Komt de urenregistratie e-mail die de student uitstuurt niet aan bij het stagebedrijf/praktijkopleider?
Dit kan verschillende redenen hebben, bijvoorbeeld omdat het bericht in de spambox terecht komt, soms wordt het weggefilterd door de server en wordt er al dan niet een foutmelding teruggegeven.
De link die de student uitstuurt is handmatig op te vragen in het systeem.
De link die de student uitstuurt is handmatig op te vragen in het systeem.
Wanneer?
Voorwaarde is dat de student zijn uren heeft ingevuld en ingestuurd.
Hoe?
De snelste weg is via:
Hoofdmenu: Plaatsingen → Plaatsingen → Open de betreffende student → Ga naar het tabblad "Urenregistratie".
Achter het veld "Uren acceptatie pagina" zie je de link die normaal gesproken wordt uitgestuurd door de student.
Kopieer de link en plak deze in een e-mailbericht en stuur deze naar de praktijkbegeleider.
Geldigheid van de link
De link blijft hetzelfde en heeft een geldigheid van 14 dagen.
Als de student na 14 dagen opnieuw uren indient, zal er automatisch een nieuwe link worden aangemaakt.
Als de student na 14 dagen opnieuw uren indient, zal er automatisch een nieuwe link worden aangemaakt.
Zichtbaarheid van uren in de beoordelingslink
In sommige situaties kan het voorkomen dat niet alle ingediende uren zichtbaar zijn in de beoordelingslink.
Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een praktijkbegeleider alleen een deel van de uren ziet, terwijl er wel meerdere periodes zijn ingestuurd.
Hoe werkt dit?
Binnen een plaatsing wordt gewerkt met de meest recente beoordelingslink.
- Nieuwe ingediende uren worden toegevoegd aan een bestaande link
- Of er wordt automatisch een nieuwe beoordelingslink aangemaakt
Wanneer worden uren toegevoegd aan dezelfde link?
Uren worden toegevoegd aan een bestaande link als:
- De uren nog niet beoordeeld zijn
- Dezelfde contactpersoon (beoordelaar) gekoppeld is
Wanneer wordt er een nieuwe link aangemaakt?
Er wordt automatisch een nieuwe beoordelingslink aangemaakt wanneer:
- De contactpersoon/beoordelaar wijzigt
- Of wanneer een eerdere link niet meer gebruikt wordt
Let op
Als de contactpersoon tussentijds wijzigt, worden openstaande uren niet samengevoegd in één link. Hierdoor kunnen er meerdere beoordelingslinks bestaan voor dezelfde periode.
Gevolg
- De meest recente link toont mogelijk niet alle openstaande uren
- Uren kunnen verdeeld zijn over meerdere beoordelingslinks
Hierdoor kan het lijken alsof uren ontbreken, terwijl deze via een andere link beoordeeld moeten worden.
Oplossing
- Gebruik altijd de link uit het veld "Uren acceptatie pagina" bij de plaatsing
- Controleer of de juiste contactpersoon gekoppeld is
- Verstuur indien nodig de juiste link opnieuw naar de praktijkbegeleider