Veelgestelde vragen

Je wilt bij het opgeven van het aanbod het aantal plaatsen opgeven per afdeling (kenmerk). Zoals op onderstaande afbeelding te zien.

Dit is vrij simpel op te lossen door een vinkje te zetten beheer → aanbodformulier → bewerk → 'Enkel detailopgave mogelijk'.

Verder zie je enkel kenmerken/ details bij organisaties die ook kenmerken hebben.

Meer hiervoor is te lezen op Opgeven van stageaanbod met kenmerken

Er kunnen diverse redenen zijn dat de applicatie traag is. Je kunt dan wel zelf wat dingen nagaan wat het mogelijk kan oplossen:

Mogelijke oplossingen:

1. Het kan een combinatie zijn van 100 resultaten per pagina + de zichtbare kolommen. Sommigen van de kolommen vragen veel om in te kunnen laden.
2. Het kan zijn dat we onderhoud plegen. Dit proberen we zoveel mogelijk in de avonduren te doen mocht dat anders zijn dan wordt je daar van te voren van op de hoogte gehouden.

Lees verder onder het kopje 'Resultaten op overzichtsschermen' verdop de pagina.

Situatie:

Er is een administratieve wijziging nodig in een bestaand stagecontract, bijvoorbeeld een fout in het Crebo-nummer. Het originele contract blijft geldig, maar de wijziging moet worden vastgelegd in het dossier. Dit kan zonder dat er een nieuwe ondertekening nodig is.

Oplossing

Binnen B3Net kun je een addendum als bijlage toevoegen aan een bestaand contract. Volg deze stappen:

1. Ga naar Plaatsingen → Plaatsingen → Zoeken.
2. Bewerk de betreffende plaatsing.
3. Ga naar het tabblad Digitale contracten.
4. Klik op het loepje bij de juiste contractversie.
5. In de pop-up zie je de knop Upload bestand.
6. Upload het addendum (Word of PDF).

Situatie:

Student heeft al ondertekend maar toch krijg ik nog herinneringen om hem te ondertekenen. Als de student klikt op deze link zegt hij dat de link niet gelding is en stuurt de student daarna naar de website. De ondertekenaar van het bedrijf heeft geen mail ontvangen, ook niet in de spam.

Dit is wel afhankelijk wie de eerste ondertekenaar is maar de situatie blijft hetzelfde

Mogelijke oorzaak:

Signhost heeft de status nog niet bijgewerkt Waardoor deze ook niet terug komt in B3net, Signhost stuurt ook de herinneringen uit

Mogelijke oplossingen:

1. Contact opnemen met Signhost met de vraag wat hier aan de hand is en hopelijk kunnen ze het dan oplossen.
2. Contract ongeldig verklaren en opnieuw uitsturen en er vanuit gaan dat het een incident is aan de kant van Signhost

Situatie:

Regelmatig krijg je een herinnering om de stage overeenkomst te ondertekenen (Zie punt: Ondertekenaar heeft getekend, maar krijgt toch een herinneringen). Helaas lukt dat niet omdat de pagina steeds blijft laden.

Mogelijke oplossing:

Het probleem zit met dit soort dingen in elk geval niet in B3net omdat de ondertekening helemaal door Evidos/ Signhost wordt afgehandeld. Eventueel kan er een storing zijn geweest bij Signhost op het moment dat men probeerde te ondertekenen? Het kan ook iets zijn met de browser van de ondertekenaar, mijn advies is dan ook om het eerst zelf te testen, als dat nog steeds niet lukt dan met een andere browser of zelfs een ander device. Tot slot kan je contact opnemen met Evidos/ Signhost om daar de vraag neer te leggen.

Mocht bovenstaande niet werken dan is er nog een oplossing om het contract ongeldig te verklaren en opnieuw aan te bieden.

Situatie:

Wij hebben een mail ontvangen van Signhost met onderstaande inhoud. Hebben jullie hier een oplossing voor?

Unable to send postback

We attempted to deliver a postback multiple times to the URL https://test.b3net.nl/signing/api/post-back but we did not receive an HTTP success code. We have queued this postback and any successive requests for this postback URL. We will queue any new postbacks until the URL returns an HTTP success code.

Details

Transaction ID:4792d7e9-....-....-....-d57d58643fe2Transaction reference:[Bouw & Design] Stagecontract van ... (...) voor plaatsing #.... bij .... (van 01-08-2024 tot 31-07-2026)Postback URL:

https://test.b3net.nl/signing/api/post-back

Earliest next attempt:8/14/2024 10:23:34 AM +02:00Error message:A connection attempt failed because the connected party did not properly respond after a period of time, or established connection failed because connected host has failed to respond. (test.b3net.nl:443)

We did not receive a response from your URL.

Oplossing:

Dit is een valide mail die aangeeft dat Signhost B3net niet te pakken kreeg op dat moment. Net van tevoren (2024-08-14 10:10:40) en op een later moment (2024-08-20 14:21:45) is er nog wel een status update bij deze transactie geweest.

Eigenlijk is er niet direct iets aan de hand als je zo'n mailtje krijgt vanaf productie. Als het er meerdere zijn over een langere periode dan is dat wel echt een signaal om verder te onderzoeken.

Als dat het geval is stuur een mail naar onze servicedesk.

De melding "Voor het volgende type is een contactpersoon met een ongeldig e-mailadres gevonden: (bijvoorbeeld) Ondertekenaar BPV.

Voor het volgende type is een contactpersoon met een ongeldig email adres gevonden: Ondertekenaar BPV 
Technische details: No MX or a DSN record was found for this email

Technische details: No MX or A DNS record was found for this email" betekent dat het e-mailadres van de contactpersoon, in dit geval de "Ondertekenaar BPV", niet correct is geconfigureerd, waardoor het systeem geen geldige e-mailserver kan vinden om het bericht naar te sturen.

Concreet:{*}{*}

• No MX or A DNS record: Het domein van het opgegeven e-mailadres heeft geen geldig MX-record of A-record, wat betekent dat het systeem geen serveradres kan vinden voor het verzenden van e-mails naar dit adres.

Mogelijke oorzaken:

1. Verkeerd e-mailadres: Het kan zijn dat er een typefout is gemaakt in het e-mailadres, waardoor het domein niet klopt.
2. Fout in de DNS-configuratie van het domein: Het domein van het e-mailadres heeft mogelijk geen juiste configuratie om e-mails te ontvangen.
3. Niet-bestaand domein: Het domein van het e-mailadres bestaat niet of is niet meer actief.

Oplossing:

• Controleer het ingevoerde e-mailadres op fouten.
• Neem contact op met de beheerder(leerbedrijf) van het domein als het e-mailadres correct lijkt, zodat ze de DNS-instellingen kunnen controleren.
• Als het een tijdelijk probleem is met de DNS-instellingen, kan het na enige tijd vanzelf opgelost worden wanneer de juiste configuratie is doorgevoerd.
• Of je kunt vragen of er een ander e-mailadres gebruikt mag worden voor het ondertekenen.

Situatie:

Bij het digitaal ondertekenen verschijnt de melding dat de ondertekenaar niet is opgegeven.
In de betreffende plaatsing is Ondertekenaar bpv correct ingevuld, maar bij Ondertekenaar staat nog een oude naam (inactief account).
In de bijbehorende stagesoort is de ondertekenaar al aangepast naar de juiste persoon, maar deze wijziging wordt in de plaatsing niet zichtbaar.

De oorzaak is dat de ondertekenaar in de plaatsing wordt vastgelegd op het moment dat de plaatsing wordt aangemaakt.
Een latere wijziging in de stagesoort werkt niet automatisch door naar bestaande plaatsingen.

Oplossing:

Pas de ondertekenaar handmatig aan in de betreffende plaatsing(en).
Controleer daarnaast in de stagesoort of de juiste ondertekenaar is ingesteld, zodat nieuwe plaatsingen direct de juiste gegevens gebruiken.

Indien een contactpersoon niet meer werkzaam is binnen een organisatie en je wilt dat deze niet meer geselecteerd kan worden door de student. Kun je het volgende doen:

• Zet binnen de contactpersoon 'Zichtbaar binnen de studenten app' op 'nee'
• Zet de contactpersoon in het archief door hem/haar inactief te zetten via 'Kies een actie → inactief zetten'
  Door de contactpersoon naar het archief te zetten blijft de contacthistorie wel intact bij de plaatsingen. Zodra je een contactpersoon echt verwijderd dan vergaat ook de contacthistorie.

Als een contactpersoon niet kan inloggen controleer dan het volgende:

• Heeft de contactpersoon een gebruikersnaam in B3net? Als je deze niet kan invullen en je krijgt de melding 'Waarde moet uniek zijn". Dan moet je kijken of het gerbuikersnaam al bekend is in B3net. Vergeet niet om in het overzicht 'alle contactpersonen' te selecteren. Ontdubbel (kies actie → ontdubbel) de contactpersoon als dat van toepassing is.

  Technisch- en security technisch gezien moet een inlogaccount uniek zijn. Een account in B3net is een gebruikersnaam en een wachtwoord. Een e-mailadres is geen onderdeel van het inlogaccount. Daarom kunnen gebruikersnamen maar 1 keer voor komen en e-mailadressen wel vaker. Een e-mailadres is ook een ander gegeven en heeft een ander doel dan inloggen, namelijk communicatie.

  Indien er meerdere inlog accounts moeten bestaan in B3net, dan is dat uiteraard mogelijk, ook met een gedeeld e-mailadres. De gebruikersnaam mag namelijk alles zijn, dat hoeft helemaal geen e-mailadres te zijn.

• Staat contactpersoon in het archief? Zoja zet hem/haar dan weer actief.
• Klopt het e-mail adres? Voor het ontvangen van de wachtwoord mailtjes.
• Logt de contactpersoon wel in op juiste omgeving?

Neem hiervoor contact op met de functioneel beheerder(s) van B3net binnen school of een hoofdbeheerder die ook toegang heeft tot de gebruikersbeheer binnen B3net. Laat in elk geval nagaan wat de juiste gebruikersnaam is bij het account en vraag eventueel een nieuw wachtwoord aan. Ga naar de pagina Inloggen om meer informatie te lezen over het inloggen.

Voor functioneel beheerder:

Kijk bij de desbetreffende gebruikers in de backoffice of het account geblokeerd is (door te veel inlog pogingen) of misschien is deze geblokeerd. Ga dit eerst na.

Als er sprake is van SSO (Single Sign On) controleer aan schoolzijde (beheerder van de koppeling (SurfConext)) of de gegevens overeenkomen zoals de gebruikersnaam. Controleer daarnaast ook of de juiste link wordt gebruikt om in te loggen.

Indien de gegevens in B3net niet overeen komen met de gegevens bij S-BB, of het bijwerken van de bedrijfsgegevens in B3net wil niet lukken, dan loopt er wellicht iets niet goed met de synchronisatie. Tevens is dit de oplossing voor als er bij het zoeken naar nieuwe bedrijven wel een blauw vinkje staat bij het bedrijf maar in B3net staan de verkeerde gegevens. Doorloop onderstaande stappen om de organisatie weer synchroon te laten lopen.

Tip:

Indien een bedrijf wel een blauw (of grijs) vinkje heeft bij het zoeken naar nieuwe bedrijven maar niet gevonden kan worden in B3net dan zal het bedrijf wellicht een keer een nieuwe naam hebben gekregen. Zoek dan het bedrijf in B3net op door in het grote zoekveld bij de stagebedrijven het Leerbedrijf ID in te vullen.

• Heeft de organisatie in B3net een Leerbedrijf ID en komt dat Leerbedrijf ID overeen met de gegevens bij S-BB?
• Staat het veld gegevensbron bij het bedrijf op het tabblad Algemeen in B3net op "Stagemarkt"? Staat daar bijvoorbeeld "B3net" dan is B3net leidend voor de gegevens van dit bedrijf en zullen deze nooit overschreven worden door de koppeling met S-BB. Wijzig deze naar "Stagemarkt" indien de gegevens overgenomen dienen te worden van S-BB/ Stagemarkt.
• Zoek het bedrijf opnieuw op via de Zoek nieuwe bedrijven en klik op de knop "Toevoegen" of "Toevoegen en sluiten" om de gegevens bij te werken. Het bedrijf wordt nooit 2x toegevoegd. Op basis van het Leerbedrijf ID hebben wij een zuivere koppeling met S-BB. Indien het bedrijf al in B3net staat dan worden bestaande gegevens bijgewerkt.

Het bijwerken van de gegevens gebeurt niet live maar via een zogenaamde wachtrij worden taken van alle gebruikers na elkaar uitgevoerd. Indien maar 1 bedrijf is geselecteerd om toe te voegen / bij te werken wordt deze taak bovenaan de wachtrij geplaatst. Elke minuut wordt een nieuwe taak uit de wachtrij opgepakt.

Controleer nogmaals de gegevens van het bedrijf. De informatie zou nu wel moeten kloppen.

Indien tijdens het matchen een melding getoond wordt dat het bedrijf niet erkend is, moet het volgende gecontroleerd worden:

• Controleer op https://stagemarkt.nl/bedrijvenregister of het bedrijf daar ook de erkenning heeft. Dit is het publieke portaal van S-BB en tot op heden blijkt B3net exact dezelfde informatie te bevatten als Stagemarkt. S-BB geeft zelf aan dat de koppeling ongeveer 24 uur achter loopt t.o.v. hetgeen getoond wordt op de website van S-BB. Indien de erkenning ook niet op Stagemarkt staat, rest er niets anders dan een dag later nog eens proberen de match te maken.

• Controleer bij het stagebedrijf, op het tabblad "Erkenningen", of de erkenning voor het gewenste Crebo erbij staat. Klik voor de zekerheid onderaan het scherm op de knop "Erkenningen bijwerken" (enkel in bewerk modus beschikbaar). Indien er niets is gewijzigd is bij de erkenningen, anders dan de verificatiedatum, zijn er nog

  B3net geeft aan: "Bedrijf is niet erkend" terwijl bij S-BB de erkenning wel vermeld staat

  twee mogelijkheden:

  1. Erkenning staat er wel bij; Controleer dan ook of de Einddatum verder in de toekomst ligt dan de einddatum van de toekomst.
  2. Erkenning staat er niet bij; Controleer op het tabblad kenmerken of de juiste sector en stagebureau geselecteerd zijn. Indien dit niet het geval is, klik ze dan aan en klik nogmaals op de knop "Erkenningen bijwerken".

Welke gegevens gesynchroniseerd worden hangen af van de gegevensbron die staat ingesteld bij het stagebedrijf. Indien de gegevensbron staat ingesteld op Stagemarkt, dan worden ook de bedrijfsnaam en adresgegevens bijgewerkt tijdens een synchronisatie. In de andere gevallen worden enkel de erkenningen bijgewerkt en eventueel de opleidingen gekoppeld indien er nieuwe erkenningen zijn.

N.B.: De koppeling met stagemarkt kan enkel gelegd worden indien het veld Leerbedrijf ID een geldige waarde heeft, het leerbedrijf ID kan opgezocht worden op stagemarkt.

Handmatige synchronisatie

Door het bedrijf te openen in de bewerk-modus kan er handmatig gesynchroniseerd worden door onderaan het scherm te klikken op de knop Erkenningen bijwerken (gegevensbron is niet stagemarkt) of Synchroniseer met stagemarkt (gegevensbron is stagemarkt). De erkenningen worden enkel bijgewerkt voor de opleidingen die in B3net aan jouw sectoren zijn gekoppeld.

Automatische synchronisatie

Ook hier worden enkel de erkenningen bijgewerkt, of juist alle gegevens op basis van de ingestelde gegevensbron per stagebedrijf.

Op verschillende momenten worden bedrijfsgegevens en de erkenningen automatisch gesynchroniseerd:

1. Automatisch elke 100 dagen voor bedrijven, die in de laatste 100 dagen niet zijn gesynchroniseerd. Nieuwe erkenningen worden ook in B3net ingeladen, indien de inrichting van opleidingen en crebo's goed staat.
2. Als een student een pagina bezoekt in de studenten app.
3. Als een student solliciteert.
4. Als een match wordt gemaakt.
5. Als tijdens het matchen de status, start- of einddatum wijzigt.
6. Als van een plaatsing de status, start- of einddatum, of opmerkingen opmerking wijzigt.
7. Als de status bij het digitaal ondertekenen op definitief wordt gezet.

Inhoudelijk kunje hier meer info over vinden op de pagina Stageconfiguraties

Opleidingen worden niet automatisch ontkoppeld als een bedrijf niet langer erkend is.Het lukt niet om een nieuw bedrijf toe te voegen via Organisaties > Stagebedrijven > Bedrijf toevoegen

Vraag:
Het lukt niet om via Organisaties > Stagebedrijven > Bedrijf toevoegen een nieuw bedrijf aan te maken in B3net. Wat kan hier de oorzaak van zijn en hoe kan ik dit oplossen?

Antwoord:
Als het aanmaken van een nieuw bedrijf via de handmatige route niet lukt, kan dit duiden op een technisch probleem of een beperkingsinstelling, bijvoorbeeld met betrekking tot opleidingskoppelingen (crebo’s of croho’s).

Voor beheerder:
Het kan ook duiden op een rechteninstelling binnen de gebruikersgroep.

Workaround: gebruik de functie ‘Zoek nieuwe bedrijven’

1. Ga naar Organisaties > Stagebedrijven > Zoek nieuwe bedrijven.
2. Zoek het leerbedrijf op dat je wilt toevoegen.
3. Voeg het bedrijf toe via deze functionaliteit.

Let op: bedrijven die via deze route worden toegevoegd, kunnen in eerste instantie niet zichtbaar zijn in overzichten of de wachtrij, vooral als er nog geen juiste koppeling is gemaakt met de onderwijscodes (crebo/croho).

Mogelijke oorzaak stagebedrijf is niet te zien in overzichten: geen koppeling met crebo of croho

Wanneer je het bedrijf opent (Organisaties > Stagebedrijven > Zoek nieuwe bedrijven) na toevoeging, zie je bij de crebo’s mogelijk alleen rode kruisjes. Dit betekent dat de betreffende opleiding (crebo) niet is ingericht in B3net. Daardoor wordt het bedrijf niet zichtbaar of selecteerbaar binnen je planning of contracten, ook al is het technisch wel toegevoegd (te herkennen aan het blauwe vinkje bij het leerbedrijf ID).

In de instellingen waar met croho’s wordt gewerkt, geldt dat deze niet automatisch gekoppeld worden in de zoekfunctie, omdat deze tool oorspronkelijk is ingericht vanuit een MBO-visie.

Wat kun je doen?

1. Ga naar Organisaties > Stagebedrijven > Zoek in "Alle bedrijven".
2. Zoek het toegevoegde bedrijf op naam.
3. Open het bedrijf in bewerkmodus.
4. Pas de kenmerken aan en voeg handmatig de juiste opleidingen of opleidingscodes (crebo/croho) toe.

Na het aanpassen van de kenmerken is het bedrijf beschikbaar voor verdere verwerking!

Situatie

Een bedrijf heeft in B3net een nieuw ID gekregen via Stagemarkt.
Wanneer daarna de erkenningen worden bijgewerkt, lukt dit niet.
In Stagemarkt zijn de erkenningen wél zichtbaar en nog actief.

Oplossing

Dit kan opgelost worden door de erkenningenlijst eerst leeg te maken en daarna opnieuw te synchroniseren:

1. Verwijder de bestaande crebo’s uit de erkenningenlijst.
2. Voer een nieuwe sync met Stagemarkt uit.
3. De juiste erkenningen worden opnieuw opgehaald en toegevoegd.

Over het algemeen ligt de oorzaak bij de stagesoortperiodes, als de stagesoortperiode van de studentplanning niet exact overeenkomt met de stagesoortperiode die aan de vacature is gekoppeld dan zal afhankelijk van de zoekopdracht op het match scherm of de student of het stagebedrijf niet gevonden worden. Dit komt nog wel eens voor als er meerdere stagesoortperiodes zijn die ongeveer (of exact) dezelfde naam hebben, het is raadzaam om in dat geval de stagesoortperiodes duidelijkere namen te geven. 
 
Daarnaast controleer of het stagebedrijf goed is gekoppeld aan de sector/opleidingen. Een stagebedrijf wordt alleen getoond in de matching als de aan het bedrijf gekoppelde sectoren en opleidingen overeenkomen met de opleiding van de student of groep. Controleer dit via Organisaties > Stagebedrijf > Kenmerken.

Als een student niet zichtbaar is bij het matchen en/of op studentoverzicht. We krijgen deze gegevens vanuit de koppeling mee. Dan kan dat in elk geval de volgende oorzaken hebben:

1. Controleer eerst of de student gekoppeld is aan een klas, een actieve inschrijving heeft en studentplanning heeft.
2. Mogelijk heeft de gebruiker niet de juiste kenmerken toegewezen aan zijn/haar gebruikersaccount, waardoor dit niet zichtbaar is. Zijn de juiste onderwijsinstellingen gekoppeld.
3. Aan welke onderwijsinstelling zijn de studenten gekoppeld? Functioneel Beheer kan dat zien in het SIS, wij kunnen dat zien in de database.
4. Zijn er stagebureaus gekoppeld aan de onderwijsinstelling
5. Zijn er stagesoorten gekoppeld aan de opleiding, van de inschrijving van de student, voor het betreffende stagebureau. (Let op! Een stagesoort kan aan meerdere stagebureaus zij gekoppeld).

Binnen de stagesoort staat waarschijnlijk de "Stageconfiguraties" ingesteld op: 'Notificatie'

Er is dus wel een melding getoond dat het bedrijf niet erkend is, maar dit is niet blokkerend.

Als de instelling "Blokkering vanaf stageplaats status " ingesteld is op 'Aanvraag' dan kunnen de studenten wel solliciteren als de erkenning (nog) niet geregeld is, de studenten krijgen wel een melding. De sollicitatie kan vervolgens niet vast worden gelegd tot de erkenning rond is.

Let wel op dat een match NOOIT gemaakt kan worden als het bedrijf op de startdatum van de stage niet erkend is.

Je kun hier meer over lezen op Beheer stagesoorten en periodes en Stageconfiguraties

Vraag:

We hebben studenten (bijvoorbeeld uit de groep ZWVPB-VP4O21N) die hun voorkeuren hebben ingevuld voor Breda Verpleegkunde niveau 4, leerjaar 4 (20-1-2025 t/m 16-1-2026). Toch zijn deze voorkeuren niet zichtbaar in het matchingscherm. Wat gaat er mis?

Antwoord:

In dit geval was er geen einddatum ingesteld bij de voorkeurenuitnodiging. Hierdoor werden de ingevulde voorkeuren niet opgehaald in het matchingscherm.

De oplossing was om de betreffende uitnodiging voor het invullen van voorkeuren te bewerken en alsnog een einddatum op te geven. In dit voorbeeld is de einddatum ingesteld op 1 februari 2026, waarna de voorkeuren correct zichtbaar werden.

Ook al lijkt het logisch om een open (leeggelaten) einddatum te gebruiken, zorgt dit er momenteel voor dat voorkeuren mogelijk niet worden getoond in het matchingscherm.

Dit gedrag is bewust niet aangepast, omdat een open einddatum bij sommige instellingen ongewenste neveneffecten kan hebben. Bijvoorbeeld het oppikken van voorkeuren van studenten buiten de beoogde matchingsperiode.

Advies:
Geef bij voorkeurenuitnodigingen altijd een duidelijke einddatum op, zodat de voorkeuren correct en tijdig beschikbaar zijn tijdens het matchen.

Situatie

Bij het Plaatsing>vastleggen van een plaatsing wil een gebruiker een student koppelen aan een stagebureau.
De verwachting is dat het stagebureau Economie beschikbaar is, omdat:

• de student is gekoppeld aan Economie,
• de opleiding van de student ook aan Economie is gekoppeld,
• de gebruikers en de locatie correct zijn gekoppeld.

Toch verschijnt de optie Economie niet in de lijst bij deze student, terwijl de keuze bij andere (of nog niet geselecteerde) studenten wel zichtbaar is.

Oplossing

De beschikbare stagebureaus worden bepaald door de schoolinstelling van inschrijving van de student en de daarbij gekoppelde stagebureaus.
In dit geval is de student ingeschreven op een school die alleen aan twee specifieke stagebureaus is gekoppeld. Daarom zijn ook alleen die twee zichtbaar.

Kortom: alleen de stagebureaus die relevant zijn voor de school van de student worden getoond in de lijst met keuzes.

Waarom worden er zoveel vragen gesteld bij het beëindigen van een plaatsing?

Bij het beëindigen van een plaatsing spelen meerdere automatische processen een rol. Bij scholen met een 2-wegkoppeling sturen wij na beëindiging een bericht naar het SIS. Vanuit het SIS wordt dit automatisch doorgezet naar ROD/DUO, inclusief het totaal aantal gerealiseerde uren.

Daarnaast kunnen plaatsingen in B3net ook als bulkactie worden beëindigd. Omdat binnen zo’n bulkselectie verschillende situaties kunnen voorkomen (wel of geen urenregistratie, wel of niet beoordeeld), moet het formulier rekening houden met al deze varianten. Dit maakt het beëindigingsformulier uitgebreider dan bij het individueel beëindigen van een plaatsing.

Wat betekent “Gerealiseerde uren op basis van”?

Dit veld is altijd aanwezig en bepaalt hoe het totaal aantal uren wordt berekend wanneer urenregistratie niet (volledig) leidend is. Er zijn drie opties:

• Op basis van plaatsingsperiode; Het totaal wordt berekend met de formule: (40/52 × aantal uren per week × aantal weken). Dit is dezelfde berekening die ook door SIS-systemen zoals Eduarte wordt gebruikt.
• Gepland; totaal aantal uren; Het aantal uren zoals vastgelegd op de plaatsing.
• Handmatig; U vult zelf het totaal aantal uren in.

Wanneer verschijnt de optie “Geregistreerde uren”?

Deze optie verschijnt zodra in de selectie minimaal één plaatsing zit waarvoor uren zijn geregistreerd. Dit veld staat boven “Gerealiseerde uren op basis van”, omdat geregistreerde uren in dat geval mogelijk leidend zijn voor de uiteindelijke urenrapportage.

Welke keuzes zijn er bij “Geregistreerde uren”?

U kunt kiezen uit:

• Geaccordeerde uren
  Uren die door de student zijn geregistreerd én door de praktijkopleider zijn beoordeeld en goedgekeurd.
• Alle gewerkte uren
  Inclusief uren die wel zijn geregistreerd, maar nog niet zijn ingestuurd of beoordeeld.
• Geen geregistreerde uren
  Er zijn wel uren vastgelegd, maar deze tellen niet mee voor de rapportage naar SIS, DUO en ROD. In dat geval wordt het totaal bepaald via de keuze bij “Gerealiseerde uren op basis van”, net als bij studenten zonder urenregistratie.

Welke keuze is leidend bij het beëindigen van plaatsingen?

Dat hangt af van de samenstelling van de selectie:

• Alle geselecteerde studenten hebben uren geregistreerd
  Dan is de keuze bij “Geregistreerde uren” leidend. De keuze bij “Gerealiseerde uren op basis van” heeft in dat geval geen invloed.
• Er zitten ook studenten zonder urenregistratie in de selectie
  Dan wordt voor deze studenten het totaal aantal uren bepaald op basis van de keuze bij “Gerealiseerde uren op basis van”.

Heeft een 2-wegkoppeling invloed op deze keuzes?

Ja. Bij een 2-wegkoppeling worden de beëindiging en het totaal aantal uren automatisch doorgezet naar het SIS en vervolgens naar ROD/DUO. Daarom is het belangrijk dat bij het beëindigen van plaatsingen expliciet wordt vastgelegd welke uren leidend zijn.

Ook als er (nog) geen 2-wegkoppeling is, adviseren wij om deze werkwijze aan te houden. Dit voorkomt verschillen in interpretatie en sluit aan bij een mogelijke toekomstige koppeling.

Kunnen deze keuzes standaard worden ingesteld?

We onderzoeken of het mogelijk is om keuzes tijdens het beëindigen vooraf te beperken of standaard in te stellen. Daarbij is de belangrijkste vraag of deze instellingen:

• schoolbreed vastgelegd kunnen worden, of
• per opleiding of afdeling kunnen verschillen.

Dit geldt niet alleen voor de vragen over uren, maar voor het volledige beëindigingsformulier. Input vanuit scholen helpt ons om hierin weloverwogen keuzes te maken.

Verwarring over het aantal dagen in het voortgangsoverzicht komt regelmatig voor. Hieronder leggen we uit hoe deze waarde wordt berekend.

Vraag

Hoe worden de dagen berekend in Plaatsingen > Overzicht voortgang? Het aantal dagen lijkt soms niet overeen te komen met het aantal geregistreerde dagen (regels) in de urenregistratie.

Antwoord

Het aantal dagen in het voortgangsoverzicht wordt niet direct gebaseerd op het aantal ingevoerde dagen (regels) in de urenregistratie.

Dit overzicht is namelijk bedoeld om de totale voortgang van een student binnen één inschrijving inzichtelijk te maken.

Hoe werkt de berekening?

• Het overzicht toont alle plaatsingen die gekoppeld zijn aan dezelfde inschrijving.
• Dit betekent dat meerdere stages (bijvoorbeeld uit verschillende leerjaren) worden samengevoegd.
• De kolommen met uren en dagen tonen de totale voortgang over deze gecombineerde plaatsingen.

Wat betekent dit concreet?

Het kan voorkomen dat:

• In de urenregistratie zie je bijvoorbeeld 87 geregistreerde dagen (regels)
• Terwijl in het voortgangsoverzicht 151 dagen worden weergegeven

Dit verschil ontstaat omdat het voortgangsoverzicht kijkt naar de totale stageduur en voortgang over meerdere plaatsingen, en niet alleen naar de daadwerkelijk geregistreerde dagen binnen één stage.

Samenvatting

• Dagen ≠ ingevoerde dagen
• Dagen = voortgang over alle gekoppelde stages
• Uren blijven een optelsom van daadwerkelijk geregistreerde uren
• Verschillen ontstaan vooral bij studenten met meerdere stages

Gerelateerde artikelen

• Op stage - Overzicht 
• Op stage - Uren 

Soms komt het voor dat een student een eindbeoordeling invult, op Opslaan klikt, maar dat de beoordeling niet zichtbaar is in het systeem. Dit zorgt voor verwarring en vertraging in het proces.

Mogelijke oorzaken

1. Het formulier is niet in één sessie ingevuld.
2. De student doet te lang over het invullen, waardoor de sessie verloopt.
3. Het formulier wordt ingevuld via een mobiele telefoon. Op mobiele apparaten stopt het achtergrondproces zodra je naar een andere app of tabblad gaat. Hierdoor kan de hartslagfunctie niet actief blijven en verloopt de sessie na ±15-20 minuten.
4. Verplichte velden zijn niet ingevuld.

Oplossing

1. Vul het formulier in één keer in zonder onderbrekingen.
2. Gebruik bij voorkeur een desktopbrowser (Chrome of Edge).
3. Wacht na het klikken op Opslaan tot de bevestiging verschijnt.
4. Vermijd het switchen naar andere apps op je telefoon tijdens het invullen.

Als een student een stagebedrijf in de app niet kan vinden maar het bedrijf staat wel in B3net dan moet het volgende worden gecontroleerd:

1. Staat op het tabblad "Kenmerken" van het stagebedrijf het vakje: Zichtbaar voor student aan?
2. Staat op het tabblad "Kenmerken" van het stagebedrijf de juiste opleiding aangevinkt? Voor MBO gaat dit afhankelijk van stageconfiguratie instellingen. Over het algemeen automatisch op basis van de erkenningen.
3. Indien de erkenning (MBO) verplicht is, bestaat deze dan op het tabblad "Erkenningen" van het stagebedrijf? En zo ja, voldoet de stageperiode van de student (op basis van de studentplanning) volledig binnen deze periode? Zeker bij stagebedrijven die nog niet heel lang over een erkenning beschikken wil het wel eens voorkomen dat de studentplanning een eerdere startdatum heeft dan de startdatum van de erkenning. 
   Oplossing: Startdatum van de planning aanpassen naar datum van het ingaan van de erkenning. Nu kan de student het bedrijf weer zien en anders kan, afhankelijk van de instellingen bij de stagesoort, de match gemaakt worden via bijvoorbeeld de basismatch.
4. Indien de student of het stagebedrijf geen Google Maps kaartje heeft op het tabblad 'Algemeen' van de details van de student of het stagebedrijf dan is dit een reden waarom dat de match niet gemaakt kan worden. Dit komt bijvoorbeeld wel eens voor bij adressen in het buitenland. De oplossing is het adres aanpassen en klikken op de link "Haal adresgegevens opnieuw op" halverwege het tabblad 'Algemeen' van zowel de studenten- als stagebedrijf details.

Indien bovenstaande niet helpt is het advies om een e-mail te sturen naar servicedesk, vermeld daarin in elk geval het studentnummer en het leerbedrijf ID.

Als een student in de app de knop "Doe je urenregistratie" niet ziet dan kan dat in elk geval de volgende oorzaken hebben:

1. De stageplaats heeft niet de status definitief. Enkel bij stageplaatsen met de status definitief is het mogelijk om uren te registreren.
2. De student heeft meerdere studentplanningen en kijkt op dit moment naar een studentplanning die niet is gekoppeld aan een stageplaats. De student kan dit zien doordat in de bovenste balk van de app de naam van een stagesoort staat in plaats van de naam van het stagebedrijf. Studenten kunnen wisselen tussen studentplanningen door rechtsboven in de app op het icoontje met de 2 pijltjes te klikken (enkel beschikbaar indien er ook meerdere planningen zijn).
3. Bij de stagesoort van de studentplanning is geen urenregistratie ingesteld. Dit kan via het beheer van de stagesoort na worden gegaan en eventueel aan worden gepast.
   1. In uitzonderlijke gevallen komt het voor dat de stageplaats is gekoppeld aan een andere stagesoort dan de studentplanning die is gebruikt voor het aanmaken van de stageplaats. Hoewel dit niet aan te raden is, is het wel mogelijk. B3net houdt hier de instellingen aan van de stagesoort die is gekoppeld aan de studentplanning en niet de stagesoort die is gekoppeld aan de stageplaats.

Als blijkt dat de student geen uren meer heeft ingevuld over een bepaalde periode. Ga het volgende na:

1. Heeft de student daadwerkelijk de uren ook verstuurd nadat hij/zij ze heeft ingevuld. De student heeft de mogelijkheid om uren op te slaan zonder te versturen.
2. Zijn de uren gelogd op de juiste stage.
3. Zijn de uren naar de juiste contactpersoon gestuurd (te zien in de backoffice als student zijn/haar uren heeft verstuurd)

Als de student geen uren kan opgeven of het opslaan lukt niet. Loop de zaken na:

1. Zie kop 'Student ziet knop "Doe je urenregistratie" niet'

2. Heeft de student wel uren ingevuld maar ze worden niet opgeslagen?
   Dit kan liggen aan de tijdsnotatie van de uren.
   Voorbeeld:

   Uren ingegeven	Is gelijk aan	Geaccepteerd
   7,50	7h 30m
   7.50	7h 30m
   7:30	-
   7;30	-

Indien een student een openstaande actie heeft maar bij de actie geen bestand kan uploaden dan zou het kunnen zijn dat de stageplaats van de student op "Alleen lezen" staat. In de "normale" B3net-omgeving kan bij het beheren van de stageplaats de stageplaats op Alleen lezen worden gezet door het vakje aan te vinken bij het label "Alleen lezen voor student". Ook tijdens het stoppen van een stage wordt gevraagd of de stageplaats op alleen lezen moet worden gezet voor de student, mocht een stage alsnog hervat worden dan moet niet worden vergeten dit vinkje weer uit te zetten.

Student ziet stage niet terug in de app

De voornaamste redenen waarom een student een stage niet terug kan vinden in de studenten app zijn:

1. De status van de stageplaats is niet zichtbaar in de app, standaard zijn stages met de status Concept niet zichtbaar in de app, maar functioneel beheerders kunnen ook nog andere statussen verbergen voor de student. Dit doet men via Hoofdmenu → Systeeminrichting → Status beheer.
2. De stageplaats van de student is niet gekoppeld aan een studentplanning of stagesoort, voor de studenten app is de studentplanning een verplicht gegeven om de stage in de app te kunnen zien. Om dit na te gaan kan de studentplanning op worden gezocht via Hoofdmenu → Studentplanning, vink daar ook het vakje "Al geplaatste planningen" aan te vinken, zorg er voor dat de startdatum in het filter in elk geval voor de start van de stage ligt. Indien er een overeenkomstige studentplanning blijkt te bestaan, die is ook gekoppeld aan de juiste stageplaats (toon evt kolom Stageplaatsen wanneer deze nog niet zichtbaar is), ga dan verder met het volgende punt. Als de studentplanning nog niet bestaat, of niet (meer) is gekoppeld aan de stageplaats dan kan dit enkel op worden gelost door de stageplaats te verwijderen en opnieuw te matchen met studentplanning. Als dat geen optie is, stuur dan een e-mail naar onze servicedesk met daarin alle gerelateerde gegevens zoals naam van de student, studentplanning en stageplaats.
3. Aan de stageplaats is wel een studentplanning gekoppeld, maar de stagesoort is niet meer gekoppeld. Dit is op te lossen door via het overzicht van de stageplaatsen via het menu Kies een actie → Koppelen aan stagesoort, kan de stagesoort alsnog worden gekoppeld.

De reden waarom de foutmelding wordt weergegeven is omdat, het aantal resultaten per pagina bijvoorbeeld op 400 staat. Dit kunnen we incidentieel aanpassen naar 100 voor de instelling: recordsperpage_stageplaats_stageplaatsen_admin (zie persoonlijke instellingen binnen gebruikersaccount).

Het maximum aantal resultaten per pagina dat technisch haalbaar is, is heel erg afhankelijk van de beschikbare kolommen (Ctrl+F "Kolommen") en de data. Dus op sommige schermen, of bij sommige stagebureaus ga je de 400 wel halen en bij andere weer niet. We kunnen dat ook niet echt detecteren om dit te kunnen voorkomen.

Oplossing:

De manier om dit zelf op te lossen in het vervolg is door bijvoorbeeld de datum selectie aan te passen zodat je minder resultaten krijgt, maar wel meer dan 25. Dan kun je daarna de keuze voor het aantal resultaten per pagina aanpassen.

Plaatsing

Een mogelijke oorzaak kan zijn:

• De studentenplanning van de student is gekoppeld aan een inactieve inschrijving. De stageplaats wordt dan ook gekoppeld aan de inactieve inschrijving.
  • Het kan ook zijn dat de studentplanning niet is gekoppeld aan een inschrijving.
• Het kan ook zijn dat de inschrijving pas is gewisseld nadat de match al was gemaakt.

Loop bovenstaande eerst na a.u.b.

Mocht bovenstaande niet het geval zijn, stuur dan een e-mail naar onze servicedesk met daarin alle gerelateerde gegevens zoals naam van de student (studentnummer), studentplanning (stagesoortperiode) en stageplaats.

Vraag:

Ik heb een voortgangsformulier aangemaakt (bijv. Voortgang BBL Techniek) en ook meerdere voortgangscriteria opgesteld (bijv. 21 stuks). Maar ik kan de criteria niet koppelen aan het formulier. Wat gaat er mis?

Antwoord:
Om voortgangscriteria aan een formulier te kunnen koppelen, is het verplicht om eerst een bovenliggend criterium aan te maken. Dit bovenliggende criterium fungeert als kopje op het beoordelingsformulier.

Let op de volgende aandachtspunten bij het instellen van het bovenliggende criterium:

• Geef het bovenliggende criterium een logische naam: dit wordt het label/kopje op het formulier.
• Koppel het bovenliggende criterium aan de juiste opleiding(en).
• De velden voor beoordeling (bijv. cijfer, toelichting) in het bovenliggende criterium hebben geen invloed op de werking van het formulier — deze worden niet gebruikt.

Zodra het bovenliggende criterium correct is ingesteld, kunnen de andere criteria daaronder worden geplaatst als onderliggende criteria. Na deze koppeling kun je ze wel toevoegen aan het voortgangsformulier.

Samenvattend:

➤ Eerst bovenliggend criterium aanmaken → Onderliggende koppelen → Daarna toevoegen aan het formulier

Een bedrijf probeert het tussentijdse beoordelingsformulier van een student op te slaan, maar krijgt de melding dat bij een werkproces "eindbeoordeling ingevuld is" terwijl dit nog niet is gedaan.
Het verwijderen en opnieuw toevoegen van het formulier helpt niet. Hoe kan dit?

Deze melding wordt veroorzaakt doordat in het voortgangscriterium van het betreffende werkproces de instelling "Criterium sluiten na eindbeoordeling" is aangevinkt.

Dit betekent dat de student slechts één keer op dit criterium beoordeeld kan worden. Zodra er een beoordeling heeft plaatsgevonden (eindbeoordeling), wordt dit criterium gesloten en verschijnt bij alle volgende beoordelingsmomenten de tekst "eindbeoordeling ingevuld".

Bij het maken van een voortgangsformulier lukt het aanmaken wel, maar zodra we het formulier oproepen, verschijnt er een subcategorie ‘Keuzedelen’. Waar komt deze vandaan?

Dit gedrag wordt veroorzaakt door een ontbrekend gebruikersrecht in de productieomgeving. Het recht criteria.criteria_progress.choice_criterion is inmiddels aangezet, waardoor het formulier correct kan worden aangemaakt en bekeken.

Op dit moment worden de getoonde criteria in het formulier als keuzecriteria herkend, terwijl dit in de meeste gevallen reguliere criteria zouden moeten zijn.

Mogelijke vervolgstappen

• Controleer in de inrichting of de criteria juist zijn aangemerkt als regulier of keuzecriterium.
• Indien nodig kan dit in de database worden aangepast, zodat de juiste categorie wordt weergegeven. Graag ontvangen we de aanvullende informatie. Dit kun je sturen naar onze servicedesk.
• Wanneer de inrichting is gecorrigeerd, zou de subcategorie ‘Keuzedelen’ niet meer onterecht verschijnen.

Situatie

Bij het koppelen van een voorkeursformulier aan meerdere klassen gaat het in eerste instantie goed.
Later ontstaan echter problemen:

• Begeleiders en studenten zien een melding zoals "Service Unavailable".
• Studenten vullen hun voorkeuren in, maar na opslaan is er niets zichtbaar.
• Bij studenten met status gereageerd lijkt het formulier leeg.
• Soms verschijnt een verkeerd opleidingstype bij de student (bijvoorbeeld een andere stagesoort of opleidingstitel).

De vraag ontstaat of alle voorkeuren verwijderd en opnieuw aangemaakt moeten worden.

Oplossing

De oorzaak ligt in het gebruikte formulier. Het formulier dat voor de uitnodiging is ingezet bevat geen velden. Tijdens het klaarzetten van uitnodigingen wordt altijd een kopie van het formulier gemaakt.
Dat betekent dat het toevoegen van velden achteraf geen effect heeft op reeds verstuurde uitnodigingen.

Om het goed te laten werken zijn de volgende stappen nodig:

1. Velden toevoegen aan het formulier.
2. Eventueel reeds uitgestuurde uitnodigingen verwijderen.
3. Nieuwe voorkeuren klaarzetten met het bijgewerkte formulier.

Daarna zullen studenten de juiste velden zien en hun voorkeuren correct kunnen invullen.

Als je niet op klas kunt zoeken bij bijvoorbeeld Studenten → studentgegevens.

Zie hier onder bij het vakje klas…daar hoor ik een klas in te kunnen vuillen om zo de gehele klas een planning te geven. Maar dit vakje geeft een melding helaas.

Oplossing

Dit komt doordat je account waarschijnlijk niet gekoppeld is aan een school.

Voor functioneel beheerders

Dit is in te regelen bij Beheer → gebruikers → onder het tabje 'kenmerken'. Kijk of er een school gekoppeld is aan de gebruiker.

Een gebruiker/medewerker krijgt geen resultaten te zien bij plaatsingen.

Een mogelijke oplossing kan zijn:

• De opleiding van de studenten binnen de XIP configuratie is verkeerd/niet gekoppeld.

Als je geen studenten ziet of geen studenten in de klas aanwezig zijn dan kan dat op het volgende duiden:

• Lees bovenstaande 'ik kan niet op klas zoeken'
• Controleer in het overzicht of je bijvoorbeeld 'Mijn studenten' hebt geselecteerd. Wijzig dit in iedergeval (als daar de mogelijkheid voor is) naar 'Relevante studenten' of 'Alle studenten' 
  
• Mogelijk dat er iets is met de koppeling. Dat kan functioneel beheer eerst nalopen. Als dat het geval is stuur een mail naar onze servicedesk. Graag het verzoek om dan per desbetreffende klas een studentennummer mee te sturen!

Situatie:

Een student verschijnt niet als actief in B3net, maar staat wel in het archief.
De student is eerder ingeschreven geweest en heeft in Eduarte sinds 07-07-2025 een verbintenis met de status "Definitief".
Toch wordt de student niet opnieuw actief gemaakt in B3net.

Oplossing:

We krijgen sinds kort vanuit Eduarte de studenten binnen met verschillende onderwijsinstellingen, maar die zijn niet ingericht in B3net want daar is enkel een (hoofd)lokatie aanwezig bijvoorbeeld. In de XIP-configuratie moeten de verschillende onderwijsinstellingen dan aan (hoofd)lokatie worden gekoppeld en dan zullen ze alsnog verwerkt worden.

OF...

Onder organisaties -> Onderwijsinstellingen ook de nieuwe locaties aanmaken en dan moet niet vergeten worden om ook de juiste stagebureaus te koppelen. Daarnaast moeten de gebruikersaccounts ook aan deze nieuwe onderwijsinstellingen worden gekoppeld. Voordeel hiervan is dat je ook enkel maar gebruikers koppelt die de studenten op die lokaties moeten kunnen zien.

Situatie

Een student lijkt in Eduarte correct gekoppeld te zijn aan een groep.
In B3net ontbreekt echter de groepsdeelname, terwijl andere studenten in dezelfde groep wél goed zichtbaar zijn.

Oplossing

De oorzaak ligt meestal in de inschrijvingsgegevens die vanuit Eduarte worden doorgegeven:

• In de huidige koppeling wordt de einddatum van de klas gekoppeld aan de einddatum van de inschrijving.
• Wanneer de inschrijving van de student een einddatum in het verleden heeft (bijvoorbeeld vorig schooljaar), dan wordt de groepsdeelname niet als actief doorgezet naar B3net.
• Daardoor mist de student de groepskoppeling in B3net, ook al lijkt de verbintenis in Eduarte nog actief.

De oplossing ligt in Eduarte:
Controleer of de inschrijving van de student de juiste (toekomstige) einddatum bevat. Zodra de inschrijving correct is ingericht, wordt de groepsdeelname ook in B3net juist gekoppeld.