Vanuit B3net kunnen stagecontracten worden verstuurd die digitaal ondertekend kunnen worden. De opmaak kun je in B3net realiseren. Vervolgens start je het proces. Vanuit B3net wordt er een sein gegeven richting Evidos (Signhost). Die verstuurd de contracten ter ondertekening naar de ondertekenaars. Als dat gelukt is komt het contract ook weer terug in B3net.
Voorbereiding
Voorafgaande is het zaak dat onderstaande 3 punten goed zijn ingesteld.
- Voor het inrichten van het proces digitaal ondertekenen lees je hier.
- Voor het beheren van het proces digitaal ondertekenen lees je hier.
- Het aanmaken/bewerken van het documentsjabloon.
Ondertekenproces Starten
Om het proces digitaal ondertekenen te starten lees je hier verder onder.
Via het menu "Plaatsingen → Plaatsingen" vanuit het dashboard maak je een selectie van de stageplaatsen waarvoor je een contract wilt maken.
In de selectie als je bij "Status ondertekening Stagecontract" op "Geen" zet. Krijg je in de resultaten de stageplaatsen te zien waarbij geen contract is opgemaakt.
Je vinkt links op het scherm de stageplaatsen aan, en klikt "Kies een actie" boven de getoonde resultaten.
Kies de actie: "Digitaal Ondertekenen" in de lijst met opties om het digitaal ondertekenen proces te starten.
Op het "verstuur en controle" scherm kun je:
- Selecteer een document: het (contract)documentsjabloon selecteren.
- Validator: Voor alle stageplaatsen wordt gecontroleerd of alle gegevens kloppen en volledig zijn. Alleen voor de stageplaatsen zonder foutmelding wordt het contract uitgestuurd ter ondertekening.
Bij deze stap is het noodzaak om ervoor te zorgen dat alle gegevens ook echt kloppen. Dit voorkomt eventuele problemen tijdens het ondertekenen. Bijvoorbeeld dat het e-mailadres niet klopt van de contactpersoon of de uren niet kloppen van de stageplaats. Moet dit later gewijzigd tijdens de ondertekening dan wordt dit geblokkeerd. Dan moet het ondertekenproces opnieuw gestart worden.
- Het komt voor dat er wat meldingen getoond worden. Enkele voorbeelden.
-
Koppeling niet beschikbaar: Koppeling met bijv. Magister is op dit moment niet beschikbaar.
- Probeer het later opnieuw.
- Blijft het probleem zich voortdoen, neem dan contact op met Functioneel Beheer.
-
Koppeling niet beschikbaar: Koppeling met bijv. Magister is op dit moment niet beschikbaar.
- Aantal dagen tot herinnering: Dit spreekt voor zich.
- Aantal dagen tot ondertekenverzoek verloopt (max. 90): Hiermee geef je aan dat hoelang het verzoek van ondertekenen open blijft staan voordat deze verloopt.
Met de knop "Bekijk ontvangers" kun je gemakkelijk zien naar wie het contract verstuurd zal worden. Afhankelijk wat is geconfigureerd is.
Met de knop "Versturen en sluiten" wordt er een sein afgegeven aan Signhost voor starten het aanmaken van de contracten voor ondertekeningen. Ook zullen de mails dan worden uitgestuurd naar de personen voor het ondertekenen. Het contract dient aangemaakt te zijn om e-mail te mogen ontvangen met het verzoek. Vanaf dit moment wordt het digitaal ondertekenen verder afgehandeld door Signhost.
Ondertekenproces volgen van het contract
De (onderteken)statussen en contracten kun je het eenvoudigst zien en volgen via Hoofdmenu → Plaatsingen → Stagecontracten, de contracten met de laatste mutaties staan hier bovenaan.
Maar dit is ook te zien in op de desbetreffende plaatsing zelf. Selecteer een stageplaats. Binnen de plaatsing ga je naar het tabje 'Digitale contracten'.
Om een stap verder te gaan binnen het digitale contract maak je gebruik van het 'loopje' aan de rechterkant van de regel.
Je wordt doorverwezen naar het overzicht van het contract. In dit overzicht zie je algemene informatie over de student en organisatie. Dit omdat deze pagina op verschillende manieren benadert kan worden binnen B3net. Bij het "Overzicht van documenten" zie je het aantal versies van het digitaal contract en meer info.
Ongeldig verklaren
Hier is het mogelijk voor alleen Functioneel beheer om het contract ongeldig te verklaren mocht dat echt nodig zijn. Ook als het contract een eindstatus volledig ondertekend heeft bereikt.
Hier is het ook een mogelijkheid om nog dieper in het contract te duiken en de logs ervan weer te geven. Dit doe je wederom door het 'loopje' te gebruiken aan de rechterkant van de regel.
Overzicht van logs
Overzicht van documenten
Hier zie documenten omtrent het contract zoals het contract zelf, het getekende contract en het transactiebewijs.
Deze documenten zijn te downloaden indien deze bekend zijn bij Signhost. De documenten zijn ook te downloaden binnen de Studenten app en Progress app.
Verder beschikt hier ook de mogelijkheid om een bestand in .pdf up te loaden. Mocht er om wat voor reden het contract niet erin staan of de stageplaats is verlengd.
Overzicht van ondertekenaars
Hier vind je details van de genodigde ondertekenaars van het contract. Tevens zie je hier ook de status van het te ondertekenen document. Daarnaast is het ook mogelijk om vanuit hier handmatig herinnering uit te sturen.
Overzicht van logs
Hier kun je de transactiehistorie inzien. Mocht er iets zijn met het digitale contract kun je het hier het beste terugvinden.
De regels bestaan uit de volgende kolommen:
- Status: Welke statussen heeft het contract middels al vernomen.
- Type: Het type van de log wordt hier vermeld.
-
Bericht: Hier staat vooral een (fout)melding omschreven als aanvullende informatie.
- Naar aanleiding van wat er staat staan hieronder wat voorbeelden:
-
Bounce: Dat betekent dat de mail vanuit Signhost door de ontvangende mailserver wordt tegengehouden, mogelijk doordat de mailbox vol zit, de contactpersoon daar niet meer werkzaam is, of nog iets anders.
Wij versturen de mail niet en kunnen daardoor ook niet achterhalen wat de exacte reden van de bounce, is, mogelijk dat Signhost dat wel kan.
- Dit contract is ongeldig verklaard door ... : Mocht het contract bijvoorbeeld ongeldig verklaard worden wordt dan zie je door wat/wie gedaan is.
- view.common.none: Dit kunnen we niet goed achterhalen waar de oorzaak vandaan komt. Misschien dat hier iets van terug te vinden is binnen het account van Signhost. Maar het contract dient opnieuw aangeboden worden dan.
- Tevens wordt hier ook het afwijsbericht getoond als een ondertekenaar het document heeft afgewezen tijden het ondertekenen.
-
- Naar aanleiding van wat er staat staan hieronder wat voorbeelden:
- Datum en tijd: Spreekt voor zich.
-
Uitgevoerd door: Wie heeft de actie uitgevoerd.
- Mocht het onduidelijk zijn wie een bepaalde actie heeft veroorzaakt kun je ook kijken op de plaatsing zelf (bewerkmodus). Bij het tabje algemeen → ondertekening BPVO.
Overige informatie
Signhost transactie id. Dit is een kenmerk van het contract waar op gezocht kan worden indien het contract opgezocht moet worden bij Sighost.