Voortgangsformulieren worden kunnen ook "Beoordelingsformulieren" worden genoemd. Welke voorkeur wordt aangehouden is afhankelijk van de onderwijsinstelling.
In B3net bestaat er een gedeelte om te werken met deze formulieren en er bestaat een gedeelte om deze formulieren te beheren.
"Via "Hoofdmenu: Beheer > Formulieren > Voortgangsformulieren" kom je op het scherm om voortgangsformulieren te beheren.
Vanuit dat scherm kun je voortgangsformulieren aanmaken en bestaande formulieren bewerken.
Inrichten beoordelingen
Voor de inrichting moeten EERST een aantal zaken geregeld worden.
- Allereerst moeten een aantal beoordelingswaarden worden opgegeven. Dit kan via Hoofdmenu: Systeeminrichting > Beoordelingswaarden.
- Een reeks hiervan wordt een "beoordelingsset" genoemd. Bijvoorbeeld de waarden 1 t/m 10.
- Tevens moet een "Criterium" worden opgegeven. Met een criterium bedoelen we informatie zoals "Prestatie", "Talent", "Klantvriendelijkheid", etc...
- De beoordelingsset wordt uiteindelijk gekoppeld aan een criterium.
Een voorbeeld van een beoordelingsset vind je hiernaast (waarden 1 t/m 10).
De inrichting van de beoordelingswaarden vind je in het menu Systeeminrichting (Hoofdmenu > Systeeminrichting > Beoordelingswaarden), mits de gebruiker de juiste rechten heeft.
Inrichten criteria
Toevoegen en beheren van voortgangscriteria doet men via: Hoofdmenu: Beheer -> Voortgangscriteria
Inrichten voortgangsformulier
Na het aanmaken van de beoordelingssets en de criteria kan het voortgangsformulier aangemaakt worden.
Bij het aanmaken moet dan in elk geval gekozen worden voor het type Voortgangsformulier. Dit kan via het menu Beheer of uiteindelijk via de overzichtspagina's van voorkeur- of voortgang-formulieren. Het is ook mogelijk om voorkeursformulieren te definiëren, maar die maken geen gebruik van de criteria. Deze hebben de beschikking over een speciaal element Voortgangsformulier. Hierin zitten dan alle criteria, die in het gekozen formulier zijn opgegeven.
Zodra het formulier is aangemaakt, is het mogelijk om velden te koppelen. Er zijn verschillende velden beschikbaar, die veelal ter verbeelding spreken. Op het moment dat een Criterium-veld wordt aangemaakt, wordt een lijst met mogelijkheden getoond. Deze lijst is gebaseerd op de gekoppelde opleidingen van de gebruiker, die is ingelogd. Let wel; het is niet mogelijk om een gekozen criterium tweemaal te koppelen. Ieder criterium kan dus maar één keer voorkomen.
De beschikbare velden:
- Naam; Naam van het voortgangsformulier
- Omschrijving; Geef het formulier een omschrijving mee
- Type; Welk type is het formulier
- Sector; De groep van opleidingen die binnen een bepaalde sector valt
- Opleiding; selecteer de gewenste opleiding die gekoppeld wordt aan het formulier
- Stagebureaus; Voor welk stagebureau is het voortgangsformulier actief?
Hierna heb de mogelijkheid tot Opslaan en bewerken.
Als het voortgangsformulier klaar is, kan deze gekoppeld worden aan een contactmoment uit het begeleidingsdossier. Zodra een begeleidingsdossier wordt toegepast op een stageplaats, worden de gekoppelde contactmomenten uit het begeleidingsdossier toegepast op de student. De keuze voor het begeleidingsdossier wordt gedaan op basis van de gekoppelde stagesoort periode, die aan de vacature (benodigd om de stageplaats aan te maken) is gekoppeld. Deze contactmomenten komen uiteindelijk terug in de studenten-app, zodat de student voortgang kan opgeven. De omcirkelde iconen in onderstaand voorbeeld geven aan dat er een voortgangsformulier gekoppeld is. In dat geval is het enkel mogelijk om de voortgang op te geven, waar normaliter de mogelijkheid wordt geboden om bijlagen bij te voegen.
Uiteindelijk kan het voortgangsformulier ook gekoppeld worden aan een voorkeursformulier, zodat de student de mogelijkheid wordt geboden om voorkeuren op te opgeven. Dit gaat op dezelfde manier, zoals een ander formulier-element wordt toegevoegd. Het verschil is alleen, dat in het daaropvolgende venster enkel een voortgangsformulier gekoppeld kan worden. De koppeling is vervolgens meteen actief en wordt ook meegenomen, zodra een student een uitnodiging ontvangt om voorkeuren op te geven.
In het voorkeursformulier krijgt de student de vervolgens mogelijkheid om een aantal zogenaamde highlights op te geven. Dat zijn criteria, waar in de komende periode meer de focus op wordt gelegd. Deze criteria vallen uiteindelijk ook meer op in de studenten-app, zodat het onderscheid duidelijk is en de student in één oogopslag ziet waar tijdens de stage de focus op hoort te liggen.
Let op! Als een student wordt uitgenodigd om voorkeuren in te vullen en het voortgangsformulier was eigenlijk nog niet compleet, dan is deze wijziging niet meer bij te voegen. Dan zal een nieuwe uitnodiging naar de student verstuurd moeten worden.
Opgeven voorkeuren
Uiteindelijk is het dus de bedoeling dat studenten hun voorkeuren opgeven. Let wel, dit is nog niet het daadwerkelijke voortgangsformulier. In het voorkeursformulier geeft de student enkel aan welke criteria belangrijk zijn. Daarnaast is het ook mogelijk om persoonlijke criteria op te geven. De namen voor deze criteria zijn op te geven in de tekstvakken onder het vinkvakje. Zodra het vinkvakje wordt geactiveerd, is het mogelijk om het persoonlijke criterium een eigen naam te geven. Deze wordt ook meteen als highlight op het voortgangsformulier getoond.
In het daadwerkelijke voortgangsformulier komen alle bekende criteria uiteindelijk weer terug, maar de criteria die zijn aangevinkt, zijn duidelijk te herkennen. Dan weet de student waar in deze periode de focus op gelegd zal worden.
Opgeven voortgang
De voortgang wordt opgeven via de contactmomenten, die al in B3net actief zijn. Deze kan de student via de studenten-app ook inzien en zo nodig voorzien van input. Het inrichten van de contactmomenten kan direct of via de Begeleidingsdossiers. Een begeleidingsdossier wordt via een MRA-actie aan de stageplaatsen gekoppeld, zodat een dossier 1-op-1 wordt overgezet. Het is ook mogelijk om afzonderlijke contactmomenten aan te maken, maar dat is in dit geval iets te omslachtig. Via de MRA-actie kun je hetzelfde dossier namelijk aan meerdere studenten tegelijkertijd koppelen. De daadwerkelijke koppeling verloopt via de stagesoort periode van de vacature, waaraan de stageplaats is gekoppeld.
Hieronder is een voorbeeld van een begeleidingsdossier te zien, waarbij in een aantal contactmomenten is aangegeven, dat gebruik gemaakt moet worden van het voortgangsformulier. Op die manier is het voortgangsformulier los van het voorkeursformulier te gebruiken. Kanttekening is daarbij wel, dat het niet mogelijk is om criteria aan te merken, die gehighlight (wordt verderop beschreven) zullen worden.
Het veld Actie voor geeft aan wie het voortgangsformulier gaat invullen. Hier zijn drie types mogelijk: Student, Contactpersoon en Docent. De contactpersoon is in dit geval de contactpersoon van het bedrijf, waar de student op dat moment stageloopt. De contactpersoon heeft vrij vaak geen account voor B3net en kan de voortgang invullen middels een publieke link, waarbij gebruik wordt gemaakt van een unieke key. De link ontvangt de contactpersoon automatisch via een zogenaamde notificatie, wat overigens ook voor de docent geldt. De docent kan wel in B3net inloggen, maar om het geheel eenduidig te houden, is ervoor gekozen om ook de docent de publieke link te geven.
Zodra de voortgang voor een bepaald contactmoment is opgegeven, is het niet meer mogelijk om dit aan te passen. Dit wordt van te voren ook nog via een melding extra aangeven. Het is bij een nieuw contactmoment pas weer mogelijk om de voortgang van de student in te vullen met (eventueel) nieuwe waarden. Mocht er in het verleden, dus voor de betreffende stageplaats, voortgang zijn opgegeven, dan worden de resultaten (ingevuld door de betreffende persoon, dus nooit van een andere rol) opnieuw ingeladen.
Alle criteria worden uiteindelijk gerangschikt per parent, die bij het aanmaken van een criterium op te geven was. Hierdoor is in één oogopslag duidelijk welke criteria waar bij horen. Het kan dus ook zijn dat persoonlijke leerdoelen aan een parent gekoppeld zijn. Deze persoonlijke criteria zijn dus gelijk aan de rest, maar hebben de mogelijkheid om een andere titel te krijgen, opgegeven door de student. Per criterium is uiteindelijk een beoordelingswaarde te selecteren, die wordt opgeslagen. Studenten hebben na het invullen niet meer de mogelijkheid om hun ingevulde formulier te bekijken. Contactpersonen en docenten kunnen dit wel door gebruik te maken van de unieke url, die zij per notificatie zullen ontvangen.
Notificaties
Bij het gebruik van de voortgangscriteria moeten een tweetal notificaties worden ingeregeld, aangezien deze gebruikt worden om contactpersonen en B3net-gebruikers te informeren over het feit dat ze een voortgangsformulier in moeten vullen. Het gaat om de volgende notificatie-titels:
actie-melding-contact
actie-melding-user
Op dit moment is hier nog geen default template voor, maar er is in ieder geval één tag, die terug moet komen: {contact_externe_url_criteria}.
De genoemde tag genereert een url voor de contactpersoon of de B3net-gebruiker, zodat deze persoon direct op het juiste voortgangsformulier voor een bepaalde student terecht komt.