In dit stappenplan staat beschreven hoe je vast kunt leggen in B3net dat een stagebedrijf geen aanbod heeft voor bijvoorbeeld het volgende schooljaar. Dit is met name handig voor de opleidingen die gebruik maken van de aanbodformulieren om de beschikbare stagecapaciteit uit te vragen bij de stagebedrijven. Geregeld worden dan ook bedrijven benaderd met de vraag of men alsnog (extra) stagecapaciteit heeft, hierbij is het niet wenselijk om de bedrijven die al een keer aan hebben gegeven om "geen capaciteit te hebben" nog een keer te benaderen.
Stap 1: Toegevoegd veld aanmaken
Iemand met de rechten van Functioneel beheer kan via het scherm Systeeminrichting → Velden toevoegen, met de gegevens zoals in de schermafbeelding hiernaast. De belangrijkste gegevens:
- Module: Stagebedrijven
- Soort: Tags
- Tab: stage_aanbod
- Tags: Maak hier de tags/ labels aan die je vast wilt leggen bij de bedrijven, hier kan later op gezocht of gefilterd worden. Denk aan bijvoorbeeld: Geen aanbod 22/23 of Geen aanbod Verpleegkunde 22/23.
Tip
Omdat dit stageaanbod betreft, is het advies om in het veld op het tabblad Stage aanbod te plaatsen, dan komen de tags op hetzelfde tabblad binnen het stagebedrijf te staan als waar ook de rest van het aanbod staat, dat is wel zo overzichtelijk.
Er kunnen meerdere velden worden aangemaakt van het type tags, bijvoorbeeld als je onderscheid wilt maken per sector of voor andere toepassingen zoals het registreren of het bedrijf nieuwsbrieven wil ontvangen.
Stap 2: Tags vastleggen bij de stagebedrijven
Het vastleggen van de tags bij een stagebedrijf kan op 2 manieren:
- Open het bedrijf om te bewerken en ga naar het tabblad waar de tags op staan, bijvoorbeeld Stage aanbod. Per toegevoegd veld van het type tags staan daar nu vinkvakjes die als tags zijn aangemaakt bij de toegevoegde velden.
- Via het overzicht van de stagebedrijven kan via het menu Kies een actie → Toegevoegde velden wijzigen, de tags vast worden gelegd bij 1 of meerdere bedrijven.
Stap 3: Opmerking plaatsen op het aanbodformulier
Op het aanbodformulier kan iedereen die toegang heeft tot het aanbodformulier aangeven wat de beschikbare stagecapaciteit is per stagesoortperiode, echter is het daar niet mogelijk om aan te geven helemaal geen capaciteit te hebben. Het is voor contactpersonen zelf ook niet mogelijk om vast te leggen dat ze geen capaciteit hebben, hiervoor moeten ze contact opnemen met het stagebureau.
Uiteraard kan er in de mailing naar de contactpersonen waarin wordt gevraagd om de beschikbare stagecapaciteit op te geven voor de volgende stageperiode, een regel of alinea op worden genomen dat men contact op moet nemen met het stagebureau als ze geen beschikbare stageplaatsen hebben.
Daarnaast kan er ook een toelichting worden geplaatst op het overzicht van de aanbodformulieren (afbeelding 1), dit doe je in het beheer van de aanbodformulieren door een toelichting in te vullen (afbeelding 2). Als er ook al een sluitingsdatum bekend is van het formulier dan kan daar ook nog een opmerking toe worden gevoegd in het veld "Alleen-lezen vanaf toelichting", dit is een beetje oneigenlijk gebruik maar wordt wel prominent getoond aan de contactpersonen (afbeelding 3).
Stap 4: Stagebedrijven zoeken op basis van Tags
Nadat de gegevens zijn geregistreerd bij de stagebedrijven is het belangrijk dat de bedrijven ook gezocht kunnen worden die de tag wel of juist niet hebben gekoppeld. Er vanuitgaande dat de bedrijven die nog niet gereageerd hebben op het verzoek om aanbod op te geven voor de volgende stageperiode moet het scherm Organisaties → Stagebedrijven worden geopend. Klik daarna rechts naast de knop zoeken op de link "Meer zoekmogelijkheden". (Afbeelding 1)
Op het Meer zoekmogelijkheden kan de volgende selectie worden gemaakt: * (Afbeelding 2)
- Vul de periode in tussen het tijdstip van de eerste uitnodiging voor het opgeven van aanbod en bijvoorbeeld de huidige datum, dit is dus niet de stage periode maar de periode waarin de opgave plaats zou moeten hebben gevonden.
- Selecteer de optie: Geen aanbod opgegegeven tussen
- Kies de tag(s) die relevant is/ zijn, kies je meerdere tags dan wordt dit beschouwd als een EN-filter. Alle geselecteerde tags moeten dan voldoen
- Selecteer de optie: Resultaten die niet voldoen aan deze tags tonen
* Verfijnen op de andere filters is uiteraard ook mogelijk.
Deze zoekopdracht resulteert in alle bedrijven die in de opgevraagde periode geen capaciteit hebben opgegeven en die niet zijn gekoppeld aan de gekozen tag(s). In potentie dus bedrijven die nog moeten reageren op het verzoek om capaciteit door te geven.
Vanaf het overzicht van deze bedrijven kan een export worden gemaakt, of kan direct een mailing worden verstuurd.