Tip van de week

Wil je de Tip van de week automatisch per mail ontvangen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief.

Klik op onderstaande linkjes om de tips te openen.

AAlgemeen: Aanpassen van de zichtbare kolommen op overzichtsschermen

Voor alle overzichtsschermen geldt dat je de kolommen die worden weergegeven naar smaak kunt wijzigen. Je doet dit met de 'Weergave' functie die rechtsboven (bijna) alle schermen ziet.

Wil je dit uitbreiden? Gebruik dan de optie "Categorie toevoegen" die je onderaan de lijst ziet. Deze instellingen worden per gebruiker opgeslagen.

Zie je deze optie niet?
Vraag dan bij de beheerder om de gewenste kolommen toe te voegen.

Algemeen: Aanpassen van aantal regels op overzichtsschermen

Voor bijna alle overzichtschermen geldt dat je de aantallen die worden weergegeven zelf kunt instellen.

Standaard is dat 25 stuks per pagina.

Let wel op als de resultaten per pagina hoog zet en ook veel kolommen zichtbaar hebt staan dat B3net traag kan gaan werken.Algemeen: Bedrijven indelen met het veld "organisatie-types"De tip van deze week wijst tevens op het belang van de volledigheid van informatie die ingevoerd wordt in het systeem.

Boven het scherm "Stagebedrijven" bevindt zich het zoekveld waar je normaal gesproken de zoekcriteria intypt.

Direct linksonder dit zoekveld zie je het veld "Organisatietypes". Standaard staat hier "Alles" geselecteerd.
Maak je een zoekopdracht dan worden alle bedrijven in het overzicht getoond ongeacht de type organisatie.

B3net biedt echter de optie om hier een specifiek organisatietype in te vullen. 
Maak je daarna een zoekopdracht dan zullen alleen die stagebedrijven worden getoond voor welke deze informatie is opgegeven. Bijvoorbeeld alle bedrijven die vallen onder het organisatietype "Interieur specialist".

Dit wijst tevens op het belang van de volledigheid van informatie die ingevoerd wordt in het systeem.

Algemeen: Meerdere schermen van B3net openen door met rechtermuis op menu te klikken

Niet alleen in B3net maar in vrijwel alle websites en webapplicaties is het mogelijk om links te openen in een nieuw tabblad, daardoor blijft het huidige scherm waar in gewerkt wordt open staan. Dit kan in elk geval op de volgende 2 manieren:

1. Klik met de rechter muisknop op een link en kies voor "Openen in nieuw tabblad".
   

   In verschillende browsers kan de tekst net iets anders zijn.

2. Houdt de CTRL toets in van het toetsenbord en klik met de linker muisknop op de link.

Algemeen: Meerdere studenten gelijktijdig op studentnummer zoeken vanaf de zoekbalk

Stel je hebt een lijst met studentnummers die je wilt opvragen in het studenten overzicht.

Alles wat je hoeft te doen is:
- Ga naar het studenten overzicht ( Hoofdmenu: Studenten -> Studentgegevens)
- Zet het Keuzemenu achter het zoekveld op "Enkel op studentnummers"
- Kopieer een lijst met de gewenste studentnummers vanuit Excel 
- Plak die lijst in het zoekveld
- Druk op enter (of klik op de knop 'Zoeken')

Het resultaat zal zijn de volledige selectie in het studenten overzicht waarbij je de gewenste kolommen uit- of aan kunt zetten.

Algemeen: Opruimen oude gegevens B3net

Als er behoefte is om B3net wat op te schonen. Denk hierbij aan het verwijderen van oude klascodes, lege stageplanningen verwijderen en inactieve studenten weghalen.

We adviseren vooral om oude gegevens naar het archief te verplaatsen via Kies een actie -> Inactief zetten. Denk dan aan:

• Beheer -> Klassen
• Beheer -> Stagesoorten
• Beheer -> Periodes
• Beheer -> Lijstwaarden -> Opleiding

Daarmee zullen de meeste gegevens die nu in de weg zitten wel uit beeld verdwijnen.

Zie ook: "Archief functie: Contactpersonen en stagebedrijven archief"

Algemeen: Opslaan zoekfilters

Op een aantal schermen binnen B3net is het mogelijk om zoekfilters op te slaan.

Het gaat om de volgende schermen:

• Match maken 
  Hoofdmenu: Organisaties > Stagebedrijven > Knop Profielen zoeken
• Match maken per student 
  Hoofdmenu: Match > Match maken
• Studentenplanning
  Hoofdmenu: Match > Match maken per student
• Bedrijfsprofielen zoeken
  Hoofdmenu: Organisaties > Stagebedrijven > Knop Profielen zoeken
• Erkenningen
  Hoofdmenu: Organisaties > Erkenningen zoeken
• Sollicitatie
  Hoofdmenu: Plaatsingen > Sollicitaties
• Stageplaats
  Hoofdmenu: Plaatsingen > Plaatsingen
• Vacature (Stageaanbod)
  Hoofdmenu: Aanbod > Overzicht aanbod

In de afbeelding een voorbeeld van het Studentenplanning scherm:

 

Ziet u op voorgaande schermen deze optie niet? Dan neemt u de module niet af. Neem contact met ons op indien u deze optie wel wilt afnemen.

Algemeen: Tonen en verbergen van tabbladen op het dashboard

Nadat je inlogt op B3net kom je direct op het dashboard uit waar je een landkaart ziet en diverse knoppen links van de kaart (1).
Welke knoppen zichtbaar zijn kun je zelf instellen via het menu "Weergave".

Hoe? 
 

Rechtsboven de kaart zie je het menu "Weergave" (2) . Vink in dit menu de onderdelen aan die je wilt zien. Deze aanpassingen worden direct zichtbaar aan de linkerkant van de kaart. 

 

LET OP!

De tabs op het dashboard stel je in per ingelogde gebruiker. Dus maak je zelf wijzigingen dan zijn die aanpassingen niet zichtbaar voor collega's die inloggen met een andere accounts.

Algemeen: Uitgebreid zoeken

B3net biedt uitgebreide mogelijkheden om informatie op te zoeken.

Zo kun je bijvoorbeeld studenten opzoeken door studentnummers in het zoekveld te plakken (gescheiden door spaties of komma's) en voor betreffende optie te kiezen. Zie afbeelding.

Wil je echt uitgebreid zoeken? Gebruik dan de link "Uitgebreid zoeken.

Binnen dit scherm kun je diverse zoekcriteria opgeven waarbij je bovenin direct kan kiezen hoe er gezocht moet worden (Zoekmanier).

1. "Alle criteria voldoen" (= heel precies, eventueel waarbij meerdere zoek opties mogen worden ingegeven)
2. "Een van de criteria voldoet" (= zoeken op meerdere criteria waarbij niet noodzakelijk een relatie tussen de criteria hoeft te bestaan)
3. "Geen criteria voldoet" ( = informatie waar je niets van wilt terug krijgen).

Daaronder zie je alle beschikbare velden waar informatie voor kan bestaan.
Achter dit veld zie je een selectiemenu waar standaard de volgende optie is gekozen: "Zoek resultaten waarin het gegeven woord voorkomt".

Mocht je geavanceerder willen zoeken dan heb je binnen dit menu de volgende opties:

• Zoek resultaten waarin het gegeven woord voorkomt (Vergelijkbaar met wildcard maar iets minder ruim)
• Zoek naar een exact resultaat (Deze optie zal de minste resultaten opleveren)
• Zoek met 'wildcards' (*) (Bij deze optie kan je zoeken naar een gedeelte van een woord, de * kan je voor of na het betreffende woord plaatsen, bijvoorbeeld *zorg of zorg* )
• Zoek met een reguliere expressie (Deze optie is voor zeer geavanceerde gebruikers en zorgt ervoor dat je op 'patronen' binnen stukken tekst kan zoeken).

Algemeen: Zoeken naar alle studenten in meerdere klassen tegelijkertijd

B3net vergemakkelijkt vele processen. Zo ook het zoeken naar informatie.

Op veel overzichtsschermen wordt bovenaan de pagina een zoekmogelijkheid geboden. Voor de meeste acties is het voldoende een deel van een woord of naam in te typen in het zoekvenster en op enter te drukken.

Er wordt gezocht in de verschillende velden van de bijbehorende gegevens, zo bijvoorbeeld ook de klascodes op het studentenoverzicht.

Stel, je wilt 1 overzicht van alle studenten met overeenkomende klascodes zoals bijvoorbeeld: A1MB1O, A1MB2O, A1MB3O, etc... dan type je in het zoekveld 'A1MB'.
Klik vervolgens op de knop "Zoeken" of de toets "Enter" op je toetsenbord en B3net toont alle klassen die de code 'A1MB' bevatten. 

 

B3net zoekt in alle zoekbare velden op de tekst die in het zoekveld is geplaatst. Zoek zo exact mogelijk om te voorkomen dat je ook resultaten krijgt waar de betreffende tekst in andere gegevens voor komt, bijvoorbeeld als onderdeel van een adres of naam.

Archief functie: Contactpersonen en stagebedrijven archief

Soms is het wenselijk om een contactpersoon of stagebedrijf niet meer in beeld te krijgen omdat ze nu niet meer relevant zijn. Ons advies is om vanwege het opbouwen van historie gegevens niet zomaar te verwijderen, ook contactpersonen en stagebedrijven zijn dergelijke gegevens. Door deze naar het archief te plaatsen blijven ze nog wel gekoppeld aan bijvoorbeeld stageplaatsen, contactmomenten, etc... maar komen ze niet zomaar meer in beeld voor CRM-taken. Indien een contactpersoon of stagebedrijf is gekoppeld aan meerdere sectoren en/ of stagebureau's waar je zelf geen toegang toe hebt dan heb je niet de mogelijkheid ze naar het archief te verplaatsen omdat je daarmee collega's hindert waarvoor deze gegevens wellicht wel relevant zijn. In dat geval kun je de contactpersoon of het stagebedrijf openen in bewerk-modus en daar jouw stagebureau('s) en/ of sector(en) ontkoppelen.

Naar archief verplaatsen:

Het inactief zetten kan enkel via de overzichtsschermen door de gewenste regels te selecteren (vink vakjes) en via het menu "Kies een actie" te kiezen voor "Inactief zetten".

Uit het archief halen:

Mocht je een contactpersoon of stagebedrijf uit het archief willen halen dan kan dat door op het overzichtsscherm van de contactpersonen/ stagebedrijven te klikken op de knop Contactpersonen archief/ Stagebedrijven archief en vervolgens te zoeken. Selecteer de gewenste regels en kies in het menu "Kies een actie" voor "Actief zetten".

B

Beheer taken: Crebo's bijwerken in bulk

Indien erkenningen voor een hele set aan bedrijven gelijktijdig vanaf S-BB bijgewerkt moeten worden kun je als volgt te werk gaan, dit gaat in 2 stappen:

Stap 1: Exporteren van bedrijven waarvan de erkenningen bijgewerkt dienen te worden

Hieronder de te volgen stappen:
- Ga naar Hoofdmenu: Organisaties > Stagebedrijven 
- Selecteer alle bedrijven die je wilt exporteren
- Gebruikt de Kies-een-actie dropdown indien je een bepaalde selectie wilt exporteren
- Gebruik Exporteren knop rechtsboven indien je ALLE stagebedrijven wilt exporteren
- Kies op het selectie scherm enkel het veld "Leerbedrijf ID"
- Kies voor het formaat: MS Excel

- Sla het bestand op op een makkelijk terug te vinden locatie.

Stap 2: Importeren van Excel om te synchroniseren met S-BB
 

- Ga naar: Hoofdmenu: Organisaties > Stagebedrijven
- Klik bovenaan het scherm op de knop "Zoek nieuwe bedrijven"
- Klik bovenaan het nieuwe scherm op de knop "Importeer nieuwe bedrijven"
 

Hierna zie je het scherm waarin je een bestand kunt selecteren om te uploaden

1. Selecteer het bestand van je computer (bladeren...), aangezien het hier gaat om het bijwerken van crebo's laten we het vinkje voor het importeren van contactpersonen leeg.
2. Klik op de knop Opslaan.

Er wordt een import taak aangemaakt, elke 5 minuten wordt door onze server een taak in behandeling genomen (schoolbreed). Per taak wordt de gehele lijst in die taak verwerkt, het kan dus even duren voordat alle erkenningen zijn bijgewerkt.

E

Exporteren: Datumnotatie kiezen bij exporteren

Bij het exporteren van bestanden kan het wenselijk zijn om een aangepaste datum format mee te geven.
Standaard zal dit de Nederlandse notatie zijn (dag maand jaar) waarbij de maand voluit wordt geschreven, bijvoorbeeld "1 mei 2019". Echter, soms kan het wenselijk zijn om een andere notatie te gebruiken. Bijvoorbeeld alleen cijfers gescheiden met een - of / of de VS notatie (Verenigde Staten) waarbij men het jaartal, maand en dag gebruikt . Uiteraard voorziet B3net hierin.

Stel, je wilt informatie uit het scherm plaatsingen exporteren.

- Open betreffend scherm
- Maak eerst een selectie/filter van de informatie die je wilt zien. 
- Wil je alle zichtbare rijen exporteren, gebruik dan de export knop rechtsboven in.
- Wil je specifieke rijen exporteren? Selecteer dan deze rijen.
- Ga naar het Kies-een-actie-menu en kies de optie "Exporteren"
- Nu verschijnt de uitgebreide export pagina. 
- Behoud je de bestaande filter, dan is het tweede veld "Datumnotatie". Zie afbeelding.
- Achter dit veld kies je het gewenste datum format. Voor de bestaande opties zie het overzicht hieronder en/of de afbeelding.

Exporteren: Exporteren grote set gegevens

B3net biedt vanaf diverse schermen de optie om de getoonde informatie te exporteren.

Voorbeelden hiervan zijn het Studentenoverzicht scherm, Contactpersonen, Stagebedrijven, Plaatsingen, Aanbod, etc....
Exports kunnen gebeuren naar diverse formats zoals Excel, CSV, enz.

Om de gewenste informatie te exporteren maak je eerst een filter/zoekopdracht zodat je de gewenste informatie op het scherm krijgt.
Vervolgens zijn er 2 mogelijkheden. Je kunt specifieke rijen selecteren en exporteren via het Kies-een-actie menu.

Echter, je kunt ook met de knop rechtsboven het overzicht, kiezen voor Exporteren van ALLE rijen. De laatste optie behoeft echter enige uitleg. 
1- Overschrijdt het aantal rijen dan namelijk een x-aantal dan zal het systeem een waarschuwing geven.
2- Stel, je hebt 5000 rijen om te exporteren en het maximum is 1000 rijen. In dat geval kun je onderaan kiezen welke set je wilt exporteren. Dit kan (afhankelijk van het scherm) 1-1000 zijn, maar ook 1001 t/m 2000 etc.

Zie schermafdruk:

Voorts kan dit verschillen per scherm waarbij bijvoorbeeld op het aanbodscherm een limiet geldt van 250 rijen per keer en op de meeste andere schermen geldt een limiet van 1000 rijen per export.

Meer informatie over het exporteren van informatie kun je vinden in de handleiding door te zoeken op het woord 'exporteren'. Klik daarna voor "Gegevens exporteren".

Exporteren: Maken van een vaste lijst voor exporteren

Het exporteren van gegevens is een veel gebruikte functionaliteit in B3net om bijvoorbeeld gegevens in Excel te kunnen verwerken voor een rapportage of om gegevens aan te leveren aan een andere afdeling binnen de school. Op de schermen waar een export aangemaakt wordt staan een heel aantal vink vakjes met kolommen die in de export meegenomen kunnen worden. Is een bepaalde export vaker nodig dan is het handig om hiervan een soort "sjabloon" te maken, dit gaat als volgt:

• Open een export scherm bij bijvoorbeeld vanuit het studenten, organisaties of stageplaatsen overzicht.
• Klik bovenaan het scherm bij "Standaard selectie" op "Nieuw" (1).
• Geef vervolgens een naam op in het veld "Standaard selectie naam" (2).
  
• Klik de gewenste kolommen voor de export aan.
• Klik onderaan het scherm op de knop "Exporteren" om direct de export te maken en het "sjabloon" te bewaren.

De volgende keer dat dit export scherm weer wordt geopend kan eenvoudig deze selectie opnieuw worden geopend door bij het veld "Standaard selectie" uit de keuzelijst dit sjabloon te kiezen.

H

Handleiding: Pagina's in de handleiding delen met anderen

Het is mogelijk om pagina's uit de handleiding rechtstreeks te delen met collega's.

Hoe? 
Rechtsboven elke pagina en bij het bewegen over een koptekst in de handleiding zie je een "Delen" icoon .

Klik hierop en gebruik daarna de "kopieer de link" knop. Daarna kun je de link overal waar je wilt plakken met ctrl+V.

Bij het bezoeken van een gedeelde link krijgt men eerst het inlogscherm van B3net, na het inloggen wordt men automatisch doorgestuurd naar de handleiding. Het is dus van belang dat de ontvanger van de link ook een account heeft in B3net.

M

Matching: Matchen op basis van "actief kaart filter"

Wat is de "Actief Kaart filter"....

Op het Match scherm bestaat al enige tijd de optie "Actief kaart filter".
Indien deze optie wordt aangevinkt dan worden alleen die studenten en stagebedrijven getoond die op dat moment zichtbaar zijn op de kaart.
Dit is handig als je tijdens het matchen grote aantallen studenten en bedrijven wilt matchen en je wilt richten op een bepaalde regio.
Hierbij zijn de blauwe druppels de studenten en de rode de stagebedrijven.

Om te ervaren hoe dit werkt kun je de kaart in- en uitzoomen of schuiven met de kaart. Het aantal studenten en stagebedrijven zal dan veranderen.

Matching: Student mag vaker stagelopen bij hetzelfde stagebedrijf

Tot voor kort kregen studenten een foutmelding op het moment dat men een stageplek wilde vastleggen bij een bedrijf, waar men al eerder had stage gelopen. Vanaf week 42 (14 t/m 20 oktober 2019) is dit aangepast.

De controle - of een student al eerder stage had gelopen bij hetzelfde stagebedrijf - hoeft nu niet meer blokkerend te zijn. Bij het beheer van de stagesoort kan nu onder het kopje "Matching" bij "Student mag vaker stagelopen bij hetzelfde stagebedrijf" geselecteerd worden hoe dit moet werken.

• Pad: Hoofdmenu: Beheer > Stagesoort
• Blok: Matching
• Veld: Student mag vaker stagelopen bij hetzelfde stagebedrijf

Zie afbeelding hieronder:

Zoals op de afbeelding zichtbaar is, vind je de volgende drie opties in het dropdown menu:

1. Geen melding of blokkade ( = geen melding en geen blokkering)
2. Enkel melding ( = de student krijgt wel een melding, maar het blokkeert het vastleggen van de stageplek niet)
3. Blokkeren ( = de oorspronkelijke optie: er volgt een foutmelding en de stageplek kan niet worden vastgelegd).
    

Mailing: Aanpassen van een status van plaatsingen bij het versturen van mailing

Indien een mailing verstuurd wordt die betrekking heeft op plaatsingen kan direct de Status van de plaatsingen worden aangepast. 
Handig indien het gaat om het vastleggen van stages of een bedank-mail aan stagebedrijven bij wie stagiair(s)(es) definitief zijn geplaatst.

Mailing: Controleer ontvangers bij versturen van een mailing

Ga je een mailing versturen vanuit het "Plaatsingen scherm" en wil je, voordat je het verstuurt, zien wie de ontvangers zijn?

Ga dan als volgt te werk:

- Selecteer eerst de gewenste rijen op het plaatsingen scherm of gebruik de "Verstuur mailing" knop indien je alle getoonde ontvangers wilt mailen.
- Op het eerst volgende scherm vul je de afzender informatie in, onderwerp en kies het gewenste sjabloon.
- Klik vervolgens op de knop Opslaan en bewerken
- Nu zie je het gekozen sjabloon en alle overige informatie voor deze mailing.
- Tevens zie je op dit scherm 3 tabbladen (Algemeen|Stageplaatsen|Logboek).
- Klik op het tabblad Stageplaatsen.
- Op het tabblad Stageplaatsen zie je een lijst van de stageplaatsen, stagebedrijf, contactpersoon, rol/functie, etc.... 
- Als je nu naar de onderkant van de lijst bladert zie je de link "Toon de ontvangers"
- Klik op die link en je krijgt een volledig overzicht van de ontvangers die de mailing werkelijk zullen ontvangen, inclusief rol en e-mailadres.
- Tevreden? Gebruik dan de "Terug-knop" en verstuur de mailing.
- Niet tevreden? Gebruik dan ook de "Terug-knop", klik op bewerken en maak de gewenste aanpassingen.

Hetzelfde geldt voor de mailing functie vanuit de "Kies-een-actie"menu en/of andere soortgelijke schermen.

Mailing: Rapport met status van mailing

Na het versturen van een mailing kan het wenselijk zijn om op de hoogte gehouden te worden van de status van deze mailing. B3net biedt de mogelijkheid om een rapport uit te sturen met de status van de mailing. 

Stel, je verzend een mailing vanaf het "Plaatsingen" scherm (Hoofdmenu: Plaatsingen -> Plaatsingen -> Stageplaatsen). Het enige wat je hoeft te doen om een rapport van de mailing te ontvangen is een vinkje te zetten achter het veld "Ik wil een mail-rapportage ontvangen na verzending". 
 

Nadat de mailing is verzonden zal per e-mail een rapportage worden verzonden met de status van de mailing. Dit inclusief een link naar uitgebreide informatie. Zie de afbeelding hieronder:
 
 

Vragen hierover? Neem contact met ons op.

Mailing: Versturen mailing

B3net biedt de mogelijkheid om een mailing te sturen naar een compleet bestand maar tevens aan een specifieke selectie. En dit vanaf verschillende overzichtsschermen.

Ga hiervoor als volgt te werk:

Filter eerst de informatie die je in het overzicht wilt zien.

1. Selecteer eerst de rijen naar wie je een mail wilt sturen (vinkje ervoor)
2. Boven ieder overzichtsscherm vind je een "Kies-een-actie menu; klik hierop
3. Kies vanaf het "Kies-een-actie" menu" voor "Verstuur mailing"

LET OP!

Gebruik je de verstuur-mailing-knop rechtsboven een overzichtsscherm dan ontvangen alle resultaten uit de filter de mailing.

P

Plaatsingen: Snel plaatsingen terugvinden

Als je een stageplaats zoekt van een student - of zelfs een hele klas - en je bent niet zeker in welke periode (datumbereik) deze heeft gelopen, dan biedt B3net hier een handig hulpmiddel voor;
de optie "Volledige historie". Als je deze optie aanvinkt, zal B3net alle stages voor de betreffende student of klas tonen, ongeacht de van- en tot-datum en ongeacht de status van de plaatsing.
Uiteraard kan dit ook gebruikt worden om de volledige stagehistorie van een student zichtbaar te maken.
 

In de afbeelding hieronder tonen we een voorbeeld aan de hand van één student:

1- Voer eerst de naam van de student in, waarvan je de stageplaatsingen wilt zien.
2- Zodra de optie "Volledige historie" zichtbaar is, kun je een vinkje zetten.
3- Nadat de optie in punt 2 is aangevinkt, zullen de datumvelden 'Van' en 'Tot' gedeactiveerd worden. De velden Studiejaar en Datumselectie doen dan ook niet meer mee alhoewel dit niet zichtbaar is. 
4- Als je nu op de knop "Zoeken" klikt, zul je de volledige stagehistorie van de betreffende student zien, waarbij geen rekening wordt gehouden met de status van de stageplaats. Dus inclusief afgeronde, definitieve en gestopte plaatsingen en toekomstige plaatsingen (status Aanvraag, Contract aanvraag, Concept, Voorstel).

Hetzelfde kun je doen met een volledige klas. Zie afbeelding hieronder:

Plaatsingen: Sollicitaties opschonen

Er zijn situaties waarbij je Sollicitaties wilt verwijderen. Of deze nu verlopen zijn, ingetrokken, vervuld of om andere redenen niet meer relevant.

Deze sollicitatie(s) vind je wel terug op het Dashboard maar vanuit dat scherm kun je alleen bevestigen en niet verwijderen.

Sollicitaties die niet meer relevant zijn kun je weghalen (verwijderen) vanuit 
Plaatsingen -> Sollicitaties.

Zoek op dit scherm de sollicitaties op die je wilt verwijderen.
Selecteer vervolgens de betreffende rij kies dan verwijderen vanuit het "Kies-een-actie" menu bovenin het scherm. Vooral handig om meerdere rijen tegelijk te verwijderen.

Is het één enkele rij die je wilt verwijderen, dan kun je achter de rij op de vuilnisbak klikken.

Plaatsingen: Verwijderen

Er zijn situaties waarbij je Plaatsing wilt verwijderen. Het verwijderen van stageplaatsen is niet mogelijk indien de status Definitief is, indien de status Definitief is zal de status eerst aangepast moeten worden naar Concept of Gestopt

Lees hier meer over.

R

Rapportage: Rapportage "Aanbod per stagebedrijf"

In B3net kun je diverse rapportages uitdraaien waaronder een "Overzicht plaatsingen per stagebedrijf". Met deze optie kun je snel en makkelijk het aantal vacatures en plaatsingen per stagebedrijf zichtbaar maken. Vervolgens kun je deze informatie als Excel bestand exporteren of als PDF bestand opslaan.

1. Kies de gewenste opleiding
2. Kies de gewenste periode
3. Klik op de knop Bekijken

Je ziet nu een volledig overzicht voor de betreffende periode.

Onderdaan de lijst (4) vind je drie links: Exporteren (naar excel), Printen of PDF.

Rapportage: Rapportage aanbodoverzicht per stagesoort

Wat is het? Hiermee bedoelen we in B3net een rapportage van het aantal plaatsingen ten opzichte van het werkelijke aantal beschikbare stageplekken.

Dit is op te vragen via: Hoofdmenu: Rapportages -> Aanbod per Stagesoort
Ga als volgt te werk (zie overzicht hieronder en afbeelding:

1. Open scherm: Rapportages -> Aanbod per Stagesoort
2. Kies stagebureau
3. Kies sector.
4. Kies de opleiding.
5. Kies de start- en einddatum waarvoor de periode geldt
6. Maak een selectie bij de uitvoer optie (doorgaans zal dit een tabel zijn).
7. Klik op Bekijk

8. Vervolgens krijg je het overzicht te zien (zoals in de afbeelding hieronder.

9. Onder het grafische overzicht heb je drie opties om te exporteren (Excel, Printen of PDF).

S

Stagebedrijven: Stagegegevens komen niet overeen met gegevens SBB

Van tijd tot tijd wijzigen gegevens bij SBB, waardoor de gegevens in B3net niet meer precies overeenkomen. We krijgen op de servicedesk regelmatig vragen hierover. Je kunt de gegevens in B3net weer synchroniseren met SBB in een paar stappen.

• Controleer of het veld "leerbedrijf ID" in B3net overeenkomt met het leerbedrijf ID op de SBB site.
• Zorg dat het veld "gegevensbron" bij het bedrijf, op het tabblad Algemeen in B3net, op "Stagemarkt" staat. Als er "B3net" staat dan is B3net leidend voor de gegevens van dit bedrijf en zullen deze nooit overschreven worden door de koppeling met SBB.
• Zoek het bedrijf opnieuw op via Zoek nieuwe bedrijven en klik op de knop "Toevoegen" of "Toevoegen en sluiten" om de gegevens bij te werken.
   

Het bedrijf wordt nooit 2x toegevoegd. Op basis van het Leerbedrijf ID hebben wij een zuivere koppeling met SBB. Indien het bedrijf al in B3net staat dan worden bestaande gegevens bijgewerkt.

Stagebedrijven: Toevoegen of bijwerken bedrijven via SBB (Stagemarkt)

B3net biedt een handige mogelijkheid om bedrijven via SBB te importeren en bij te werken.

Ga via het hoofdmenu naar Organisaties → Stagebedrijven

1. Via de knop 'Zoek nieuwe bedrijven' kan snel en eenvoudig gezocht worden naar alle erkende bedrijven binnen Stagemarkt.
Deze functionaliteit wordt gebruikt om nieuwe bedrijven in B3net te plaatsen en/of om bestaande gegevens in B3net te synchroniseren met de gegevens van SBB (stagemarkt). Dit geldt eveneens voor contactpersonen van stagebedrijven.

2. Stagebedrijven: Om gegevens te kunnen bijwerken (synchroniseren) is het van belang dat op het tabblad "Algemeen" van de stagebedrijven, in het veld Gegevensbron: "Stagemarkt" is gekozen.

3. Ook bij de contactpersonen is een veld "Gegevensbron" aanwezig, onafhankelijk van de gegevensbron keuze bij de stagebedrijven (zie punt 2) kan bij de contactpersoon worden aangegeven of deze bijgewerkt moet worden als er een synchronisatie van het bedrijf plaatsvindt met stagemarkt. Het veld gegevensbron bij de contactpersoon staat op het tabblad algemeen bij de contactpersonen: Ga naar Organisaties → Contactpersonen → Tabblad Algemeen → veld Gegevensbron.

Meer informatie hierover is te vinden via de handleiding en de knop "Stagebedrijven en contactpersonen"→ "Stagebedrijven toevoegen via stagemarkt koppeling".

Stageplaatsen: Stageplaatsen verlengen

Soms kan het voorkomen dat je een bestaande stageplaats wilt verlengen, bijvoorbeeld:

• Student moet langer bij hetzelfde bedrijf stagelopen (krijgt een nieuw contract omdat oude is verlopen).
• Student gaat bij hetzelfde stagebedrijf stagelopen voor nieuwe opleiding.

Hiervoor biedt B3net de mogelijkheid om een stageplaats te verlengen zodat je niet handmatig studentplanningen, vacatures en matches hoeft vast te leggen.

Dit kan gemakkelijk via het overzicht van stageplaatsen via het "Kies-een-Actie-menu".

- Ga via het Hoofdmenu naar Plaatsingen > Plaatsingen en zoek de student op voor wie de plaatsing verlengd moet worden

Ga vervolgens als volgt te werk:

1. Selecteer de betreffende student door een vinkje voor de rij te zetten
2. Ga nu naar het "Kies een actie"menu
3. Klik op de optie "Verleng Plaatsing"

Je komt nu op het scherm "Meerdere elementen tegelijkertijd wijzigen".

Vul hier de gewenste informatie in.
Klik op "Ja" om de wijzigingen op te slaan en het scherm te sluiten.

Je zult zien dat er een tweede rij is ontstaan voor idem student.

Zie je de tweede rij niet, pas dan binnen de zoekcriteria het jaartal aan in het 'Tot" veld. Zie de schermafdruk:

Stagesoorten: Effect stagesoort configuratie voor de studenten. (Matching)

In B3net kun je "Stagesoorten" opgeven en afhankelijk van de configuratie hiervan bepaalt dit de werking van onder andere het Match scherm binnen B3net maar ook werking van de studenten App wordt hierdoor bepaald.

Over Stagesoorten en -periodes is in week 36 al een nieuwsbrief uitgestuurd. Nu willen we ons richten op de configuratie en het effect binnen de studenten app.

Pad: Hoofdmenu: Beheer > Stagesoorten

Een van de blokken binnen de Stagesoort configuratie is "Matching". Binnen dit blok vind je het veld "MBO Accreditatie erkenning bedrijven".
Daarachter vind je een dropdown-selector met (momenteel) vier opties:

1. Geen
2. Notificatie.
3. Blokkeren op Startdatum
4. Blokkeren op Start en Einddatum

Zie afbeelding hieronder:

In dit artikel willen we graag uitleggen welk effect deze velden hebben voor een student binnen de app.

1. Geen waarde; Er vindt helemaal geen controle plaats. Alle bedrijven worden getoond en er wordt geen melding gegeven indien er geen erkenning voor het betreffende bedrijf en opleiding is.
2. "Notificatie" bij deze optie hebben studenten de mogelijkheid "Alleen erkende bedrijven tonen" uit te zetten in de app. Vervolgens kunnen zij niet erkende bedrijven vinden en solliciteren.
3. "Blokkeren op startdatum" bij deze optie zullen geen bedrijven worden getoond die na startdatum stageplanning(studentplanning) een erkenning hebben gekregen. De student heeft niet de mogelijkheid om het vinkje bij de optie "Alleen erkende bedrijven tonen" uit te zetten. Voorbeeld: Startdatum studentplanning begint op 30-09-2019 en erkenning stagebedrijf is pas op 03-10-2019 afgegeven, dan zal de student het bedrijf niet kunnen vinden.
4. Blokkeren start- en einddatum: Dit is de meest strenge optie. Bij deze optie wordt een vergelijkbare controle gedaan als bij optie 2 maar er wordt niet alleen naar de startdatum gekeken maar ook naar de einddatum van de erkenning en enkel indien de studentplanning zowel qua start als einddatum binnen die periode valt, dan zal de student het bedrijf kunnen vinden in de app. 
   Bijvoorbeeld: Is de startdatum wel correct maar de einddatum komt niet overeen, dan zal de student alsnog het bedrijf niet kunnen vinden. Ook bij deze optie heeft de student niet de mogelijkheid om dit uit te zetten.

Stagesoorten: Inrichten Stagesoorten en -periodes

Stagesoorten:
Stagesoorten, op scholen ook wel stageroutes genoemd, zijn een combinatie van een sector, opleiding en leerjaar. Verder kunnen er meerdere leerwegen (BOL, BBL, etc..) per stagesoort worden aangegeven. In de praktijk wordt er over het algemeen 1 leerweg per stagesoort aangevinkt. Deze gegevens tezamen bepalen over het algemeen de naamgeving van de stagesoort, bijvoorbeeld: Helpende zorg en welzijn leerjaar 1 (BOL 2) De sector wordt over het algemeen niet aan de naam van de stagesoort toegevoegd omdat deze over het algemeen al wordt gefilterd bij de gebruikers op basis van waar die aan gekoppeld zijn.

 

BELANGRIJK

In de naamgeving van stagesoorten NOOIT verwijzingen naar datums/ studiejaren vermelden. Stagesoorten zijn namelijk elk jaar herbruikbaar.

Stagesoortperiodes:
Voor elke stageperiode op school wordt er per stagesoort ook een stagesoortperiode aangemaakt. Hierin is het dus juist van belang om tijdsturing aan te geven. Bedenk dat aan Periode 1 2019/2020, een afkorting van de opleidingsrichting is aan te raden zodat de periodes duidelijk te onderscheiden zijn als je deze in een lijst ziet. Je zou dan iets krijgen als: HZW1 periode 1 2019/2020 . Indien er meerdere vergelijkbare periodes zijn bijvoorbeeld op basis van stagedagen (maandag/ dinsdag of donderdag/vrijdag) dan is het raadzaam om dat te vermelden in de naam van de stagesoortperiode, bijvoorbeeld: HZW1 periode 1 2019/2020 ma/di en HZW1 periode 1 2019/2020 do/vr .

Studenten: Studenten zoeken op studiejaar

Sinds kort zie je boven het studentenoverzicht een nieuwe filter. "Filter op studiejaar".

Pad: Hoofdmenu: Studenten > Studentgegevens
Zie afbeelding:

 

Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om studenten te zoeken voor een volgend studiejaar. Tevens kan je combinaties maken met de andere filters. Voorbeelden hiervan:

• Kies je een studiejaar maar geen klas EN geen inschrijving? Dan zie je alle actieve studenten die een actieve Klas of een actieve inschrijving hebben met een startdatum binnen het gekozen studiejaar
• Kies je een studiejaar EN een klas? Dan zie je alle actieve studenten met een startdatum in dat studiejaar die tevens een actieve klas hebben met een startdatum in dat studiejaar.
• Kies je een studiejaar EN een bepaalde inschrijving? Dan worden alle actieve studenten getoond die een actieve Inschrijving hebben met een startdatum in dat studiejaar
• Kies je een studiejaar EN een Klas EN een Inschrijving; Dan worden alle actieve studenten getoond die een actieve Klas EN een actieve Inschrijving hebben, met een startdatum in dat studiejaar.

Op deze wijze kan je steeds specifiekere resultaten in het overzicht genereren.

Studenten: Voorkeursformulier wijzigen na verlopen deadline

Stel de studenten hebben hun uitnodigingen-voorkeuren reeds ingevuld en de periode om dit in te vullen of te wijzigen is verlopen. De student kan dan niets meer wijzigen. Echter, jij als docent of begeleider kan dan bijspringen en de benodigde aanpassingen alsnog maken

Hoe?

• Ga naar: Hoofdmenu > Studenten > Uitnodigingen voorkeuren .
• Open vervolgens het gewenste formulier in bewerken modus voor een overzicht van de ontvangers. Zie afbeelding:

• Je ziet nu alle studenten aan wie dit formulier is verstuurd en de status ervan.
• Achter iedere student zie je een potloodje waarmee je de ingevulde informatie kunt inzien en wijzigen. Zie afbeelding hieronder.

• Klik op het potloodje en je kunt de ingevulde informatie wijzigen zelfs nadat de deadline voor de student is verlopen.
• Vergeet niet na het maken van de wijzigingen de informatie op te slaan

Studenten app: Student kan stagebedrijf niet vinden

Als een student een stagebedrijf in de app niet kan vinden maar het bedrijf staat wel in B3net dan moet het volgende worden gecontroleerd:

- Staat op het tabblad "Kenmerken" van het stagebedrijf het vakje: Zichtbaar voor student aan?

- Staat op het tabblad "Kenmerken" van het stagebedrijf de juiste opleiding aangevinkt? Voor MBO gaat dit, afhankelijk van accreditatie instellingen bij de stagesoort, over het algemeen automatisch op basis van de erkenningen.

- Indien de erkenning (MBO) verplicht is, bestaat deze dan op het tabblad "Erkenningen" van het stagebedrijf?

- En zo ja, valt de stageperiode van de student (op basis van de studentplanning) volledig binnen deze periode? Het komt regelmatig voor dat de studentplanning een eerdere startdatum heeft dan de startdatum van de erkenning. Oplossing: de startdatum van de planning aanpassen naar de datum van het ingaan van de erkenning. Hierdoor kan de student het bedrijf weer zien.

- Anders kan, afhankelijk van de instellingen bij de stagesoort, de match gemaakt worden via bijvoorbeeld de basismatch.

Indien bovenstaande niet helpt, is het advies om een e-mail te sturen naar onze servicedesk. Vermeld daarin in elk geval het studentnummer en het leerbedrijf ID.

T

Toegevoegde velden: Toegevoegde velden groepsgewijs wijzigen

Heb je extra velden toegevoegd (toegevoegde velden) dan zijn deze groepsgewijs te wijzigen via het "Kies-een-actie" menu.

Zie hieronder een voorbeeld van deze actie voor Bedrijfsprofielen.

1- Ga naar organisaties (Hoofdmenu: Organisaties > Stagebedrijven )
2- Selecteer de bedrijven waarvan je waardes wilt wijzigen(bijvoorbeeld: Grootte) 
3- Ga via Kies een actie naar toegevoegde velden wijzigen (of in voorbeeld naar Extra velden)

In het volgende scherm kies je eerst het toegevoegde veld wat je wilt wijzigen. In dit voorbeeld kiezen we voor het bedrijfsprofiel veld "Grootte"

Aangezien we het veld "grootte" hebben gekozen, kun je nu de gewenste waarde ingeven.

Daarna klik je op de knop "Opslaan en sluiten" en de wijzigingen zijn gemaakt voor alle van tevoren geselecteerde bedrijfsprofielen.

U

Urenregistratie: Urenregistratie Link opvragen

Op de helpdesk van B3net krijgen we regelmatig vragen over e-mailberichten t.b.v. urenregistratie die niet bij het stagebedrijf aankomen.

Soms is de reden dat het bericht in de spambox terecht komt, soms wordt het weggefilterd door de server om welke reden dan ook en al dan niet wordt er een foutmelding teruggegeven. 
Omdat we graag onze gebruikers van dienst zijn hebben we de mogelijk geïmplementeerd om de link die wordt uitgestuurd door de student handmatig op te vragen in het systeem.

Wanneer? En Hoe?

- Voorwaarde is dat de student zijn uren heeft ingevuld en ingestuurd.
- Hoe? De snelste weg is via Hoofdmenu: Plaatsingen -> Plaatsingen -> Open de betreffende student -> Ga naar het tabblad "Urenregistratie".

Achter het veld "Uren acceptatie pagina" zie je de link normaal gesproken uitgestuurd wordt door de student.

Kopieer je deze link dan kun je het in een mailbericht aan de praktijkbegeleider sturen.