Begeleidingsdossier aanmaken
Een begeleidingsdossier is een opsomming van contactmomenten die aan een stageplaats gekoppeld kan worden en welke tijd gestuurd zijn op basis van de datums van de stage.
Ga in het menu naar Beheer → Communicatie → Begeleidingsdossiers om naar het overzicht van de reeds bestaande begeleidingsdossiers te gaan. Klik op de knop "Voeg nieuw dossier toe" om een helemaal nieuw dossier aan te maken. Geef in het formulier een titel voor dit dossier, bijvoorbeeld de naam van de opleiding of stagesoort waar je het dossier later op toe gaat passen.
Het veld ijkdatum is niet verplicht maar is wel heel handig om tijdens de vervolgstappen te kunnen zien hoe de begeleidingsstappen in verloop van tijd uit komen. Geef hier bijvoorbeeld een startdatum van de stages op. Klik op de knop "Opslaan en bewerken".
Voorbeeld ingevulde begeleidingsdossier:
Begeleidingsdossier aanmaken stap 2/ bewerken
Op het volgend scherm (tevens ook bewerk scherm) is zichtbaar aan welke stagesoorten het dossier is gekoppeld, tijdens het aanmaken van het dossier is er uiteraard nog niets gekoppeld en staat er "Geen".
Een begeleidingsdossier bevat 1 of meerdere contactmomenten gestuurd via een stuurdatum.
Klik op de link Contactmoment toevoegen om een nieuw contactmoment/ begeleidingsstap aan te maken of klik op het bewerk icoontje (potlood met papier) om een bestaande actie te bewerken.
Door hier de ijkdatum te wijzigen kunnen de verwachte datums opnieuw berekend worden, druk hiervoor wel eerst op de knop "Opslaan" om de berekeningen door te voeren en zichtbaar te krijgen. Hiermee kun je dus zien wanneer de acties plaats gaan vinden op het moment dat je de stuurdatums van de begeleidingacties aan het bepalen bent. Zo zie je dan ook of dat er acties in het weekend of in vakanties gaan vallen en dan kun je daar nog wijzigingen op aanbrengen.
Tijdens het toepassen van het begeleidingsdossier wordt de ingestelde ijkdatum volledig genegeerd, dan is de startdatum (of einddatum) van de stageplaats, of eventueel studentplanning gebruikt om te bepalen wanneer de actie plaats gaat vinden.
Contactmomenten
Een contactmoment wordt samengesteld vanuit verschillende velden:
Zichtbaarheid: Geef op of dat de begeleidingsstap zichtbaar is voor de student (via de app) en/ of voor de contactpersonen als ze inloggen in B3net.
Voortgangsformulier toepassen:
Eindbeoordeling per criterium: Er wordt een eventuele 2de set aan Beoordelingswaarden getoond op het formulier. Dus bijvoorbeeld de percentages (20%, 40%, 60%, ...), kan dan beoordeeld worden met Behaald/ Niet behaald of O/V/G, maar net welke beoordelingswaarden jullie kiezen bij de voortgangscriteria.
Totaalbeoordeling stage: Krijg je een extra veld op het formulier waarmee je de beoordeling van de stageplaats automatisch invult.
Velden voortgangsformulier verplicht maken: Velden verplicht maken om in te vullen.
Actie: Vul in eigen naam in voor de actie, bijvoorbeeld "bedrijf en student bellen".
Type: Kies uit de lijst een type contact, deze kunnen door de beheerders beheerd worden via het Menu: Beheer → Lijstwaarden → Contacttypes.
Opmerking: Plaats hier een opmerking met aanvullende informatie, deze is zichtbaar voor iedereen.
Actie voor: Indien dit vakje aan staat moet de persoon met toegewezen rol hier actie op ondernemen.
Indien student betreft, wordt dit vanuit de app zichtbaar aangestuurd, let hierbij op dat Zichtbaarheid voor de Student aan staat.
Student kan bijlage uploaden: Optie om studenten de mogelijkheid te geven om een bijlage toe te voegen aan het formulier.
Bijlage uploaden verplicht: Een verlengde op hierboven staat vermeld, maar dan wordt het verplicht om een bijlage up te loaden.
Verwachte datum: Indien een ijkdatum is opgegeven, wordt hier weergegeven wanneer dat de actie ingepland wordt.
Stuurdatum (aantal dagen): Vul hier een heel getal in (mag ook negatief) voor het aantal dagen voordat of nadat de stage is gestart de actie ingepland wordt.
Klik op "Opslaan en sluiten" om het contactmoment op te slaan.
Koppelen aan stagesoorten
Via het menu Beheer → Stagesoort → [stagesoort bewerken] kun je de Begeleidingsdossier koppelen, scroll hiervoor naar de sectie: "Begeleiding" en bepaal de volgende velden:
Begeleidingsdossier: Kies hier het zojuist aangemaakte begeleidingsdossier
Begeleidingsdossier meteen toepassen bij aanmaken stageplaats: Indien dit vakje aan staat (standaard waarde) zullen stageplaatsen die aan worden gemaakt, gekoppeld aan deze stagesoort, automatisch dit begeleidingsdossier toegepast krijgen. De begeleidingsstappen zullen automatisch toe worden gepast op basis van de startdatum van de stage. Klik dit vakje uit indien het koppelen van de stagedossiers handmatig gekoppeld moeten worden, bijvoorbeeld wanneer de startdatum van de stages nog niet definitief is tijdens het matchen van de stageplaats.
Aantal openstaande actie punten op studenten dashboard: Het maximum aantal actiepunten voor de student dat in het dashboard van de student wordt weergegeven.
Info
Het dossier kan aan meerdere stagesoorten worden gekoppeld.
Automatische notificaties
De volgende automatische notificaties kunnen door de programmeurs van B3net worden ingeregeld:
- Student: 7 Dagen voor de stuurdatum van een actie voor de student krijgt de student hiervan een reminder.
- Student: 3 Dagen na afloop van de stuurdatum van een niet-uitgevoerde actie krijgt de student hiervan een reminder.
- Student: 4 Dagen na afloop van de stuurdatum van een niet-uitgevoerde actie krijgt de student hiervan een reminder.
- Student: 5 Dagen na afloop van de stuurdatum van een niet-uitgevoerde actie krijgt de student hiervan een reminder.
- Student: 9 Dagen na afloop van de stuurdatum van een niet-uitgevoerde actie krijgt de student hiervan een reminder.
- Praktijkopleider: 5 Dagen voor de stuurdatum van een beoordeling krijgt de Praktijkopleider hiervan een reminder.
- Praktijkbegeleider: 5 Dagen voor de stuurdatum van een beoordeling krijgt de Praktijkbegeleider hiervan een reminder.
De inhoud van de notificaties kunnen beheerd worden via het menu Beheer → Communicatie → Mailmerge Sjablonen → Knop "Notificatie sjablonen".
Zichtbaarheid van begeleidingsdossiers
Begeleidingsdossiers zijn zichtbaar op basis van de koppeling van stagebureaus en sectoren waar een gebruiker lid van is. Dit betekent:
- Gebruikers zien alleen begeleidingsdossiers van stagebureaus en sectoren waar zij aan gekoppeld zijn.
- Beheerders zien alle begeleidingsdossiers van gekoppelde stagebureaus en sectoren.
Let op!
Als een gebruiker lid is van een sector, worden alle begeleidingsdossiers van stagebureaus die aan die sector gekoppeld zijn zichtbaar. Dit kan verwarring veroorzaken wanneer meerdere stagebureaus aan één sector hangen.
Deze inrichting is bewust gekozen om flexibiliteit te bieden, bijvoorbeeld bij het kopiëren van een begeleidingsdossier naar een ander stagebureau.