Middels voorkeursformulieren kunnen voorkeuren van studenten in B3net vast worden gelegd. De studenten kunnen via de studenten app zelf hun voorkeuren opgeven, maar ook kan het stagebureau de voorkeuren namens de student invullen indien er bijvoorbeeld geen gebruik wordt gemaakt van de studenten app. De eerste stap is het aanmaken van een voorkeursformulier via het B3net beheer. Op deze pagina staat omschreven hoe de voorkeursformulieren klaar kunnen worden gezet voor de studenten en hoe de voorkeuren van de studenten bekeken en eventueel ingevuld kunnen worden namens de student.
Indien een student meerdere verzoeken krijgt om voorkeuren in te vullen dan worden op de match schermen de meest recent opgevraagde voorkeuren getoond.
Instructievideo Voorkeursformulieren klaarzetten voor studenten
Bekijk de instructievideo over het klaarzetten van voorkeursformulieren voor studenten.
Voorkeursformulieren klaar zetten
De voorkeursformulieren klaarzetten gaat via het Hoofdmenu → Studenten → Studentgegevens, selecteer daar de gewenste student(en) en klik in het menu Kies een actie op Voorkeursformulieren klaarzetten. Er verschijnt eerst een keuze scherm waarbij er gevraagd wordt wat je wilt doen.
Het is mogelijk om studenten toe te voegen aan bestaande uitnodigingen die eerder verstuurd zijn.
Nieuwe uitnodiging aanmaken:
- Naam: Geef de uitnodiging een naam om hem later te kunnen herkennen in de lijst met uitnodigingen.
- Omschrijving: Geef hier een eventuele aanvullende omschrijving op, deze is ook zichtbaar voor de student. Een toelichting voor de student kan eventueel ook worden geplaatst in de e-mail naar de student of in de begeleidingsactie (begeleidingsdossier) waarin de student gevraagd wordt om het formulier in te vullen.
- Tekst voor de e-mail uitnodiging naar de student: Dit veld is enkel van toepassing als ook het veld Verstuur een e-mail aan is gevinkt, dan is het ook verplicht. De aanhef, link naar de voorkeursformulier en afzender gegevens worden automatisch ingevuld.
- Voorkeursformulier: Kies een voorkeursformulier uit de lijst, de formulieren zijn te beheren via Beheer → Formulieren → Voorkeursformulieren.
- Antwoorden geldig van: De antwoorden op het formulier zijn geldig vanaf deze datum (bepaald ook weergave op bijvoorbeeld matchschermen).
- Antwoorden geldig tot: De antwoorden op het formulier zijn geldig tot deze datum (bepaald ook weergave op bijvoorbeeld matchschermen).
- Vervaldatum formulier: Studenten kunnen het formulier zelf invullen in de studenten app tot deze datum.
- Verstuur e-mail: Stuur een e-mail naar de studenten met het verzoek de voorkeuren in te vullen.
-
Accordering vereist: Vink dit vakje aan indien de voorkeuren nog door een docent beoordeeld moeten worden.
- E-mailadres docent: Hier worden de e-mailadressen getoond van gebruikers (Beheer → Gebruikers) die aan een gebruikersgroep zijn gekoppeld (Systeeminrichting → Gebruikersgroepen) waarbij de eigenschap Is Klasbegeleider aan staat.
- Tekst voor de notificatie naar de docent: De tekst die naar de docent wordt gestuurd in de e-mail met de link om de voorkeuren te beoordelen. De link wordt automatisch in de e-mail geplaatst.
Indien de voorkeuren in worden gevuld namens de student omdat deze buiten B3net verzameld moet in elk geval het vakje Verstuur e-mail uit staan. De voorkeuren kunnen vervolgens via de uitnodigingen of via de studentgegevens ingevuld worden.
De handleiding voor de student staat op een andere pagina in deze handleiding.
Voorkeursformulieren invullen en volgen
Bekijk de instructievideo over het invullen en volgen van voorkeursformulieren voor studenten.
Bekijken en bewerken van voorkeursuitnodigingen
Overzicht van alle voorkeursuitnodigingen
De uitnodigingen van de voorkeuren zijn terug te vinden via Hoofdmenu: Student > Uitnodigingen voorkeuren.
Op dit overzicht zijn de belangrijkste gegevens zichtbaar, hier staan er een paar uitgelicht:
- Studenten: het aantal studenten dat is uitgenodigd om de voorkeuren in te vullen
- Gereageerd: Het aantal en percentage van studenten die het formulier in hebben gevuld
-
Acties:
-
Verwijder de uitnodiging met alle gegevens
-
Exporteer de uitnodiging met alle gegevens
-
Archiveer de uitnodiging met alle gegevens
-
Bewerk/ bekijk de uitnodiging met alle gegevens
-
Voorkeursuitnodiging bekijken/ bewerken
Na het klikken op het bewerken van een uitnodiging wordt een pagina getoond met alle studenten die met deze uitnodiging het verzoek hebben gekregen om voorkeuren op te geven. Per student wordt de status weergegeven. De belangrijkste acties op deze pagina zijn:
-
Toon instellingen: Bekijk en bewerk eventueel de instellingen die zijn gedaan voor het uitsturen van de uitnodigingen.
Let op!
Indien de vink vakjes aan staan voor het versturen van de mailing dan worden de mailtjes ook (opnieuw) verstuurd na het opslaan. Indien dit niet gewenst is, is het advies om de vakjes Verstuur, e-mail en Accordering vereist uit te vinken voordat op de Opslaan knop wordt geklikt. - Kies een actie: Verstuur herinneringsmails naar de studenten om hun voorkeuren (alsnog) op te geven. Voordat de herinnering wordt verstuurd kan er eerst een tekst worden ingevoerd die in de e-mail wordt geplaatst.
-
Acties:
-
-
-
Bekijk de voorkeur van de student
-
Ook via het bekijken/ bewerken van een student via Hoofdmenu → Studenten → <student bekijken/ bewerken> zijn de voorkeuren in te zien op het tabblad Eissen / Voorkeuren. Door de voorkeur te bekijken kan deze vervolgens ook bewerkt worden op voorwaarde dat de rechten daarvoor beschikbaar zijn.
Bekijken/ bewerken van de voorkeur
Tijdens het bekijken/ bewerken van een voorkeursformulier van een student is het formulier zichtbaar zoals de student deze aangeboden heeft gekregen en eventueel ingevuld heeft. Mits de rechten het toe laten is het mogelijk om de voorkeuren namens de student in te vullen en op te slaan.