Beheer stagesoorten en periodes

Inleiding

Stagesoorten worden per opleiding vastgelegd. De stagesoorten en de daaronder behorende stagesoort periodes vormen binnen B3net de basis voor het tot stand komen van een juiste match. Zowel stageaanbod (vacatures) als planningen van studenten zijn hier op gebaseerd. De stagesoorten bevatten de algemene informatie van de stageroute van de studenten, bijvoorbeeld 1e jaars oriëntatie, 2e jaars differentiatie, afstudeerstage zijn typisch stagesoorten die worden gedefinieerd. Een stagesoort bevat minimaal 1 maar vaak meerdere stagesoort periodes, ook wel gewoon periodes genoemd. De periode bevat informatie als de start- en einddatum, het aantal uren, stage- en lesdagen.

Stagesoorten beheer

Het beheer is te vinden via het menu Beheer → Stagesoort

Vanuit dit scherm is het mogelijk om nieuwe stagesoorten toe te voegen of bestaande stagesoorten te bekijken of bewerken. Afhankelijk van de gebruikersrechten is er ook nog de mogelijkheid om stagesoorten te verwijderen. Echter, we adviseren wij om dit alleen te doen als een stagesoort (per ongeluk) verkeerd is aangemaakt. In alle andere gevallen is het advies om ze te archiveren.

Begeleiding

Matching (oud)

Matching (nieuw)

Urenregistratie

Studenten app instellingen

Toevoegen en bewerken van een stagesoort

Bij het toevoegen of het bewerken van een volgende stagesoort opent een scherm met 2 tabbladen. Het eerste tabblad bevat alle gegevens van de stagesoort, het tweede tabblad bevat de periodes, daarover in onderstaande paragrafen meer. Het is mogelijk dat er meerdere stagesoorten aangemaakt dienen te worden die ongeveer gelijk zijn maar op 1 of enkele punten van elkaar afwijken, dat is verder geen probleem. Het advies is wel om waar mogelijk het aantal stagesoorten te beperken.

De gegevens zijn onder te verdelen in een aantal categorieën:

Verplichte velden

• Naam; dit veld bevat over het algemeen de naam van de opleiding, eventueel leerjaar en niveau. Bijvoorbeeld: Bedrijfsadministrateur 1e leerjaar
• Verkorte code; Een korte code waaraan dat de stagesoort herkend kan worden in een lijst of overzicht. Bijvoorbeeld: BADM 1e jaar
• Sector; Voor welke sector is/ wordt deze stagesoort aangemaakt?
• Opleiding; Voor welke opleiding is/ wordt deze stagesoort aangemaakt? Enkel opleidingen van de gekozen sector worden gekozen
• Leerjaar; Voor welk leerjaar is/ wordt deze stage
• Stagebureau; Dit veld staat niet als verplicht gemarkeerd maar het niet invullen van dit veld kan wel voor ongewenste effecten wat betreft zichtbaarheid zorgen. Het is mogelijk om de stagesoort aan meerdere stagebureau's te koppelen.

Overige algemene velden

Een aantal algemene velden die de stagesoort verreiken en voornamelijk als doel hebben om op een later moment hier op te kunnen filteren en sorteren of om te exporteren en mailen. Denk hierbij aan de velden: Stagetype, Leerwegen, Coördinator. De Coördinator is een gebruiker in B3net en kan op basis van deze rol ook notificaties ontvangen. De Ondertekenaar is een gebruiker in B3net en wordt automatisch overgenomen naar de stageplaatsen indien deze is ingevuld. De ondertekenaar kan vervolgens worden opgenomen in mailmerge- en documentsjablonen, eventueel inclusief handtekening (afbeelding).

Over het veld Stagetype komen vaker vragen, vandaar hier een korte toelichting. De Stagetype is er met name zodat bij een stagesoort direct zichtbaar is om wat voor stage het gaat. Enkel de keuze "Student vraagt aan" heeft een extra functie. Indien deze keuze is ingevuld, zal het matchen (afhameren) vanaf het planningsdashboard, het basismatchsscherm openen en voor de andere keuzes het match scherm met het kaartje.

Er bestaat ook een veld Alternatieve crebos voor zoeken stagebedrijven. Dit is vooral ook een instelling voor het MBO zodat studenten voor een ander crebo op stage kunnen dan het crebo van hun inschrijving. HBO kent geen erkenningen zoals het MBO die kent. Het is een recht wat aangevinkt kan worden. Als het nadien nog niet zichtbaar is dan staat de optie uit op onze server.

Info

Onderstaande instellingen kunnen afhankelijk van de door school afgenomen modules wel of niet aanwezig zijn.

Begeleiding

Enkel relevant indien begeleiding binnen B3net plaats vindt.

• Begeleidingsdossier; Kies een bestaand begeleidingsdossier.
• Voortgangsformulier; Kies een bestaand voortgangsformulier.
• Begeleidingsdossier meteen toepassen bij aanmaken stageplaats; In de meeste gevallen is het wenselijk om deze optie aan te vinken. Indien een stageplaats aan wordt gemaakt (match maken) voor deze stagesoort wordt automatisch het begeleidingsdossier toegepast op deze stageplaats. Indien bijvoorbeeld de startdatum van de stage nog niet definitief is is het advies om deze optie uit te laten. Via het overzicht van de stageplaatsen kan het begeleidingsdossier op een later moment nog toe worden gepast.
• Aantal openstaande actie punten op studenten dashboard; Het aantal openstaande acties van het begeleidingsdossier dat de student kan zien in zijn/ haar dashboard binnen de app.

Matching

• Matchmodus; Kies de matchmodus die bij deze stage past.
• Maximum aantal sollicitaties per vacature; Indien de studenten solliciteren op vacatures kan hier een limiet op worden gegeven voor het maximum aantal studenten die mogen solliciteren op 1 vacature gekoppeld aan deze stagesoort.
• Maximum aantal sollicitaties per student; Indien de studenten solliciteren (met of zonder vacatures) kan hier het limiet op worden gegeven van het aantal sollicitaties dat een student voor een stage mag doen.
• Student mag vaker stagelopen bij hetzelfde stagebedrijf; Mag een student vaker stagelopen bij hetzelfde bedrijf of juist niet? Indien hier wordt gekozen voor blokkade heeft de student ook niet de mogelijkheid om te solliciteren bij een bedrijf waar hij/ zij al eerder stage heeft gelopen. Ook kan de match niet op een andere manier worden vastgelegd.

Stageconfiguratie

De instellingen van de erkenningen controles zijn verplaatst van de stagesoorten naar Beheer -> Stageconfiguraties voor functioneel beheer. Binnen de stagesoort wordt vervolgens verplicht een stageconfiguratie te kiezen (zie afbeelding matching (nieuw)).
 

Urenregistratie

• Maak gebruik van de urenregistratie in studenten app.; Dit vakje moet aan staan om urenregistratie voor alle stages van deze stagesoort aan te zetten.
• Toon uren registratie voortgang in studenten app.; Maak de voortgang van de urenverantwoording in de app zichtbaar voor de student.
• Rapportage op basis van; Hier hebben we de volgende opties:
  • Geen waarde; Indien er geen gebruik gemaakt wordt van de urenregistratie.
  • Uren; Indien de student een aantal uren stage moet lopen.
  • Dagen; Indien de student een aantal dagen stage moet lopen.
• Meerdere dagen invoer toestaan; De student mag in 1 actie voor meerdere dagen uren vast leggen.
• Opgegeven uren moeten geaccordeerd worden; De opgegeven uren moeten door de praktijkopleider geaccordeerd worden.
• Verplichte toelichting door student; Bij het registreren van de uren moet de student verplicht een toelichting invoeren van bijvoorbeeld hoe de student zijn/ haar tijd heeft besteed.
• Urenregistratie open zetten, zodra één van deze statussen is bereikt; Studenten mogen geen uren registeren in B3net voordat het (digitaal) contract/ Ondertekening BPVO één van de opgegeven statussen heeft.
• Maximum aantal dagen in de toekomst registreren; Mag de student uren in de toekomst registreren? Vul 0 dagen in voor niet in de toekomst registreren en anders het aantal dagen dat de student wel uren in de toekomst vast mag leggen.
• Maximum uren per week; Een harde limiet op het aantal uren dat een student in een week mag registreren, bijvoorbeeld om te voorkomen dat studenten in twee weken voldoende uren maken voor de gehele stage van 10 weken. Indien er geen limiet is mag het veld leeg gelaten worden.

Studenten app instellingen

• Stagebedrijven scherm openen met zoekfilter; Bij het zoeken naar nieuwe bedrijven in de app krijgt de student direct het filter scherm te zien in plaats van de lijst met stagebedrijven.
• Toon vacatures bij de bedrijven; Indien er vacatures in B3net staan van deze bedrijven kunnen deze ook aan de studenten getoond worden zodat ze direct op een vacature kunnen solliciteren.
  • Toon alleen bedrijven met openstaande vacatures; Dit is een sub-optie van bovenstaande optie. Door dit vakje aan te zetten krijgt de student enkel stagebedrijven te zien die relevante vacatures hebben. Relevante wordt bepaald op basis van de stagesoortperiode van de student en de overeenkomende stagesoort periodes van de vacatures.
• Activeer "Ik mag op stagegesprek" knop; Als deze optie aan staat dan kunnen studenten bij een stagebedrijf registreren dat ze een stagegesprek gepland hebben bij het stagebedrijf. Dit is ook in de planning van de student op zijn/ haar dashboard zichtbaar. Er wordt geen mail gestuurd naar de contactpersoon van het stagebedrijf.
  • Aangepaste label; Indien in de app niet het label "Ik mag op stagegesprek" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
• Student hoeft geen datum op te geven; Er hoeft geen datum ingegeven te worden wanneer het sollicitatie gesprek zou plaatsvinden.
• Activeer "Ik ben hier aangenomen" knop; Een student kan registreren dat hij/ zij is aangenomen bij het stagebedrijf, dit wordt vervolgens vastgelegd als sollicitatie. Er wordt geen mail gestuurd naar de contactpersoon van het stagebedrijf. De student kan meerdere contactpersonen toevoegen mits dat is aangegeven.**
  • Aangepaste label; Indien in de app niet het label "Ik ben hier aangenomen" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
• Student geeft zelf status van sollicitatie op; De student kan zelf de status van de sollicitatie wijzigen in de app, (ingediend, lopend, ingetrokken, niet aangenomen, verstuurd), bij het veld "Ik mag op stagegesprek" wordt dan vaak een eigen label opgevoerd: "Solliciteren".
• Toon stageopdrachten bij de bedrijven; Indien de stageopdrachten module is afgenomen kan hier aan worden gegeven dat studenten ook stageopdrachten mogen zien in de app. De student kan vervolgens bij de sollicitatie kiezen voor welke stageopdracht dat hij/ zij op stage wil. -Met Sprint 127 is deze functie uitgezet.
   
• Student moet start- en einddatum opgeven bij bevestiging stage; Tijdens het solliciteren mag de student de start- en einddatum van de stage wijzigen.
• Student kan bijlagen toevoegen aan sollicitatie; De persoon die de sollicitatie moet beoordelen, kan deze uploads inzien. Dit is dus niet zichtbaar voor de stagebedrijven.
  • Het uploaden van een CV bij de sollicitatie is; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
    • Aangepast label; Indien in de app niet het label "curriculum vitea" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
  • Het uploaden van een motivatiebrief bij de sollicitatie is; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
    • Aangepast label; Indien in de app niet het label "motivatiebrief" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
  • Het uploaden van een bijlage bij aanname sollicitatie is; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
    • Aangepast label; Indien in de app niet het label "bijlage bij aanname sollicitatie" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
• Student moet verplicht telefoonnummer bij nieuw contact invoeren; Indien student een nieuw contactpersoon aangeeft kun je aangeven dat dit veld verplicht is om in te vullen.
  • Daarnaast is het e-mailadres van de contactpersoon ook een verplicht veld.

** Tijdens de sollicitatie procedure is er een mogelijkheid om meerdere contactpersonen toe te kennen. Welke type contactpersonen toegevoegd kunnen worden, en welk label daarbij wordt getoond, is instelbaar. In de Studenten app wordt gesproken over 'rollen'

• Student kan een contact type Praktijkopleider opgeven; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
  • Aangepast label; Indien in de app niet het label "Praktijkopleider" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
• Student kan een contact type Contactpersoon BPV opgeven; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
  • Aangepast label; Indien in de app niet het label "Contactpersoon BPV" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.
• Student kan een contact type Ondertekenaar BPV opgeven; Je kunt hier kiezen tussen 'Verborgen, optioneel en verplicht'.
  • Aangepast label; Indien in de app niet het label "Ondertekenaar BPV" moet worden getoond maar een ander label dan kan dat hier opgegeven worden.

Er dient minstens één Contactpersoontype als instelbaar te zijn ingesteld (zij het verplicht, zij het optioneel), wil een student een sollicitatie kunnen insturen.

Aanpassen van de velden

Beheren periodes

In het tabblad periodes kunnen de verschillende stageperiodes worden beheerd.

1. Met de knop stageperiode toevoegen kun je een nieuwe periode aanmaken. U geeft de periode een naam, een startdatum en een einddatum. We adviseren om voor de naamgeving van de periode goede conventies af te spreken, zodat dit overzichtelijk blijft voor alle berokkenen.
2. In het overzicht van periodes worden standaard de actuele en toekomstige periodes getoond.
3. Voorgaande periodes verdwijnen automatisch uit de actuele lijst. Door te klikken op "voorgaande periodes" zijn deze nog wel in te zien.

Stagesoortperiodes van het lopende en vorige schooljaar zijn nog zichtbaar bij het aanmaken van bijvoorbeeld een studentplanning. Dit is ook het geval binnen het tabblad periodes binnen een stagesoort. Mocht je de stagesoortperiodes toch niet willen zien, dan kun je ze op inactief zetten binnen de stagesoort of op het scherm Beheer -> Stagesoort periodes.

Toevoegen van een nieuwe periode

Er zijn 3 mogelijkheden om nieuwe stagesoort periodes aan te maken:

1. Via Beheer → Periodes, minst geadviseerde methode om nieuwe periodes aan te maken, omdat het aanmaken van dubbele stagesoorten redelijk snel voor kan komen. Wel is het een prima scherm om snel een stagesoort periode op te zoeken en te bewerken.
2. Via het 2e tabblad van de stagesoort (zoals boven beschreven), duidelijkste manier omdat ook andere periodes van dezelfde stagesoort direct zichtbaar zijn.
3. Via het overzicht van de stagesoorten, Kies een actie → Voeg periode toe, dit is de handigste manier om dezelfde periode aan te maken voor meerdere stagesoorten.

De velden

Wijzigingen in onderstaande velden worden globaal doorgevoerd.

• Stagesoort; Bij welke stagesoort hoort deze periode, afhankelijk van methode 1, 2 of 3 is deze vooraf al ingevuld
• Naam; Dit veld bevat over het algemeen het periode nummer en schooljaar, bijvoorbeeld: periode 3 2018-2019
• Kleur; De optie om stagesoort periodes een kleur te geven staat bij alle scholen aan. De standaard kleur is wit (#ffffff). Deze kleuren zie je terug op de matchschermen in B3net.
• Toelichting; Dit is een optioneel veld dat lang niet altijd ingevuld wordt, het bevat een korte toelichting zoals bijvoorbeeld: 1 dagdeel naar school.

• Startdatum; Startdatum van de stage.
• Einddatum; Einddatum van de stage.
• Uren per week; Hoeveel uren per week lopen de studenten stage?
• Totaal uren; Dit is geen verplicht veld maar wel geadviseerd om in te vullen. Het betreft het totaal aantal uren van de stage zoals deze ook op het stagecontract komen te staan.
• Stagedagen per week; Op welke dag(en) moeten de studenten stage lopen. RO staat voor rooster, bijvoorbeeld even weken op ma/ di en oneven weken ma/ id/ wo.
• Lesdagen per week; Op welke dag(en) hebben de studenten een terugkomdag op school?
• Studenten kunnen planning aanmaken; Wanneer dit vinkveld is geactiveerd bij een periode, kunnen studenten via de studentenapp zelf een planning aanmaken. Dit werkt als:
  • De leerweg van de student is BBL.
  • De student heeft nog geen actieve planning.
  • De student is gekoppeld aan een stagesoort met een periode waarin dit vinkveld is aangevinkt.
  • Bij inloggen in de studentenapp krijgt de student een melding en kan hij/zij zich aanmelden voor beschikbare periodes. De planning wordt gemarkeerd als door student aangemaakt en is ook te verwijderen via de reguliere manier in de backoffice.

*** Stappenplan voor het wijzigen van de gegevens (startdatum, einddatum, uren per week, totaal uren, stagedagen per week en lesdagen per week) mocht het stageperiode veranderen doorgaans:

Stap 1: Onder Beheer -> Stagesoort -> Tabblad periodes -> De gegevens aanpassen.

Stap 2: Onder Studenten -> Studentenplanning de studentenplanningen gegevens wijzigen, dit kan via 'Kies een actie'.

Stap 3: Onder beheer -> Aanbodformulieren de gegevens aanpassen van het formulier en de ingevoerde regels onderaan de pagina.

Stap 4: Onder Aanbod -> Overzicht aanbod de vacatures gegevens wijzigen, dit kan via 'Kies een actie'.

Stap 5: Onder Plaatsingen -> Plaatsingen de plaatsingen gegevens wijzigen, dit kan via 'Kies een actie'.