Inhoud van dit artikel:
In de Studenten app kunnen documenten worden geplaatst zodat deze direct beschikbaar zijn voor de studenten als ze zijn ingelogd in de app. De documenten kunnen beschikbaar worden gesteld voor/ beperkt worden tot meerdere opleidingen en stagesoorten.
Rechten
Het toevoegen van de 'documenten in de app' is een beheer taak, de gebruikersgroep die dit mag doen moet het recht: Basis>Open document>Documenten in de app>Administratie hebben.
Documenten beheren
Het beheren van de documenten is te bereiken via Beheer>'Documenten in de app'
Je komt dan uit op een lijst met de reeds aangemaakte documenten, deze kunnen bewerkt en verwijderd worden. Indien het document zelf (de upload) wijzigt omdat er bijvoorbeeld een nieuwe versie van het document is dan, zal deze als nieuw document aangemaakt moeten worden en moet het "oude" document worden verwijderd.
Toevoegen van een document
Klik in het overzicht op de knop:
Geef in het formulier het document een naam zoals deze in de app wordt weergegeven. Actief geeft aan of dat het document actief of niet actief is in de app. Upload het bestand en klik in het veld opleiding om vervolgens één of meerdere opleidingen te kiezen. Vervolgens is het ook mogelijk om in het veld Stagesoort één of meerdere stagesoorten toe te voegen. Door op het vakje "Selecteer alle stagesoorten" kun je ook in 1 handeling alle stagesoorten van de geselecteerde opleidingen toevoegen.
Klik op 'Opslaan en sluiten' om het document te bewaren en terug te keren naar het overzicht.
Werken met documenten die jaarlijks wijzigen (zoals BPV-handboeken)
In sommige gevallen verandert een document jaarlijks, zoals het BPV-handboek. Omdat documenten in de app alleen kunnen worden gekoppeld aan een stagesoort (en niet aan een specifieke periode binnen die stagesoort), is het belangrijk om goed na te denken over hoe je versiebeheer organiseert.
Beperking in functionaliteit
Op dit moment is het niet mogelijk om een document in de Studenten app te koppelen aan een specifieke stagesoortperiode. Een document dat aan een stagesoort is gekoppeld, is zichtbaar voor alle studenten die gekoppeld zijn aan die stagesoort — ongeacht het jaar of de periode.
Workaround: gebruik jaarspecifieke stagesoorten
Om tóch te kunnen werken met documenten die jaarlijks wijzigen, adviseren we de volgende aanpak:
-
Maak per schooljaar een aparte stagesoort aan.
Bijvoorbeeld:- BPV Timmerman BBL 2024
- BPV Timmerman BBL 2025
- Koppel het juiste document (bijv. het BPV-handboek 2024) aan de corresponderende stagesoort.
- Zorg dat studenten via de juiste stagesoort worden ingepland, zodat ze het document voor het juiste schooljaar te zien krijgen in de app.
- Herhaal deze werkwijze jaarlijks. Je kunt de bestaande stagesoorten kopiëren en de naam, periode en gekoppelde documenten aanpassen.
Let op!
- Deze methode wijkt af van de standaard werkwijze waarin één stagesoort wordt hergebruikt met meerdere periodes.
- Het aanmaken van meerdere stagesoorten vraagt iets meer beheer, maar voorkomt dat studenten van een vorig cohort per ongeluk een verkeerd document te zien krijgen.
Tip!
Geef de naam van de stagesoort duidelijk het jaartal mee, zodat je bij het aanmaken van nieuwe periodes of bij het koppelen van documenten eenvoudig het juiste onderscheid kunt maken.