De basisgegevens van studenten kunnen worden geïmporteerd in B3net middels de importmodule. Het importbestand dient van het type ".csv" te zijn, en bevat alle stamgegevens van de actieve studenten. Met het importeren van het csv-bestand is het voor B3net duidelijk welke studenten nieuw zijn, voor welke studenten er wijzigingen zijn, en welke studenten gestopt zijn.
Let op!
Let op dat het csv-bestand wordt opgeslagen met de UTF-8 karaktercodering, anders zullen alle tekens met accenten niet goed verwerkt worden. Mocht het opslaan als UTF-8 niet goed gaan, dan is dit alsnog mogelijk middels het gratis tooltje Notepad++.
De importgegevens zijn leidend: een wijziging B3net wordt dus overschreven als de gegevens in het importbestand afwijken. Uitzondering hierop zijn velden die niet gevuld zijn in het importbestand, maar die wel in B3net zijn ingevoerd: Deze velden worden niet overschreven door blanco waardes, vanuit de import.
de precieze specificatie van het csv-importbestand is beschreven in onderstaand document dat u kunt downloaden.
Stappenplan Inlezen studenten
Voor het inlezen van studenten volgt u volgende stappen:
- Ga naar het menu "Beheer | Import logboek"
- Klik op de knop "uitvoeren import" om een nieuwe import te starten
- Lees het CSV importbestand in, in B3net
- Controleer het resultaat van het inlezen van het importbestand
- Verwerk de gegevens in B3net
Inlezen bestand
Kies de Onderwijsinstelling waarvoor de gegevens worden ingelezen.
N.B.
De import wordt in B3net uitgevoerd door eerst een Onderwijslocatie te kiezen, studenten worden automatisch aan deze onderwijslocatie gekoppeld tijdens de import. Indien er meerdere onderwijslocaties in B3net staan zal er een import per onderwijslocatie gedaan moeten worden.
Selecteer het CSV importbestand op uw computer om deze te uploaden naar B3net
Let op!
Bestandsimport: Wanneer u kiest voor deelimport, blijven alle studenten actief en worden er geen studenten inactief gezet. Er wordt echter geen controle uitgevoerd om te identificeren welke studenten niet in het CSV-bestand voorkomen, maar wel in b3net zijn opgenomen. Met de deelimport kunt u bijvoorbeeld een specifieke groep studenten aan b3net toevoegen zonder anderen te beïnvloeden.
Indien u aangeeft dat het om een volledige import gaat bij het importeren van het bestand (deelimport uitvinken), worden alle studenten die aan uw school zijn gekoppeld en niet in het bestand voorkomen, naar het archief verplaatst. Wanneer u echter wel een deelimport uitvoert, zullen wij geen studenten in het archief plaatsen.
Let op! Vink de deelimport alleen uit wanneer u over een volledig bestand beschikt met alle studenten van uw school.
Info
Enkel basisgegevens bijwerken: Als u kiest voor Enkel basisgegevens bijwerken kunt u studentgegevens wijzigen zonder de klasgegevens te importeren.
LET OP: De kolommen Klas, Crebo en Startdatum dienen wel weggelaten te worden.
Controleren gegevens
Het verwerken van het CSV bestand kan enkele minuten duren, afhankelijk van het aantal studenten in het bestand. Als deze stap gereed is krijgt u een melding op het scherm en kunt u doorklikken naar het Import Logboek.
Het geïmporteerde bestand staat bovenaan de lijst. Bij een correcte verwerking heeft deze de status "ingelezen". De validatie-code kan 3 waarden hebben:
Goed: Alle studentgegevens zijn volledig goed verwerkt
Waarschuwing: Alle studentgegevens zijn verwerkt, voor een of meerdere studenten is een afwijking geconstateerd. De volgende situaties leiden tot een waarschuwing:
- Het e-mail adres voldoet niet aan de vereisten van een e-mail adres, en is waarschijnlijk niet juist.
- Er is geen Trajectcode in B3net opgevoerd voor de trajectcode van de betreffende student
Fout: de verwerking van het bestand is afgebroken vanwege een foutmelding. De volgende situaties leiden tot een foutmelding:
- De kolomtitels komen niet overeen met de vereisten van het importbestand
- Een verplicht veld van een student is leeg (studentnummer, achternaam)
Bij een waarschuwing of een fout kunt u de details van de meldingen inzien door te klikken op de regel of op het vergrootglas-icoontje te klikken (1).
Verwerken Import
Ingelezen bestanden met status "Goed" of met status "Waarschuwing" kunnen worden verwerkt. Hiervoor klikt u vanuit het overzicht van importlogboek op (2): Do Import.
U komt dan in een tussenscherm waarin u ziet welke studenten zullen worden toegevoegd, welke studenten worden bijgewerkt, en welke studenten eventueel op inactief worden gezet met deze import.
Deze tussenstap is bedoeld ter controle. Als u per ongeluk een verkeerd bestand heeft gekozen of een verkeerde onderwijsinstelling, ziet u dat de verwerking niet conform verwachting is. Dit is geen probleem, want er is nog niets definitief verwerkt.
Kloppen de gegevens: Klik onderaan het scherm op :"Importeer" om de gegevens definitief te verwerken
Kloppen de gegevens niet: Klik op annuleren, en voer opnieuw stap 1 uit voor een nieuwe import.
Na verwerking van import wordt de status van het inleesbestand gewijzigd in "Gereed". Door op klokje te klikken kunt u de wijzigingslog alsnog inzien.