Stageconfiguraties

Inleiding

De instellingen van de erkenningen controles worden via Beheer -> Stageconfiguraties geconfigureerd door functioneel beheer. Binnen de stagesoort configuratie is het nu verplicht om een stageconfiguratie te kiezen. Tevens zijn er gaandeweg het proces om te komen tot een stageplaats op individuele hoogte een configuratie te selecteren.

Instellen rechten

De rechten om de stageconfiguraties te mogen bekijken en te bewerken zijn te vinden onder Basis → Stageconfiguraties

Flowchart

Zie de flowchart voor de logica achter de erkenning controles en de verbanden die gemaakt worden.

Belangrijke punten:

1. Meer Grip op Varianten voor Functioneel Beheer:
   • Alle gebruikte erkenningen controle opties zijn aangemaakt als verschillende stageconfiguraties en gekoppeld aan de betreffende stagesoorten. Hierdoor heeft functioneel beheer meer grip op mogelijke varianten.
2. Waarschuwing bij Storing in SBB-koppeling:
   • In het geval van een storing bij SBB of aan onze kant van de koppeling, wordt er naar dezelfde erkenning gekeken waarvan in de afgelopen 30 dagen nog een controle is uitgevoerd. Als deze wordt gevonden, kan de match alsnog worden gemaakt met een waarschuwing.
3. Verhoogde Frequentie van Erkenningen Controles:
   • Als een student een pagina bezoekt in de studenten app.
   • Als een student solliciteert.
   • Als een match wordt gemaakt.
   • Als tijdens het matchen de status, start- of einddatum wijzigt.
   • Als van een plaatsing de status, start- of einddatum, of opmerkingen opmerking wijzigt.
   • Als de status bij het digitaal ondertekenen op definitief wordt gezet.
4. Bijwerken Erkenningen Opmerking bij Plaatsingen:
   • In diverse situaties zoals benoemd in punt 5, wordt ook de erkenningen opmerking bij de plaatsing bijgewerkt (indien van toepassing).
5. Maatwerk bij Studentenplanning of Plaatsing:
   • Er kan nu een andere configuratie worden gekozen bij een studentenplanning of plaatsing, waardoor maatwerk mogelijk is.

Stageconfiguratie beheer

Het beheer is te vinden via het menu Beheer → Stageconfiguratie

Vanuit dit scherm is het mogelijk om nieuwe Stageconfiguraties aan te maken, te bewerken of te verwijderen.

Stageconfiguratie toevoegen

Standaard Stageconfiguraties (toewijzen)

Stageconfiguratie toevoegen

Verplichte velden:

• Naam; Spreekt voor zich. Geef de configuratie een naam. Dit komt op verschillende schermen binnen B3net weer terug.
• Erkenning controle; Keuzelijst
   
  • Geen controle; Controle wordt niet uitgevoerd/ is niet nodig. Voor samenwerkingsverbanden tussen MBO en HBO, kan voor HBO-instellingen de Geen controle uitvoeren toegepast worden.
  • Blokkeren; Indien controle o.b.v. (zie onderstaande) de stage geen geldige erkenning heeft, kan de match niet gemaakt worden. Ook kan de student het bedrijf niet vinden in de app.
    • Controle o.b.v.; Startdatum (Enkel de startdatum van de stage is blokkerend als het bedrijf niet op die datum een geldige erkenning heeft), einddatum, start- en einddatum
    • Blokkeren vanaf stageplaats status; * Indien hier een status is gekozen, kan de student het bedrijf wel vinden in de app en krijgt de student een melding te zien als het bedrijf niet erkend is. Vervolgens kan de match ook worden gemaakt als het bedrijf (nog) niet erkend is, maar kan de stageplaats de maximale status krijgen zoals hier bij de stagesoort ingesteld.
  • Notificatie; Er wordt een melding getoond op het moment dat een bedrijf geen juiste erkenning heeft. Dit is verder niet blokkerend.
    • Controle o.b.v.; Startdatum, einddatum, start- en einddatum
       
  • Keuzedeel; Voor deze stages worden erkenningen niet gecontroleerd, maar wordt gekeken of het bedrijf actief bekend is bij SBB. Voor keuzedelen mogen studenten dus bij alle bekende bedrijven stage lopen.
    • Blokkeren vanaf stageplaats status; * Indien hier een status is gekozen, kan de student het bedrijf wel vinden in de app en krijgt de student een melding te zien als het bedrijf niet erkend is. Vervolgens kan de match ook worden gemaakt als het bedrijf (nog) niet erkend is, maar kan de stageplaats de maximale status krijgen zoals hier bij de stagesoort ingesteld.
• Workflow;
  • Plaatsing met contract; waar digitaal ondertekend wordt altijd "Plaatsingen met contract".
  • Plaatsing zonder contract; Als er niet met ondertekening wordt gewerkt dan is deze optie aan de orde.

• Erkenningen controle bij transities; Je kunt een lijst van transities vastleggen waarbij een blokkade geldt voor stagebedrijven die niet erkend zijn. Deze blokkade is alleen van toepassing op transities naar bepaalde statussen of bij matches met die status.

  Let op: Studenten kunnen nog steeds solliciteren bij niet-erkende stagebedrijven (pre-match), zodat zij hun interesse kunnen tonen. Dit biedt ruimte voor een eventuele voordracht bij S-BB, waardoor erkenning alsnog op tijd geregeld kan worden.

   

  • Weergave van stagebedrijven;
    Indien transities zijn ingesteld, zien studenten altijd alle stagebedrijven — ongeacht erkenning — zodat een voordracht bij S-BB nog mogelijk is.

    Tip: Laat dit veld leeg als je wilt voorkomen dat studenten stagebedrijven zien die niet erkend zijn voor hun opleiding.
  • Rechten en terminologie;
    De rechten op de acties kunnen ingesteld worden per gebruikersgroep (en de contactpersonen). Alle statussen en transities zijn te vertalen naar de wensen en terminologie van de scholen.
  • Voorbeelden zijn;
    • Vastleggen (Concept > Voorstel)
    • Afwijzen (Concept > Afgewezen)
    • Bevestigen (Concept > Definitief)
    • Intrekken (Definitief > Voorstel)
    • enz.
• Statussen zichtbaar voor studenten/contactpersonen; De zichtbaarheid van de statussen voor studenten en contactpersonen worden ingesteld per stageconfiguratie.

Hier wordt nu ook ingesteld bij welke transities de erkenningencontroles plaats moeten vinden.

Standaard Stageconfiguraties (toewijzen)

Functioneel beheerders kunnen per onderwijsinstelling/ locatie) een standaard stageconfiguratie koppelen. Deze is van kracht als alle andere controles niet plaats hebben gevonden. Bijvoorbeeld tijdens het vastleggen van een plaatsing zonder studentenplanning.

Indien een hoofdlocatie is ingericht, waar andere locaties onder vallen, dan hoeft dit enkel bij de hoofdlocatie ingericht te worden. Op locatie niveau kunnen dan wel weer een andere configuratie gekozen worden.

Verplichte velden:

• School; Selecteer de (hoofd)locatie.
• Stageconfiguratie; Keuzelijst uit de reeds bestaande stageconfiguraties die zijn aangemaakt en te zien zijn op het overzicht van de stageconfiguratie.

Workflows

In B3net was mogelijk om van elke status naar elke andere status te blijven wisselen. Een actieve koppeling met het SIS, waarin statusupdates in beide richtingen worden verzonden, accepteert dit niet. Hiervoor maken wij nu een aanpassing in B3net waarbij in de programmeercode is vastgelegd welke statusovergangen mogelijk zijn. Wij beheren dit bewust zelf om te voorkomen dat een foutieve configuratie de koppeling kan verstoren. Welke statussen er beschikbaar zijn en welke statuswijzigingen (acties) beschikbaar zijn leggen we vast in iets wat technisch een workflow wordt genoemd en die naam houden wij dan ook aan.

Steeds meer digitale stagecontracten komen uit B3net, maar moeten nog steeds handmatig in SIS worden verwerkt.

Ontvangen; B3net ontvangt studenten, groepsdeelnames en inschrijvingen vanuit het SIS
Zenden; B3net stuurt plaatsingen en contracten naar het SIS
Synchroon blijven; Wijzigingen in beide systemen worden naar het andere systeem gestuurd.

Zoals jullie van ons gewend zijn, kunnen we maatwerk leveren in de workflows. Elke school is uniek, en wij streven ernaar om jullie processen optimaal te ondersteunen. Per B3net-omgeving (school of samenwerkingsverband) hebben we 2 workflows beschikbaar waarvan 1 met digitaal ondertekenen (met contracten) en zonder digitaal ondertekenen. Welke je als school wilt gebruiken richt functioneel beheer straks in bij de stageconfiguraties.

We kunnen maatwerk leveren per B3net-omgeving op...

• het aantal workflows
• het aantal statussen
• de fase van de statussen
• de labels van de statussen en acties
• de vragen die gesteld worden tijdens het uitvoeren van een actie

XIP - Cross Integratie Platform

Stekkerdoos; Zie XIP als een stekkerdoos waar verschillende systemen "inpluggen" waarna gegevens tussen de systemen uitgewisseld kunnen worden
Uniek; Al jarenlang is XIP het enige systeem dat naast het ontvangen van gegevens vanuit Eduarte, ook gegevens terug kan schrijven naar Eduarte.
Nagenoeg live; Wijzigingen in Eduarte worden doorgaans binnen een kwartier naar B3net gestuurd, voor Osiris is dit zelfs zonder vertraging.

Workflows in B3net

Per transitie kunnen we instellen welke formulieren getoond moeten worden tijdens het uitvoeren van een transitie. Standaard wordt er een opmerkingenveld getoond + een vinkvakje om te bevestigen dat de actie uitgevoerd moet worden. Voor het afronden en stoppen worden extra vragen gesteld als einddatum, beëindigingsreden (mits ingericht onder Beheer -> Lijstwaarden -> Beëindigingsredenen), etc…

Het wijzigen van de status bij plaatsingen werkt nog exact hetzelfde, er worden 1 of meer plaatsingen geselecteerd -> 'Kies een actie' -> Wijzig status. Er worden dan enkel transities getoond op basis van:

1. Mag de gebruiker die de actie uitvoert de transitie wel uitvoeren?
2. Hebben de plaatsingen overeenkomstige transities beschikbaar op basis van de huidige status van de plaatsingen?
3. Hebben de transities dezelfde formulieren gekoppeld?

Verwijderen van stageplaatsen

Voor het verwijderen van een plaatsing waarbij een contract is gekoppeld moet men in elk geval de rechten hebben om naar de status 'contract fout' te gaan en ook {Ondertekenen -> Documenten -> Ongeldig verklaren}.

Daarnaast kan een stageplaats alleen verwijderd worden als deze geen actieve status heeft volgens de Workflow en nog niet is gecommuniceerd is met het SIS.

Studenten app

Ook in de studenten app zijn aanpassingen gedaan, waar voorheen werd gecontroleerd of een status definitief was voor bijvoorbeeld de urenregistratie. Is dit nu aangepast naar de controle of de plaatsing in een actieve fase zit. Doorgaans merkt de student niets van workflows.

Progress app

In de Progress app is het filter nu aangepast “verberg afgeronde stages” naar de controle op de afgeronde fase in plaats van enkel de status afgerond.
Binnen de inrichting van digitaal ondertekenen is de optie komen te vervallen om aan te geven bij welke statussen digitaal ondertekenen gestart mag worden. Dit is aangepast naar de controle of de plaatsing in een actieve fase zit.

Status wijzigingen; Net als in het SIS kunnen status wijzigingen enkel via vaste paden (transities).
Rollen en Rechten; Functioneel beheer kan per transitie instellen welke gebruikersgroep deze uit mogen voeren.
Extra gegevens; Tijdens een transitie worden aanvullende vragen gesteld die het SIS nodig heeft.

We maken in de workflows onderscheid in 3 fases:

1. Voorbereidende fase, bijvoorbeeld Concept en Voorstel
2. Actieve fase, bijvoorbeeld: Definitief, Afgedrukt, Ondertekend, Contract fout
3. Eindfase, bijvoorbeeld: Afgemeld, Afgewezen en Beëindigd

Het proces via digitaal ondertekenen sluit ook aan op de Workflow ‘Plaatsing met contract’:

1. Zodra een digitaal contract wordt aangemaakt wordt de plaatsing status automatisch gewijzigd naar Afgedrukt.
2. Zodra een contact volledig is ondertekend, wordt de plaatsing status automatisch gewijzigd naar Ondertekend.
3. Wordt een contract afgewezen, is het verlopen of ongeldig verklaard in B3net, dan wordt de plaatsing status automatisch gewijzigd Contract fout.

Met de Workflows worden de plaatsing statussen toegekend in voorbereiding met de actieve koppeling met het SIS. Dit staat los van de ondertekenstatussen. Die hebben hun eigen statussen omdat we deze terug krijgen vanuit Signhost.

Beschikbare workflows

Toelichting bij de workflow afbeeldingen:
Plaatsing met contract	Plaatsing zonder contract

Legenda:

• Blauwe rondjes: Status in voorbereidende fase
• Roze rondjes: Status in actieve fase
• Groene rondjes: Status in eindfase
• Witte vierkantjes + lijntjes: Actie/ transitie
  • De rechten op de acties kunnen ingesteld worden per gebruikersgroep
• Per stageconfiguratie koppel je 1 workflow
• De zichtbaarheid van de plaatsing statussen voor studenten en contactpersonen worden ingesteld per stageconfiguratie.