Als de urenregistratie-e-mail van een student niet aankomt bij het stagebedrijf, kan de beoordelingslink handmatig worden opgevraagd via het systeem onder Plaatsingen Urenregistratie. De link is 14 dagen geldig en toont soms niet alle uren als de contactpersoon wijzigt. Nieuwe uren worden toegevoegd aan dezelfde link als de beoordelaar gelijk blijft; anders wordt een nieuwe link aangemaakt. Gebruik altijd de link uit "Uren acceptatie pagina" en controleer de juiste contactpersoon.
Gaat het niet om het beoordelen van uren, maar om het registreren of insturen van uren door studenten? Raadpleeg dan het artikel Urenverantwoording.
Komt de urenregistratie-e-mail die de student verstuurt niet aan bij het stagebedrijf of de praktijkbegeleider? Dit kan verschillende oorzaken hebben. Het bericht kan bijvoorbeeld in de spambox terechtkomen, door een mailserver worden tegengehouden of zonder foutmelding worden geweigerd.
De beoordelingslink die normaal via e-mail wordt verstuurd, kan ook handmatig vanuit het systeem worden opgevraagd.
Wanneer?
Voorwaarde is dat de student zijn uren heeft ingevuld en ingestuurd.
Hoe?
De snelste route is:
Hoofdmenu → Plaatsingen → Plaatsingen → Open de betreffende student → Tabblad "Urenregistratie"
Achter het veld"Uren acceptatie pagina" staat de link die normaal door de student wordt verstuurd.
- Kopieer de link.
- Plak de link in een e-mailbericht.
- Verstuur de e-mail naar de praktijkbegeleider.
Geldigheid van de link
De link blijft gedurende 14 dagen geldig.
Wanneer de student na deze periode opnieuw uren indient, wordt automatisch een nieuwe beoordelingslink aangemaakt.
Zichtbaarheid van uren in de beoordelingslink
In sommige situaties zijn niet alle ingediende uren zichtbaar in de beoordelingslink. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer een praktijkbegeleider slechts een deel van de ingestuurde uren ziet, terwijl meerdere periodes zijn ingediend.
Hoe werkt dit?
Binnen een plaatsing wordt gewerkt met de meest recente beoordelingslink.
Nieuwe ingediende uren worden:
- toegevoegd aan een bestaande beoordelingslink; of
- opgenomen in een nieuw aangemaakte beoordelingslink.
Wanneer worden uren toegevoegd aan dezelfde link?
Uren worden toegevoegd aan een bestaande beoordelingslink wanneer:
- de uren nog niet zijn beoordeeld;
- dezelfde contactpersoon (beoordelaar) is gekoppeld.
Wanneer wordt er een nieuwe link aangemaakt?
Er wordt automatisch een nieuwe beoordelingslink aangemaakt wanneer:
- de contactpersoon of beoordelaar wijzigt;
- een eerdere beoordelingslink niet meer wordt gebruikt.
Let op
Wanneer de contactpersoon tussentijds wijzigt, worden openstaande uren niet samengevoegd in één beoordelingslink.
Hierdoor kunnen meerdere beoordelingslinks bestaan voor dezelfde periode.
Gevolg
De meest recente beoordelingslink toont mogelijk niet alle openstaande uren.
De uren kunnen verdeeld zijn over meerdere beoordelingslinks. Hierdoor kan het lijken alsof uren ontbreken, terwijl deze via een andere beoordelingslink moeten worden beoordeeld.
Oplossing
- Gebruik altijd de link uit het veld"Uren acceptatie pagina" van de plaatsing.
- Controleer of de juiste contactpersoon is gekoppeld.
- Verstuur indien nodig de juiste beoordelingslink opnieuw naar de praktijkbegeleider.