In B3net is het mogelijk om gebruik te maken van digitaal ondertekende documenten. Deze documenten worden gemaakt in samenwerking met ondertekenen.nl.
- Starten met digitaal ondertekenen
- Digitale documenten aanmaken
- Validatie voor verzending stagecontract
- Communicatie via ondertekenen.nl
- Tot slot
Starten met digitaal ondertekenen
Om van start te gaan met digitaal ondertekenen hebben we in elk geval een account nodig op de website van ondertekenen.nl. Je kunt ervoor kiezen om een gratis account aan te maken, deze is later te upgraden naar een betaalde versie. Meer informatie vind je hier. Zodra je een account hebt, moeten wat settings worden ingevuld door medewerkers van B3net.
Rechten instellen
Om te beginnen, moeten in B3net een aantal rechten worden ingesteld. Zie de screenshots hieronder om welke rechtensets het gaat.
Ondertekeningsconfiguratie aanmaken
Als de juiste rechten staan ingesteld, is het mogelijk om via Beheer > Digitaal ondertekenen configuraties aan te maken. Deze worden gebruikt tijdens het genereren van de digitale contracten, die ondertekend moeten worden. Per contract is het mogelijk om maximaal vier verschillende ondertekenaars te hebben. Het is helaas niet mogelijk om meer ondertekenaars toe te kennen. Ook is het mogelijk om nog wat extra standaardinstellingen vast te leggen.
Vervolgens kan men per ondertekenaar aangeven (zie hieronder) om welk type het gaat.
Er zijn drie verschillende typen ondertekenaars:
- De student, die het document moet ondertekenen.
-
De gekoppelde contactpersoon van de stageplaats; dit kunnen maximaal vier verschillende typen zijn:
- Er zijn drie gekoppelde contactpersonen, die allemaal van een ander type kunnen zijn. Dit type is te selecteren in de configuratie en is in te stellen via het tabblad Contactpersonen van de betreffende stageplaats.
- Het is ook mogelijk om gebruik te maken van primaire contactpersoon van het stagebedrijf, waar de student stage gaat lopen.
-
De tekenbevoegde vanuit de onderwijsinstelling; dit kunnen twee verschillende typen zijn:
- De schoolbegeleider vanuit de plaatsing. Deze is op te geven via het tabblad Contactpersonen van de betreffende stageplaats.
- De tekenbevoegde vanuit de onderwijsinstelling, die per onderwijsinstelling en sector is op te geven.
Via de onderwijsinstellingen kun je de tekenbevoegde instellen. Hier zitten een paar restricties aan. Zo kan per sector maar één persoon worden aangewezen. Daarnaast wordt de lijst met mogelijke personen opgebouwd op basis van een bepaald recht: Ondertekenen > Gebruikers zijn tekenbevoegd. Bekijk daarvoor nogmaals het scherm bovenaan met de in te stellen rechten.
Digitale documenten aanmaken
Het is uiteindelijk vrij eenvoudig om digitale documenten aan te maken. Als je naar deze module gaat en je kiest voor de 'Kies een actie' Digitaal ondertekenen worden de gekozen stageplaatsen gevalideerd op een aantal punten. Als de validatie niet goed gaat, wordt een melding naar de eindgebruiker getoond. Zo moet voor elk gekozen persoon een geldig e-mailadres beschikbaar zijn en mag er nog geen digitaal document actief zijn. Verder moet de student een bepaalde leeftijd hebben om zelf te mogen ondertekenen. Als de student jonger is, wordt de ouder/verzorger tot ondertekenaar benoemd. Dit is een automatisch proces op basis van leeftijd en hoeft niet apart ingesteld te worden.
Ook heb je de mogelijkheid om een template te kiezen. Deze templates worden als Documentsjabloon opgemaakt. Bij dit sjabloon moet dan wel opgegeven worden dat je het wilt gebruiken voor het digitaal ondertekenen. Als dit niet is aangegeven, komt het document nooit terug bij de laatste instellingen voor het aanmaken van een digitaal document. Er is overigens één vereiste aan het sjabloon; er moeten een aantal tags in voorkomen. Deze representeren de ondertekenaars, aangezien de handtekeningen van deze mensen door ondertekenen.nl in het sjabloon worden geplaatst. Als deze ontbreken, is het niet mogelijk om het sjabloon op te slaan. Deze tags zijn overigens op dezelfde wijze in te voegen als de sjabloonvelden. Daarnaast moet het aantal tags corresponderen met het aantal opgegeven ondertekenaars in de configuratie, anders is het niet mogelijk om het document op te slaan.
Het is ook mogelijk om een extra controle uit te voeren op de ontvangers, voordat het digitale document daadwerkelijk wordt aangemaakt. Op die manier kun je altijd controleren welke personen een bericht inzake het digitale ondertekenen zullen ontvangen.
Als je een digitaal document hebt ingediend bij een stageplaats, moet deze nog verzonden worden naar ondertekenen.nl.
Validatie voor verzending stagecontract
Voordat het document naar ondertekenen.nl wordt verzonden, gaat er nog een controleslag overheen. Er zijn een aantal controles vastgesteld, die worden uitgevoerd op het moment dat een stagecontract gaat worden. Als aan een van deze regels niet wordt voldaan, wordt dit aan de gebruiker kenbaar gemaakt. Daarnaast wordt de betreffende stageplaats dan niet meegenomen in het uitsturen van het stagecontract. Als aan alle controles wordt voldaan, kan de taak worden klaargezet.
Communicatie via ondertekenen.nl
Vanaf moment van versturen wordt de communicatie door ondertekenen.nl verder opgepakt. Via ondertekenen.nl krijgen we telkens data terug, die we verwerken via een daarvoor ingesteld endpoint. Deze worden lokaal opgeslagen in de database om de ingelogde gebruiker een goed overzicht te geven van de status van de documenten. Het kan echter wel zo zijn dat de status in B3net iets achterloopt vergeleken met de status in ondertekenen.nl. Hier kunnen we verder niet veel aan doen.
Hieronder volgen nog wat screenshots van e-mailberichten, die door ondertekenen.nl verstuurt kunnen worden.
E-mail met verzoek tot ondertekening:
E-mail en te downloaden bestand met de transactiebon:
E-mail en te downloaden bestand met het ondertekende contract:
Tot slot
Meer informatie over de verwerking van de digitale documenten via ondertekenen.nl vind je hier.