Soms is het wenselijk om heel snel veel contactpersonen in een korte tijd aan de database van B3net toe te voegen, bijvoorbeeld als een nieuw stagebureau voor het eerst gebruik gaat maken van B3net. B3net biedt hiervoor twee hulpmiddelen.
Inlezen van een Excel bestand met contactpersonen
We hebben onder Beheer> Import stagebedrijven de mogelijkheid om contactpersonen en stagebedrijven middels een Excelbestand te importeren in B3net.
Het Excel bestand bevat bijvoorbeeld de volgende kolommen:
- Volgnummer bedrijf (1, 2, 3, enz.)
- Aanhef
- Voorletters
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Functie
- Telefoonnummer
- Mobielnummer
- E-mailadres
- Gebruikersnaam (t.b.v. inloggen in B3net)
- Gebruikersgroep(en)
- In bestand onder tab gebruikersgroepen kun je de gebruikersgroepen definiëren met een ID-nummer: bijvoorbeeld ID=1 Gebruikersgroep=Instellingsbeheerder. Het ID-nummer vul je vervolgens in onder het tabje contactpersonen kolom gebruiksgroepen.
- Zichtbaar binnen de studenten app (optioneel) ja/nee
- Rollen (bijvoorbeeld praktijkopleider, HRM, directeur, etc...) (optioneel)
- Voorkeurstaal
Verder is een gegeven van de gekoppelde stagebedrijven noodzakelijk om ervoor te zorgen dat een contactpersoon aan de juiste organisatie wordt gekoppeld. Helaas blijkt een adres niet voldoende betrouwbaar en gebruiken wij dat daarom niet als koppelveld.
- Leerbedrijf ID (van S-BB)
- KvK nummer
- Bedrijfsnaam (werkt enkel indien het een 100% zuiver bestand is wat betreft naamgeving van de bedrijfsnamen)
Indien een contactpersoon aan meerdere organisaties moet worden gekoppeld zijn dit voor ons meerdere rijen in Excel. Op basis van het e-mailadres ontdubbelen wij de contactpersonen.
Zorg ervoor dat het volgnummer bedrijf onder het tab Contactpersoon overeenkomt met het volgnummer onder tab Organisatie.
Inlezen vanuit de koppeling met S-BB
In B3net is het mogelijk om stagebedrijven + contactpersonen te importeren via de koppeling met S-BB. De werking hiervan staat omschreven op de pagina Stagebedrijven toevoegen via stagemarkt koppeling. Echter is het raadzaam om eerst het volgende in overweging te nemen.
Met de huidige verwerking van het inlezen van contactpersonen worden alle bij het S-BB bekende contactpersonen ingelezen in B3net en gekoppeld aan een tijdens de import te kiezen rol. Stel dat bedrijf X tien contactpersonen heeft en er wordt gekozen om de contactpersonen te koppelen aan de rol Praktijkopleider dan zullen de tien contactpersonen deze rol toegediend krijgen. Tevens blijkt ook dat de contactpersoon informatie bij het S-BB niet altijd accuraat is.
Het is echt heel eenvoudig om snel veel contactpersonen toe te voegen aan B3net via deze koppeling. Echter kan het controleren van alle geïmporteerde contactpersonen alsnog tijdrovend zijn. Het handmatig toevoegen van contactpersonen kan juist ook een goed moment zijn om de contactpersonen lijst weer helemaal up-to-date te krijgen.