Mailing van stageplaatsen informatie kan op verschillende manieren in B3net. de volgende punten worden toegelicht:
- Mail sturen aan alle stageplaatsen (binnen een selectie)
- Mail sturen aan specifiek gekozen stageplaatsen (meerdere of 1 tegelijk)
- Informatie van meerdere stageplaatsen samenvoegen in 1 e-mail
- Status wijzigen tijdens het versturen van een mailing
1. Mail sturen aan alle stageplaatsen (binnen een selectie)
- Ga naar Plaatsingen en maak een selectie van de gewenste stageplaatsen via de verschillende selectiemogelijkheden.
- Het selectieresultaat wordt getoond (x-aantal stageplaatsen)
- Klik op de knop verstuur mailing om voor de gehele selectie een mail te sturen.
- Kies het sjabloon van de mail die je wilt sturen
- Eventueel kun je de afzender e-mailadres en naam aanpassen, standaard wordt het e-mailadres van het stagebureau getoond als afzender. Echter, dit valt te overschrijven en wordt op gebruikersniveau opgeslagen voor een volgende keer.
- Klik op direct versturen om de mailing te versturen. Klaar.
- Eventueel kun je de mailing eerst nog opslaan en bewerken, zodat iets aan de mail kunt toevoegen, of nog een keer goed kunt controleren.
- Indien je kiest voor "opslaan en bewerken" kun je de mailtekst aanpassen, de ontvangers, onderwerp, bijlagen, etc.
- Onderaan het scherm staan de knoppen om de mailing na aanpassing of controle te versturen
- De knop "verstuur test" stuurt 1 e-mail naar het e-mail adres van de ingelogde gebruiker, zodat de mail in de praktijk kan worden gecontroleerd.
2. Mail sturen aan specifiek gekozen stageplaatsen
- Op dezelfde manier als hier boven beschreven maak je een selectie van stageplaatsen, en toon je deze op het scherm.
- In plaats van de knop "verstuur mailing", selecteer je nu links naast de stageplaatsen de plaatsingen waarvoor je een mail wilt sturen.
- Als je de gewenste selectie hebt gemaakt, klik je op "kies een Actie" en vervolgens op "verstuur mailing" uit het lijstje met mogelijk acties.
- De verdere verwerking gaat op dezelfde wijze als beschreven bij 1.
3. Informatie van meerdere stageplaatsen samenvoegen in 1 e-mail
Het is B3net mogelijk om de mailingfunctie zodanig in te richten dat er 1 mail naar een ontvanger wordt gestuurd waarin gegevens van meerdere stageplaatsen staan. Dit wordt vaak gebruikt voor bedrijven die veel stagiaires hebben. De bevestigingsmail aan het bedrijf wordt dan als 1 mail verstuurd voor bijv. 10 studenten. (in plaats van 10 losse e-mails)
- Inrichting hiervan is een kwestie van inrichting van het sjabloon.
- Via "Beheer / Communicatie / Mailmerge sjablonen" kun je sjablonen beheren (als je hiervoor rechten hebt).
- In het sjabloon kan een deel van de samenvoegvelden binnen een "herhaal-sectie" worden geplaatst.
- Bij het versturen van de mails worden alle geselecteerde plaatsingen per ontvanger samenvoegt in 1 mail.
4. Status wijzigen bij het versturen van een mailing
- Het versturen van een mailing en het wijzigen van een status van de betreffende stageplaatsen kan in 1 handeling worden gedaan.
- Dit bespaart opnieuw extra tijd en handelingen, en maakt het ook mogelijk om makkelijk bij te houden o.b.v. status voor welke plaatsingen al een mailing is gestuurd.
- In het scherm waar het mail-sjabloon wordt geselecteerd kan ook de status worden gekozen waar de geselecteerde stages op gezet worden.