan en bewerken.
Tip: Indien de contactpersoon ook in moet kunnen loggen in B3net moet ook een gebruikersnaam ingevuld zijn, dit is vaak een e-mailadres, maar mag ook iets heel anders zijn, mits het een unieke waarde is.
Koppelen aan een of meerdere organisaties
Hierna zijn er 4 tabbladen beschikbaar waarop het eerste tabblad Algemeen de zojuist ingevoerde gegevens staan.
Op het tabblad Organisaties kunnen koppelingen worden gemaakt met de organisaties waar de contactpersoon werkzaam is.
Klik op de link Koppeling contactpersoon / organisatie toevoegen.
Zoek op het volgende scherm naar de organisatie door in het witte veld een aantal karakters te typen die voor komen in de naam van de organisatie. Onder het veld zullen vanzelf een aantal suggesties worden getoond die voldoen aan het zoekwoord. Door meer karakters te typen zullen de resultaten relevanter worden.
Klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten om terug te keren naar het stagebedrijf.
Indien de contactpersoon tevens de primaire contactpersoon is voor deze organisatie kan dit aangegeven worden door bij de dropdown Primaire organisatie de organisatie te kiezen en vervolgens te klikken op de knop Opslaan.
Tip
Indien de contactpersoon een beheerder is van een koepel organisatie (organisatie met onderliggende organisaties) dan is het voldoende om de contactpersoon enkel te koppelen aan de koepel organisatie.
Kenmerken opgeven
Het is belangrijk dat de contactpersoon gekoppeld wordt aan Stagebureaus, Opleidingen en Sectoren om de contactpersoon ook terug te kunnen zien bij de relevante contactpersonen en te kunnen toewijzen aan een stageplaats.
Indien een contactpersoon ook in moet kunnen loggen dient ook minimaal 1 groep aangevinkt te worden. De rechten voor deze groepen worden beheerd door Functioneel beheer via Systeem Inrichting → Gebruikersgroepen.
Klik op de knop Opslaan of Opslaan of sluiten om de kenmerken op te slaan.
Manueel contactpersonen aanmaken in B3net via een stagebedrijf
Zoek via Organisaties → Stagebedrijven het bedrijf op waar de contactpersoon toegevoegd dient te worden. Klik vervolgens op het 2e icoontje aan de rechterkant (potlood met papiertje) om het stagebedrijf te bewerken. Klik vervolgens op het tabblad contactpersonen.
Bestaand contactpersoon koppelen
Indien een contactpersoon al in B3net aanwezig is, kan deze eenvoudig aan het stagebedrijf worden gekoppeld door te klikken op de link: Koppeling contactpersoon / organisatie toevoegen.
Zoek op het volgende scherm op naam naar de contactpersoon. Na het typen van enkele karakters komen suggesties onder het veld te staan. Door meer karakters te typen zullen de resultaten relevanter worden.
Klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten.
De kenmerken van de contactpersoon worden automatisch aangevuld op basis van de gegevens van de gebruiker die de actie uitvoert.
Nieuw contactpersoon toevoegen
Klik op de link Contactpersoon toevoegen om een nieuw contactpersoon toe te voegen, er wordt een nieuw tabblad geopend.
De Contactpersoonorganisaties wordt automatisch ingevuld.
Volg vervolgens de stappen zoals in bovenstaande tabel staan omschreven.