Doel van dit document
Dit overzicht laat klanten zien op welk moment in het B3net-proces welke gegevens naar XIP en vervolgens naar Osiris worden gestuurd, onder welke voorwaarden dat gebeurt en welke gegevens precies worden uitgewisseld.
De uitwisseling loopt in drie stromen: organisatiegegevens (stagebedrijven/leerbedrijven), contactpersonen (bijvoorbeeld praktijkopleiders) en plaatsingen (BPVO/stages). Berichten gaan altijd eerst van B3net naar XIP, en van XIP door naar het doelsysteem.
Organisatie- en contactpersoonsynchronisatie gelden alleen voor Osiris: ze worden alleen verstuurd als in de SIS-integratie configuratie de instelling Organisaties synchroniseren op "Ja" staat, en voor Eduarte worden geen organisatie- of contactpersoonsgegevens uitgewisseld. Plaatsingsberichten gaan wel naar beide doelsystemen, Osiris en Eduarte. De uitwisseling verloopt near real-time: onder normale omstandigheden staan gewijzigde gegevens binnen enkele minuten in het doelsysteem.
Proces: plaatsingen (BPVO/stages)
Betreft: Eduarte en Osiris
Plaatsingsberichten (voor de Beroepspraktijkvormingsovereenkomst, BPVO) worden verstuurd bij elke statusovergang van de plaatsing in B3net.
| Moment / trigger | Voorwaarden | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| Status van de plaatsing gaat in B3net voor het eerst naar "Afdrukken" | — | Eerste plaatsingsbericht wordt verstuurd naar XIP |
| Elke volgende statuswijziging van de plaatsing | — | Nieuw plaatsingsbericht met de op dat moment actuele gegevens wordt verstuurd naar XIP |
| Gekoppelde organisatie of contactpersoon is nog niet gesynchroniseerd (alleen van toepassing bij Osiris) | Zie de processen hierboven | Organisatie- en/of contactpersoonbericht wordt eerst verstuurd, voordat het plaatsingsbericht verder verwerkt wordt |
Het bericht van B3net naar XIP is voor Osiris en Eduarte identiek van opbouw; alleen het doelsysteem en de daarbij horende referenties verschillen. XIP vertaalt dit bericht vervolgens naar het format van het doelsysteem zelf, en dat format verschilt wel tussen Osiris en Eduarte.
Het bericht dat XIP bij Osiris aflevert is beknopter en leunt sterk op interne referenties die al eerder zijn uitgewisseld (organisatie-, contactpersoon- en studentreferenties, BPVO-nummer). Het bericht dat XIP bij Eduarte aflevert bevat meer gegevens opnieuw uitgeschreven, zoals studie- en inschrijvingsgegevens en de volledige contactpersoonsgegevens.
Osiris staat niet toe om een beëindigde plaatsing terug in het proces te brengen: eenmaal beëindigd, blijft beëindigd.
Handmatig synchroniseren
Naast de automatische verzending bij een statusovergang kan een plaatsingsbericht ook handmatig verstuurd worden. Dit is bijvoorbeeld handig als een niet-contractueel gegeven wijzigt — zoals de begeleidende docent — waarvoor geen nieuw contract en dus ook geen statuswijziging nodig is. Zo kan een wijziging in B3net alsnog geforceerd naar het SIS worden gestuurd, ook buiten de reguliere statusovergangen om.
Gegevens in het plaatsingsbericht (van B3net naar XIP)
| Gegeven | Omschrijving |
|---|---|
| Doelsysteem | Geeft aan of het bericht bestemd is voor Osiris of Eduarte |
| Aanvraag- en overeenkomst-ID | Unieke identificatienummers van de BPVO |
| Soort mutatie | Bijvoorbeeld nieuw of wijziging |
| Soort BPVO | Bijvoorbeeld reguliere BPV |
| Gewenste status | De statusovergang die wordt doorgegeven (bijvoorbeeld "Ondertekend") |
| Opleidingcode | Crebocode van de opleiding |
| Begindatum / verwachte einddatum | Looptijd van de plaatsing |
| Verwacht aantal uren / uren per week | Omvang van de stage |
| Afsluit-, afdruk- en ondertekendatum | Data uit het ondertekenproces van de overeenkomst |
| Beëindigingsgegevens | Reden, einddatum en gerealiseerde uren, indien van toepassing |
| Student | Studentnummer en onderwijsovereenkomst-referentie |
| Praktijkbegeleider | Begeleider vanuit de school |
| Stagebiedende organisatie | Naam, adres, contactgegevens en leerbedrijf-ID |
| Bedrijfscontactpersonen | Praktijkopleider en tekenbevoegd persoon, met contactgegevens |
Proces: organisaties (stagebedrijven)
Betreft: Osiris
Algemene voorwaarden: Organisatiesynchronisatie staat aan binnen de SIS integratie.
| Moment / trigger | Voorwaarden | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| Nieuwe organisatie aangemaakt in B3net | Organisatie heeft niet de status "Aanvraag" | Organisatiebericht wordt aangemaakt en verstuurd naar XIP |
| Organisatie gewijzigd op een van: adres, KvK-nummer, land, naam, postadres, postcode, postland, postplaats, voorkeurstaal, status, telefoonnummer, website, woonplaats |
| Nieuw organisatiebericht wordt aangemaakt en verstuurd naar XIP |
| Plaatsing (stage) wordt aangemaakt en het gekoppelde stagebedrijf of de stagelocatie is nog niet gesynchroniseerd | Zelfde voorwaarden als hierboven | B3net stuurt automatisch eerst een organisatiebericht voor de betrokken organisatie(s), voordat de plaatsing verder verwerkt wordt |
| Organisatie heeft een bovenliggende organisatie die nog niet is gesynchroniseerd (bijvoorbeeld een overkoepelende koepel met meerdere locaties) | — | Verwerking van de organisatie wordt aangehouden; eerst wordt de bovenliggende organisatie gesynchroniseerd, daarna pas de onderliggende |
Komt hetzelfde leerbedrijf-ID voor bij meerdere organisaties in B3net? Dan onthoudt B3net welke organisatie daarvoor als eerste naar Osiris is gestuurd, en blijft de gegevens van die organisatie gebruiken bij elke volgende plaatsing — ook als bij een latere plaatsing een andere organisatie met hetzelfde leerbedrijf-ID betrokken is.
Het antwoord (organisatie-ID en referentiecode) komt asynchroon (dus met vertraging) terug vanuit Osiris/Eduarte via XIP. Zolang dat antwoord niet binnen is, telt een organisatie als nog niet gesynchroniseerd. Als hetzelfde bericht in de afgelopen 5 minuten al eens is verstuurd, wordt het niet nogmaals verstuurd.
Osiris proces: contactpersonen
Betreft: Osiris
Algemene voorwaarden: Organisatiesynchronisatie staat aan binnen de SIS integratie.
| Moment / trigger | Voorwaarden | Wat gebeurt er |
|---|---|---|
| Nieuwe contactpersoon aangemaakt |
| Contactpersoonbericht wordt aangemaakt en verstuurd naar XIP |
| Contactpersoon gewijzigd op een van: voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, voorkeurstaal, telefoonnummer, mobielnummer, e-mailadres |
| Nieuw contactpersoonbericht wordt verstuurd naar XIP |
| Plaatsing wordt aangemaakt en de gekoppelde contactpersoon is nog niet gesynchroniseerd | — | Contactpersoonbericht wordt verstuurd |
| Organisatie is nog niet gesynchroniseerd op het moment dat een contactpersoon verstuurd zou moeten worden | — | Eerst wordt het organisatiebericht verstuurd; zodra daar antwoord op is, volgt automatisch het contactpersoonbericht |
Ook hier geldt: als hetzelfde bericht in de afgelopen 5 minuten al eens verstuurd is, wordt het niet nogmaals verstuurd. Net als bij organisatieberichten komt er asynchroon een postback terug met het interne Osiris-ID van de contactpersoon; dit ID wordt opgeslagen en gebruikt bij de eerstvolgende synchronisatie.
Een contactpersoon mag in Osiris maar aan één organisatie gekoppeld zijn. Hangt dezelfde contactpersoon in B3net aan meerdere organisaties, dan wordt hij of zij in Osiris meerdere keren aangemaakt: één keer per organisatie waaraan de contactpersoon gekoppeld is.
Gegevens in het organisatiebericht
| Gegeven | Omschrijving |
|---|---|
| Naam / handelsnaam | Naam van het stagebedrijf |
| Leerbedrijf-ID | Uniek nummer waarmee Osiris het leerbedrijf herkent |
| Bezoekadres | Straat, huisnummer, postcode, plaats, land |
| Postadres | Straat, huisnummer, postcode, plaats, land (indien afwijkend van bezoekadres) |
| Telefoonnummer | Algemeen bedrijfstelefoonnummer |
| E-mailadres | Algemeen bedrijfs-e-mailadres |
| Website | Bedrijfswebsite |
| Voorkeurstaal | Correspondentietaal van het bedrijf |
| KvK-nummer | Kamer van Koophandel-nummer |
| Status | Actief/inactief in B3net |
| Osiris-referentie | Intern koppelnummer vanuit Osiris waarmee B3net en Osiris dezelfde organisatie aan elkaar blijven koppelen |
Deze gegevens worden pas verstuurd zodra ze in B3net zijn vastgelegd; een leeg veld in B3net wordt ook leeg (of niet) meegestuurd naar XIP/Osiris.
Gegevens in het contactpersoonbericht
| Gegeven | Omschrijving |
|---|---|
| Voorletters | Voorletters van de contactpersoon |
| Voornaam | Voornaam |
| Tussenvoegsel | Tussenvoegsel (bijv. "van der") |
| Achternaam | Achternaam |
| Telefoonnummer | Vast telefoonnummer |
| Mobiel nummer | Mobiel telefoonnummer |
| E-mailadres | E-mailadres van de contactpersoon |
| Voorkeurstaal | Correspondentietaal |
| Rol | Of de persoon praktijkopleider en/of tekenbevoegd is |
| Gekoppelde organisatie | Referentie naar het bijbehorende stagebedrijf |
| Osiris-referentie | Intern koppelnummer vanuit Osiris waarmee B3net en Osiris dezelfde contactpersoon aan elkaar blijven koppelen. Een contactpersoon kan in Osiris maar aan 1 organisatie zijn gekoppeld terwijl in B3net deze restrictie er niet is. De contactpersoon in B3net kan meerdere Osiris referenties hebben. |