Digitaal ondertekenen beheren

In b3net is het mogelijk om onder "beheer → digitaal ondertekenen" alle e-mailberichten per ondertekenaar in te stellen.

• Nieuwe configuratie
• Bewerk configuratie

Nieuwe configuratie

Op het scherm configuratie voor digitale ondertekening kun je bestaande/ en nieuwe configuraties aanmaken/bewerken.

Als je op de knop "Nieuwe configuratie" klikt, kun je een nieuwe configuratie starten.

• Naam; geef de configuratie een naam. Hierin wordt meestal gekozen voor BPV (naam leerweg).
• Aantal tekenbevoegde personen; aantal ondertekenaars voor het tekenen van het contract. Kies hier zorgvuldig het aantal, want dit valt niet te wijzigen zodra de configuratie is afgerond en opgeslagen.
• Aantal dagen tot herinnering; x aantal dagen wanneer er vanuit Signhost een herinnering wordt verstuurd.
• Aantal dagen tot ondertekenverzoek verloopt (max 90); x aantal dagen wanneer het contract volledig ondertekend moet zijn. Mocht deadline versteken zijn wordt het contact automatisch ongeldig verklaart.
• Ondertekenaar na ondertekenen doorsturen naar; na het ondertekenen kan er doorverwezen worden naar een webpagina. Meestal wordt hier de landingspagina weergegeven van de school.

• Kan ondertekend worden met plaatsings-statussen; selecteer een status als de plaatsing een status heeft bereikt.

  Onze voorkeur is dat hier in ieder geval de status "definitief" wordt gekoppeld. Dat is het meest logische moment om een ondertekening te starten.

• Extra ontvangers ondertekend contract (meestal wordt er nog een administratief e-mailadres gekoppeld in de volgende velden.)
  • Naam; naam van de ontvanger
  • E-mailadres; e-mailadres van ontvanger
  • Bericht in de e-mail naar de ontvanger; hier is het mogelijk om een standaard e-mailbericht in te geven voor de ontvanger.

Bewerk configuratie

Voor het toevoegen of bewerken van een configuratie moeten de velden allemaal ingevuld zijn. Hieronder volgt nog een korte uitleg voor de velden en hoe deze eventueel in te stellen zijn.

Student
De student wordt altijd ingevuld, nadat een selectie is gemaakt. Hiervoor hoeft geen aparte instelling gedaan te worden. De student moet echter wel aangemerkt worden als ondertekenaar, indien dit nodig is.

Contactpersoon binnen het bedrijf
Selecteer de rol van de contactpersoon, die bevoegd is om te tekenen. Deze persoon is per stageplaats aan te passen, maar het label van deze persoon is dan wel altijd gelijk. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om per stageplaats een ondertekenaar aan te wijzen. Daarnaast is het ook mogelijk om de primaire contactpersoon van het stagebedrijf te selecteren.

Onderwijsinstelling
Iedere onderwijsinstelling bevat een lijst van tekenbevoegde personen, die gekoppeld zijn aan een sector. Let er dus goed op welke sector u selecteert, want het is mogelijk dat een ander persoon ineens tekenbevoegd is, terwijl dat niet de bedoeling is. Daarnaast is het ook mogelijk om de praktijkbegeleider, die gekoppeld is aan de plaatsing, te selecteren.

Alle velden dienen verplicht ingevuld te worden.

• Naam; hier wordt dezelfde naam weergegeven als bij het aangemaakte configuratie. Zoals hierboven staat aangegeven. Je kunt hier de naam nog in aanpassen.
• Aantal tekenbevoegde personen; dit veld kan niet aangepast worden.
• Aantal dagen tot herinnering; x aantal dagen wanneer er vanuit Signhost een herinnering wordt verstuurd.
• Aantal dagen tot ondertekenverzoek verloopt (max 90); x aantal dagen wanneer het contract volledig ondertekend moet zijn. Mocht deadline versteken zijn wordt het contact automatisch ongeldig verklaart.
• Ondertekenaar na ondertekening doorsturen naar; na het ondertekenen kan er doorverwezen worden naar een webpagina. Meestal wordt hier de landingspagina weergegeven van de school.
• Uitsturen volgens volgorde; gelijktijdig uitsturen (ondertekenaars kunnen onafhankelijk van elkaar het contract tekenen) of 1 voor 1 (wachten totdat de eerste heeft ondertekend enz.)

• Ondertekenaar 1, 2, 3, etc.
  • Ondertekenaar; selecteer de rol wie bevoegd is om te kunnen tekenen. Het e-mail verzoek wordt naar de desbetreffende persoon gestuurd die gekoppeld is aan de stageplaatsing.

• Type ondertekening; maak onderscheid tussen de manier waarop ondertekend kan worden.
  • Dit kan middels een krabbel of via een knop. 
• Onderteken-bevestigingen sturen; ontvang bevestigingen van de statussen van ondertekening.
• Volledig ondertekend contract sturen; ontvang een kopie van het contract zodra deze volledig is ondertekend.
• Onderwerp in de e-mail naar de ondertekenaars (leeg laten voor de standaard van Signhost); Het is mogelijk om een ander onderwerp titel te geven aan de ondertekenverzoeken die worden uitgestuurd per e-mail. De lengte van het onderwerp mag maar 64 karakters lang zijn.

  • Standaard onderwerp is; [e-mailadres zoals ingegeven staat binnen het Signhost account] heeft een document gestuurd ter ondertekening via Signhost.
• Bericht in de e-mail naar de ondertekenaars; hier is het mogelijk om een standaard e-mailbericht in te geven aan de ontvanger.
• Bericht in de e-mail bij volledig ondertekend contract; hier is het mogelijk om een standaard e-mailbericht in te geven aan de ontvanger. Dit tekst veld wordt zichtbaar zodra "Volledig ondertekend contract sturen" geselecteerd is.

• Extra ontvangers ondertekend contract; dit functioneert hetzelfde zoals hierboven ("Nieuwe configuratie") staat aangegeven. Meestal wordt hier een e-mailadres gebruikt voor de administratie.