Op het Planning-dashboard van stagebureau medewerkers is het tabblad "Te bevestigen sollicitaties" beschikbaar, waar studenten hun sollicitaties kunnen beheren. Hier kunnen eigen contactpersonen worden toegevoegd, sollicitaties bekeken, bewerkt en omgezet naar een stageplaats. Sollicitaties intrekken of verwijderen gebeurt via het menu Plaatsingen → Sollicitaties, waar ze definitief verwijderd of van status gewijzigd kunnen worden.
Overzicht van de sollicitaties
Op het Planning-dashboard (1) van de stagebureau medewerkers is een tabblad Te bevestigen sollicitaties (2) beschikbaar, als deze niet direct zichtbaar is dan is deze zichtbaar te maken door boven het Planning-dashboard in de dropdown "Weergave" (3).
Op dit tabblad wordt een lijst getoond (4) van de studenten die via de app aan hebben gegeven te hebben gesolliciteerd bij een stagebedrijf, eventueel heeft de student ook nog een eigen contactpersoon opgegeven (5).
In de lijst zijn de vervolgacties per sollicitatie mogelijk:
-
Eigen contactpersoon vastleggen (poppetjes)
- Indien een student wel een eigen contactpersoon heeft opgegeven maar het icoontje met de 2 poppetjes staat er niet dan komt dit omdat er al een contactpersoon met hetzelfde e-mailadres in B3net staat. Door op de regel van de sollicitatie te klikken (of het vergrootglas) en vervolgens te klikken op de knop "Bewerk" kan bij contactpersoon alsnog een andere contactpersoon worden gekozen.
Via het menu Organisaties → Contactpersonen kan de bestaande contactpersoon op worden gezocht, eventueel door te zoeken op het e-mailadres. De gegevens van de contactpersoon kunnen gewijzigd worden door de gegevens die de student heeft opgegeven. Dit komt dan vervolgens automatisch ook goed te staan bij de sollicitatie en stageplaats.
- Indien een student wel een eigen contactpersoon heeft opgegeven maar het icoontje met de 2 poppetjes staat er niet dan komt dit omdat er al een contactpersoon met hetzelfde e-mailadres in B3net staat. Door op de regel van de sollicitatie te klikken (of het vergrootglas) en vervolgens te klikken op de knop "Bewerk" kan bij contactpersoon alsnog een andere contactpersoon worden gekozen.
- Gegevens van de sollicitatie bekijken (vergrootglas)
- Sollicitatie vastleggen (hamertje (ook wel "afhameren" genoemd))
Eigen contactpersoon vastleggen
Indien een student een eigen contactpersoon heeft aangemeld via de app, moet deze voorafgaand aan het bevestigen van de sollicitatie eerst definitief worden toegevoegd aan B3net. Klik hiervoor op het icoontje met de 2 poppetjes om het formulier voor het aanmaken van een contactpersoon te openen. Vul alle gewenste informatie verder in en klik op de knop "Opslaan en bewerken".
Vervolgens opent het scherm op het tabblad Kenmerken en klik eventueel bij Groepen 1 of meerdere gebruikersgroepen aan zodat de contactpersoon zelf ook rechten heeft om in te mogen loggen in B3net.
Sollicitatie bekijken
Klik in de lijst met te bevestigen sollicitaties op het vergrootglas om de details van de sollicitatie te bekijken.
Meer informatie
Een concept match wijzigt de sollicitatiestatus niet definitief. De sollicitatie wordt pas definitief verwerkt wanneer de plaatsing definitief wordt vastgelegd. Controleer daarom altijd of de plaatsing definitief is opgeslagen voordat je vervolgstappen uitvoert op basis van de sollicitatiestatus.
Tot slot kan de sollicitatie vanaf het bekijk- of bewerkscherm worden omgezet naar een stageplaats via de knop "Plaatsing vastleggen". Klik op "Opslaan" om de wijzigingen op te slaan.
Sollicitatie vastleggen (afhameren) vanuit Planning-dashboard
Vanaf de "Te bevestigen sollicitaties" kan met een paar klikken een sollicitatie om worden gezet naar een stageplaats via de zogenaamde "basismatch". Klik op het icoontje met de hamer om het basismatch scherm te openen en controleer en completeer vervolgens alle velden, B3net vult de gegevens al zoveel mogelijk in. Tevens worden op dit scherm de relevante erkenning controles uitgevoerd en wordt de reistijd berekend.
Klik op de knop "vastleggen plaatsing" om de stageplaats aan te maken.
Sollicitatie intrekken/ verwijderen
Sollicitaties kunnen niet ingetrokken/ verwijderd worden via het Planning-dashboard maar via de module van de stageplaatsen via het menu Plaatsingen → Sollicitaties. Zoek naar de sollicitatie door de gewenste filters(2) in te vullen, de status van deze sollicitaties vanuit de studenten app is "Aangenomen" (3). Klik op de knop "Selectie tonen" (4) om de sollicitaties volgens deze selectie criteria op te vragen (5).
Er zijn nu 2 mogelijkheden:
- De sollicitatie definitief verwijderen door bij de betreffende sollicitatie op het prullenbakje te klikken. Vervolgens op het volgende scherm bij de vraag "Weet u zeker dat u dit item wilt verwijderen?" op de knop "Ja" klikken. Deze actie kan niet meer ongedaan gemaakt worden.
- De status van de sollicitatie(s) wijzigen door het vakje/ de vakjes voor de betreffende sollicitatie(s) aan te vinken (7) en vervolgens via het menu "Kies een actie" (8) → "Update status". Het scherm wordt opnieuw geladen met een extra sectie om de Status te wijzigen. Kies in het keuzelijstje (Maak een keuze...) de nieuwe gewenste status.