Stap 1 Voorbereiding
Vanaf het scherm "Plaatsingen" kan eenvoudig een mailing verstuurd worden voor alle resultaten van een zoekfilter of aan een specifieke selectie.
- De knop "Verstuur mailing" verstuurt de mail aan alle zoekresultaten.
- Door het aanvinken van rijen kan een specifiek aantal stageplaatsen worden geselecteerd.
- Vanaf het "Kies een actie" menu en optie "Verstuur mailing" kan de mailing worden verstuurd worden aan de geselecteerde plaatsingen.
Stap 2 Aanmaken
Nadat u heeft gekozen voor het versturen van de mailing komt u op het vervolgscherm. U kiest de e-mail die u wilt versturen, kunt eventueel direct de status van de plaatsingen aanpassen, en klikt op Direct versturen om de mailing te starten.
Op de achtergrond worden alle e-mails een van een gegenereerd en verstuurd conform het vaste sjabloon. Bij de contacthistorie van student, bedrijf en plaatsing wordt een logboek bijgehouden van alle verstuurde mails, zodat u altijd overzicht houdt welke e-mails zijn verstuurd.
- Kies het gewenste sjabloon
- Wijzig eventueel de status van de plaatsingen
- Verstuur de mailing
Aanpassingen en controlemogelijkheden via Opslaan en bewerken
Wilt u nog een aanpassing maken in de mail of controleren of alle gegevens goed staan kiest u dan voor "opslaan en bewerken". U komt in het scherm om de mailing verder voor te bereiden en te testen.
In het beheerscherm voor de mailing zijn de velden gevuld op basis van het sjabloon dat u heeft geselecteerd. U kunt hier nog wijzigingen in aanbrengen. We lichten een aantal van de velden aan u toe:
- Onderwerp: Dit is de titel van het e-mailbericht. Eventueel kunt u hier ook samenvoeg-velden aan toevoegen. Zie hiervoor punt 3
- Invoegvelden: Via een speciale knop in het opmaakmenu kunt u velden toevoegen aan het formulier. De samenvoeg-velden worden getoond tussen accolades: {student_voornaam}.
- Formulier: Hierin is de mailtekst opgenomen. U heeft verschillende opmaakmogelijkheden voor de mailtekst.
- Documentsjablonen: U kunt sjablonen kiezen uit de set van documentsjablonen om toe te voegen aan een e-mail. Op deze manier kunt u een individueel gegenereerde PDF meesturen met de e-mail.
- Ontvangers: Vanuit het sjabloon is een aantal standaard ontvangers geselecteerd. U kunt hier echter nog een wijziging op aanbrengen.
- Bijlagen: Behalve documentsjablonen kunt u ook een normale bijlage toevoegen aan de mailing.
Controleer de ontvangers
- Op het tabblad stageplaatsen ziet u alle geselecteerde plaatsingen voor de betreffende mailing. 2
- Onderaan de lijst staat de knop "toon de ontvangers". Via deze optie wordt het overzicht getoond van de betreffende ontvangers van de e-mails op basis van de soort ontvangers van de mailing.
Als er contactpersonen niet goed ingericht zijn, waardoor een e-mail niet goed verstuurd kan worden, kunt u hier controleren of dit het geval is.
Verstuur een testbericht
Middels de functie "verstuur test" kunt u de te versturen e-mail controleren door een e-mail naar u zelf te versturen. Hierbij worden alle mailtjes onder elkaar geplaatst in 1 lange e-mail zodat je van alle gegevens kunt controleren of de gegevens in de mail ook correct zijn. Mocht je enkel willen testen hoe de e-mail er wat betreft opmaak uit ziet, dan adviseren wij om maar 1 rij te selecteren voor de mailing zodat je een representatieve weergave van de mail voor de ontvanger hebt.
N.B: Heb je een --herhaal-begin-- --herhaal-eind-- blokje in de mail, dan wordt niet de hele mail herhaald, maar worden alle geselecteerde rijen gevuld dit in dit blokje. Net zoals bijvoorbeeld contactpersonen de e-mail ontdubbeld zullen ontvangen.
Logboek
Nadat de mailing is verstuurd kunt u via het tabblad logboek precies zien welke mails zijn verstuurd. Ook bij de bedrijven en studenten zelf kunt u bij de contacthistorie de verstuurde e-mails terugvinden. Op deze manier heeft u altijd inzicht in welke mails precies zijn verstuurd en wanneer.